Якщо працівникам оплачується проїзд ...

«Спрощенці» з об'єктом доходи мінус витрати вправі врахувати тільки ті витрати, які вказані в переліку пункту 1 статті 346.16 НК РФ. Витрати на оплату проїзду співробітників там не згадані. Але це не біда: деякі види подібних витрат можна списати на інших підставах.

«Проїзні» - в складі витрат на оплату праці

Найпростіший (але не найкращий) спосіб визнати у витратах витрати на оплату проїзду - включити їх до складу витрат на оплату праці. Подібні витрати при УСН списуються в тому ж порядку, що і при загальному режимі, тобто з урахуванням положень статті 255 НК РФ.

У тій же статті наведено перелік витрат на оплату праці, але він не є вичерпним. Справа в тому, що в пункті 25 статті 255 НК Україна вказані «інші види витрат, вироблених на користь працівника, передбачених трудовим договором та (або) колективним договором». Значить, підставою для врахування у складі витрат на оплату праці будь-якої виплати є відповідний запис в трудовому або колективному договорі. Про те, як застосувати це положення, розповімо пізніше, а зараз зупинимося на витратах, які прямо названі в статті 255 НК Україна і пов'язані з оплатою проїзду працівникам.

Оплата проїзду жителям півночі

У пункті 7 статті 255 НК Україна для платників податків, розташованих в районах Крайньої Півночі і прирівняних до них місцевостях, прямо передбачена можливість списувати суму оплати проїзду працівників та осіб, які перебувають у цих працівників на утриманні, до місця використання відпустки на території України і назад.

Дане положення кореспондує до статті 325 ТК РФ, згідно з якою працівники організацій, що фінансуються з федерального бюджету і знаходяться в районах Крайньої Півночі і прирівняних до них місцевостях, один раз в два роки мають право на оплату засобами роботодавця:

вартості проїзду в межах території України до місця використання відпустки і назад будь-яким видом транспорту (за винятком таксі);
вартості провозу багажу вагою до 30 кг.

Крім того, на підставі пункту 12.1 статті 255 НК Україна податкову базу можна зменшити на суму оплати:

фактичної вартості проїзду працівників районів Крайньої Півночі (прирівняних до них місцевостей) і членів їх сімей до нового місця проживання при розірванні трудового договору (за винятком звільнення за винні дії);
фактичної вартості провозу багажу з розрахунку не більше 5 тонн на сім'ю (але не вище тарифів, передбачених для перевезень залізничним транспортом).

Утриманці - це непрацездатні члени сім'ї, які перебувають на повному утриманні працівника або отримують від нього допомогу, яка є для них постійним і основним джерелом засобів до існування (ст. 179 ТК РФ)

Оплата проїзду до місця навчання

Згідно з підпунктом 13 статті 255 НК Україна до складу витрат на оплату праці включаються витрати на оплату проїзду працівників, які поєднують роботу з навчанням, до місця навчання і назад.

Дане положення також безпосередньо пов'язане з нормами Трудового кодексу, зобов'язуючими один раз на навчальний рік оплачувати проїзд працівників, які суміщають навчання з роботою, до місця знаходження відповідного навчального закладу і назад в розмірі 100 або 50% фактичної вартості проїзду (ст. 173 і 174 ТК РФ ).

Так як перераховані тут і раніше (в попередньому розділі) витрати відносяться до витрат на оплату праці, їх слід списувати на момент погашення заборгованості перед працівником (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Оплата проїзду працівників у службових справах

До цього ми розглядали випадки, які прямо названі в Податковому кодексі. Однак частіше платники податків несуть інші витрати.

Практично у всіх організаціях співробітники змушені хоча б іноді їздити у службових справах. І в деяких ситуаціях подібні витрати можна врахувати у витратах при ССО.

Роз'їзди в силу специфіки діяльності

Проїзд відряджених працівників

Роботодавці, які застосовують УСН, можуть врахувати в податковій базі витрати на відрядження на підставі підпункту 13 пункту 1 статті 346.16 НК РФ. Сюди ж відносяться і витрати на проїзд працівника до місця відрядження і назад - до місця постійної роботи.

Окремо слід обговорити оплату проїзду на таксі, так як іноді відряджений співробітник користується цим видом транспорту. Наприклад, щоб дістатися від аеропорту чи залізничного вокзалу до місця відрядження (до місця роботи) або до готелю, де він зупиняється. Довгий час податкові органи вважали, що такі витрати врахувати не можна.

Зате МінфінУкаіни поки не змінив своєї думки щодо іншого «забороненого» витрати - плати за оренду автомобіля працівником, який перебуває у відрядженні.

