Кадрове діловодство з нуля

Кадровий облік: хто відповідальний за ведення кадрового діловодства

Кадрове діловодство ведеться на кожному підприємстві, де використовується наймана праця. З чого почати кадровий облік на підприємстві, яке тільки зареєструвалося? На новоствореному підприємстві ведення кадрового діловодства з нуля зазвичай лягає на плечі керівника. Для того щоб закріпити за собою такі функції, директор, затверджений учасниками (акціонерами) товариства, видає наказ про призначення себе відповідальним за ведення кадрового обліку.

Згодом, при наймі фахівця, якому буде доручено кадровий облік в організації, що включає роботу з персоналом, йому можна буде поставити в обов'язки відповідний обсяг робіт. Це робиться шляхом видання наказу, яким відповідальність за ведення цієї ділянки роботи покладається на конкретного співробітника. Також дані обов'язки прописуються в посадовій інструкції, з якої співробітник знайомиться під розпис.

Пропонуємо Вам ознайомитися із запропонованою нижче покроковою інструкцією, яка допоможе вам організувати кадровий облік з нуля. Надалі, грунтуючись на вивченому матеріалі, можна розробити власний план дій і слідувати йому.

Як виглядає покрокова інструкція по кадровому діловодству

Отже, переходимо до розгляду покрокової інструкції з кадрового діловодства з нуля. Наведемо детальний поетапний план, який дозволить створити власну кадрову службу, починаючи з оформлення першого співробітника на підприємстві - директора. І тому важливо з самого початку діяльності компанії впорядкувати кадровий облік.

Етапи організації кадрового обліку на підприємстві:

  1. Створення нормативної та інформаційної бази.

Для початку варто визначитися з тим, які нормативні акти будуть затребувані в роботі кадровика. Безумовно, це:

Кожному співробітнику, відповідального за кадрове діловодство, потрібно забезпечити доступ не тільки до зазначених нормативних актів, а й до інших законодавчих актів, які можуть знадобитися в процесі роботи. Також кадровик повинен стежити за останніми змінами та оновленнями в нормативних актах. Для цього необхідно або забезпечити самостійний моніторинг законодавства, або придбати пакети доступу до різних інформаційних баз.

Для того щоб забезпечити високий рівень кадрового діловодства на підприємствах з великим штатом, також можливо потрібна додаткова HR-програмне забезпечення для організації системи управління персоналом та ведення кадрового обліку.

Про одну з таких програм ви зможете прочитати в нашій статті «Де скачати програму для персоніфікованого обліку?».

  1. Ознайомлення зі статутною документацією компанії.

У статуті обов'язково детально розписуються умови оформлення на роботу директора (гендиректора, ради директорів) - виконавчого органу компанії. Також в даній установчій документації прописуються основні умови щодо терміну роботи керівника. Крім того, кадровик повинен бути в курсі останніх змін, що вносяться до статуту, на випадок прийняття власниками компанії кадрових питань.

  1. Оформлення на роботу керівника.

Перший співробітник, оформлення якого здійснюється на щойно створеному підприємстві, - це, звичайно ж, керівник. Так, на підставі затвердженого власниками компанії протоколу видається наказ, в якому вказується дата, коли керівник приступає до своїх обов'язків. Це буде перший наказ по кадрам, виданий на підприємстві.

Надалі кадровик повинен забезпечити хронологічний порядок видаються наказів. Контролюючі органи при перевірці умов роботи і кадрових питань звертають пильну увагу на нумерацію наказів, щоб не було випадків, коли накази видавалися заднім числом.

  1. Складання переліку кадрових документів, які будуть брати участь в кадровому діловодстві на підприємстві.

Перелічимо основні документи, які беруть участь в кадровому обліку на будь-якому підприємстві з найманими працівниками:

    • правила, що стосуються внутриорганизационного трудового розпорядку;
    • кадрова структура організації;
    • штатний розклад;
    • графік відпусток;
    • документи, пов'язані із захистом персональних даних працівників.

У число обов'язкових документів входять і такі створювані для кожного співробітника первинні облікові документи, а також регістри, як:

    • трудові контракти;
    • книга з обліку руху трудових книжок;
    • книга з обліку бланків трудових книжок і самі бланки цих документів, які найчастіше оформляються на підприємстві під час вступу співробітника на перше місце роботи;
    • табель з обліку часу роботи;
    • персональні картки співробітників;
    • кадрові накази, які зберігаються зазвичай разом з підставами на їх видачу (заявами, службовими (докладним) записками, актами та ін.);
    • посадові інструкції та інші документи;
    • журнал обліку перевірок контролюючими органами.

Форма трудового контракту доступна на нашому сайті - «Уніфікована форма № ТД-1 - Трудовий договір».

Також можуть видаватися такі документи:

    • колективний договір;
    • положення про преміювання, атестації, комерційну таємницю тощо.
  1. Затвердження кадрових документів та їх бланків у керівника підприємства.

При наявності зауважень по формі документації кадровик повинен їх усунути і узгодити форми документів заново. Документи, які впливають не тільки на ведення кадрового обліку, а й бухобліку, повинні також бути відображені в обліковій політиці підприємства.

Вся необхідна інформація щодо кадрового обліку доступна на нашому сайті в розділі «Зарплати і кадри».

  1. Призначення відповідальної особи за ведення і облік трудових книжок.

Це може бути одна особа, відповідальна за ведення кадрового обліку, або може бути визначений окремий співробітник, відповідальний за зберігання і облік видаються і надходять трудових книжок. Про призначення відповідальної особи видається відповідний наказ.

  1. Прийом співробітників на роботу.

Це завершальний етап при веденні кадрового обліку з нуля. Тепер на кожного прийнятого на роботу співробітника створюється пакет кадрової документації, зазвичай включає трудовий договір, наказ про прийом на роботу, посадову інструкцію; приймається / оформляється трудова книжка, заповнюється персональна картка, підписується угода про нерозголошення персональних даних та інші документи.

Потім оформляються інші кадрові документи по нормуванню робочого дня, нарахування та виплати заробітної плати, обліку відпусток, оформлення лікарняних, відряджень і т. Д.

Про термін зберігання кадрових документів ви зможете дізнатися з нашої статті «Який термін зберігання кадрових документів в організації?».