До речі, в розділі 26.2 НК Україна таких обмежень також немає

Може трапитися, що відряджений працівник втратив проїзні документи (втратив, були вкрадені), що підтверджують його проїзд до місця відрядження і назад. Чи можна в цьому випадку якось компенсувати його витрати і врахувати їх при обчисленні єдиного податку?

Податкові органи, природно, не будуть вважати такі витрати документально підтвердженими. Однак, якщо в організації є дублікат або копія втраченого квитка, у неї є шанс довести, що в даному випадку витрати на проїзд працівника можна списати до витрат при спрощеній системі.

Варто зазначити, що пункт 2 статті 346.17 НК Україна не містить якихось особливих положень для обліку витрат на проїзд в складі витрат на відрядження. Отже, зазначені витрати визнаються при ССО в загальному порядку, тобто після їх здійснення і оплати.

Проїзд працівників, діяльність яких має роз'їзний характер

Чи можна врахувати подібні витрати при обчисленні єдиного податку, якщо вони прямо не включені до переліку «дозволених» витрат при УСН?

Зрозуміло, що до складу витрат на відрядження зазначені витрати віднести не можна, так як згідно з положеннями статті 166 ТК України службові поїздки працівників, постійна робота яких здійснюється в дорозі або має роз'їзний характер, службовими відрядженнями не визнаються.

Але, може, є інша можливість віднести подібні витрати до складу витрат? Дійсно, є.

Це як раз і будуть ті самі «інші виплати», зазначені в пункті 25 статті 255 НК РФ, про які говорилося раніше

Слід зазначити, що з метою врахування розглянутих витрат при обчисленні податкової бази за єдиним податком потрібно подбати про документальної обґрунтованості витрат. Так, роз'їзний характер роботи слід вказати в посадовій інструкції працівників, а наказом керівника затвердити перелік тих з них, робота яких пов'язана з роз'їздами. За підсумками місяця співробітники повинні здавати авансові звіти, до яких включені використані квитки.

При відсутності разових проїзних квитків, але відомої вартості проїзду документом, що підтверджує витрати на проїзд співробітників, може бути також маршрутний лист, завірений підписами і печатками організацій відвідування.

Крім того, ще раз нагадаємо, що відшкодування витрат працівникам, які мають роз'їзний характер роботи, треба передбачити в трудовому або колективному договорі.

Проте податкові органи на місцях так і норовлять покарати організації за те, що вони не утримують ПДФО з компенсаційних виплат, пов'язаних зі службовими поїздками співробітників, і не обкладають їх внесками до Пенсійного фонду. Але суди, як правило, стають на бік платників податків.

Доставка до роботи і назад

В рамках даної теми розглянемо ще одну ситуацію: організація забезпечує проїзд співробітників до місця роботи і назад своїм транспортом або наймає для цих цілей сторонню організацію. Це буває необхідно, якщо організація, в якій працюють співробітники, розташована за межами міста, а громадський транспорт у даному напрямку відсутня. Тоді для забезпечення нормального виробничого процесу організація змушена забезпечити проїзд.

Для організацій на загальному режимі передбачена спеціальна норма, згідно з якою не включаються до складу податкової бази по податку на прибуток витрати на оплату проїзду до місця роботи і назад транспортом загального користування, спеціальними маршрутами, відомчим транспортом, за винятком двох випадків (п. 26 ст. 270 НК РФ):

витрати включаються до складу витрат на виробництво і реалізацію товарів (робіт, послуг) в силу технологічних особливостей виробництва;
витрати на оплату проїзду до місця роботи і назад передбачені трудовими і (або) колективними договорами.

Таким чином, організація на загальному режимі повинна або довести виробничу необхідність зазначених витрат, або передбачити ці витрати в колективних (трудових) договорах.

Для тих, хто застосовує ССО, єдина можливість врахувати подібні витрати - зробити відповідний запис в колективному і (або) трудовому договорах. В такому випадку оплата проїзду також буде включатися до складу витрат на оплату праці відповідно до пункту 25 статті 255 НК РФ. Необхідною умовою визнання даних витрат, на думку Мінфіну, є ведення щодо кожного співробітника обліку первинних документів, що підтверджують факт проїзду.

Так як оплата проїзду передбачена трудовими договорами і в ТОВ «Тріо» ведеться облік доставки працівників, послуги транспортної компанії можна врахувати в складі витрат на оплату праці. При цьому необхідно всю вартість послуг розділити на кількість працівників, які користувалися доставкою, і включити цю суму в дохід кожного працівника.

Крім того, на вартість послуг транспортної компанії (як на суму заробітної плати в натуральній формі) слід нараховувати пенсійні внески в сумі 7980 руб. (57 000 руб. Х 14%). Після перерахування ця сума також зменшить базу по єдиному податку.

Стандартні та інші вирахування в прикладі не розглядаємо