Як замінити тимчасово відсутнього співробітника, економіка і життя

Штатний працівник може тимчасово відсутнім, але за ним по трудовому законодавству зберігається місце роботи та посаду. У подібній ситуації співробітника потрібно замінити. Як вибрати спосіб такої заміни і як її документально оформити?

Роботодавець може сам санкціонувати тимчасова відсутність працівників, надавши їм чергові відпустки або надіславши на відрядження, на курси підвищення кваліфікації, медогляд і т.п. Працівники можуть бути відсутніми і з причин, не залежних ні від кого, наприклад через хворобу. Щоб подібні факти не позначилися негативно на виробничому процесі, роботодавець має право замінити відсутніх працівників, скориставшись одним з трьох способів, запропонованих трудовим законодавством:

тимчасово перевести одного з працівників на посаду відсутнього;
покласти на працівника обов'язки тимчасово відсутнього без звільнення від основної роботи (суміщення);
укласти строковий трудовий договір на умовах сумісництва.

Тимчасове переведення на іншу роботу

За угодою сторін, що укладається в письмовій формі, працівник може бути тимчасово переведений на іншу роботу у того ж роботодавця на термін до року, а коли такий переклад здійснюється для заміщення тимчасово відсутнього працівника, за яким відповідно до закону зберігається місце роботи, - до виходу цього співробітника на роботу (ст. 72.2 ТК РФ). Якщо після закінчення терміну перекладу колишня робота не надано працівнику, а він не зажадав надати її і продовжує працювати на новому місці, умова угоди про тимчасовий характер перекладу втрачає силу і переклад вважається постійним.

Трудовий кодекс передбачає лише кілька ситуацій, коли переклад здійснюється без згоди співробітника на термін до місяця на роботу, не обумовлену трудовим договором, у того ж роботодавця, в тому числі при заміщенні тимчасово відсутнього працівника. Такий переклад допускається, якщо простий або необхідність запобігання знищення / псування майна або заміщення тимчасово відсутнього працівника викликані надзвичайними обставинами (катастрофа природного або техногенного характеру, виробнича аварія, нещасний випадок на виробництві, пожежа, повінь, голод, землетрус, епідемія або епізоотія і в будь-яких виняткових випадках, що ставлять під загрозу життя чи нормальні життєві умови всього населення або його частини).

Переклад на роботу, що вимагає більш низької кваліфікації, можливий тільки з письмової згоди працівника.

Підкреслимо, що при поєднанні тимчасову додаткову роботу працівник виконує в основний робочий час, а не поверх нього, як при сумісництво. В цьому випадку окремий трудовий договір не укладається, достатньо наказу. Умови суміщення і розмір доплати прописують в угоді до трудового договору.

Відзначимо, що трудове законодавство не містить обмежень за розміром доплати за суміщення. Це питання вирішується за угодою між працівником і керівництвом компанії. Природно, оплата повинна відповідати фактично виконуваного обсягу роботи в рамках поєднання з урахуванням того, що працівник в першу чергу повинен зробити роботу за основною посадою.

Зазвичай сумісників залучають в разі тривалої відсутності працівника (наприклад, відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, тимчасова непрацездатність, яка потребує госпіталізації і тривалого лікування). Таку форму організації праці можна застосувати з використанням внутрішніх трудових ресурсів (внутрішнє сумісництво) або взяти на роботу сумісника з іншої організації (зовнішнє сумісництво) (ст. 60.1 ТК РФ).

Особливості регулювання праці осіб, які працюють за сумісництвом, визначаються главою 44 ТК РФ. За бажанням працівника відомості про роботу за сумісництвом вносяться в трудову книжку за місцем основної роботи на підставі документа, що підтверджує роботу за сумісництвом.

Перш ніж прийняти співробітника на роботу за сумісництвом, необхідно уточнити, чи немає для нього заборон і обмежень, пов'язаних з виконанням даної роботи. Так, виключено сумісництво для осіб у віці до 18 років, зайнятих на важких роботах, роботах зі шкідливими і (або) небезпечними умовами праці, якщо основна робота пов'язана з такими ж умовами (ч. 5 ст. 282 ТК РФ).

Важливий момент: запис, що робота виконується на умовах сумісництва (ч. 4 ст. 282 ТК РФ), обов'язкове в трудовому договорі.

Тривалість робочого часу сумісника не повинна перевищувати чотирьох годин на день. У дні, коли за основним місцем роботи співробітник вільний від виконання трудових обов'язків, він може працювати як сумісник повний робочий день.

Нерідко поняття «суміщення» та «сумісництво» плутають. Підкреслимо, що робота за сумісництвом виконується у вільний від основної роботи час (незалежно від того, внутрішнє сумісництво або зовнішнє). При суміщенні робота здійснюється протягом встановленої тривалості робочого дня (зміни) і завжди у одного і того ж роботодавця. У цьому випадку важливо, щоб основна робота була виконана повністю.

Відповідно до ст. 283 ТК України при прийомі на роботу на умовах сумісництва працівник зобов'язаний пред'явити:

паспорт або інший документ, що засвідчує особу;
диплом або інший документ про освіту, професійну підготовку в разі, якщо майбутня робота вимагає спеціальних знань (або належним чином завірені копії таких документів);
довідку про характер і умови праці за основним місцем роботи, якщо працівник приймається на важку роботу, роботу зі шкідливими і (або) небезпечними умовами праці.

Перераховані документи необхідно вимагати не тільки від зовнішнього, але і від внутрішнього сумісника. Це пояснюється тим, що хоча копії документів і знаходяться в кадровій службі, але відомості про працівника могли змінитися.

Процедура оформлення на роботу співробітника на умовах сумісництва така ж, як і при прийнятті його на основну роботу. Трудовий договір з сумісником укладається у письмовій формі, складається у двох примірниках, кожен з яких підписується сторонами. Один примірник трудового договору передається на зберігання працівнику, а інший з відміткою працівника «Другий примірник трудового договору отримав на руки» зберігається у роботодавця.

Як оформити заміщення

Щоб покласти на співробітника посадові обов'язки тимчасово відсутнього працівника без звільнення від основної роботи, оформляють наказ по організації. Уніфікованої форми такого наказу немає. Тому кадрова служба організації становить його самостійно. У наказі необхідно вказати, по якій посаді на працівника покладається виконання обов'язків, прізвище, ім'я та по батькові відсутнього працівника, розмір доплати за суміщення.

У той же час необхідність видавати окремі накази про заміщення виникає, тільки якщо відсутність працівника не санкціоновано роботодавцем (наприклад, потрібно терміново замінити працівника, відсутнього з невідомих причин) або спеціально не оформлюється роботодавцем (в разі тимчасової непрацездатності окремий наказ про направлення працівника на лікування не видається).

У всіх інших випадках питання заміщення вирішують в наказах про відрядження / про надання відпустки: перше розпорядження стосується направлення працівника у відрядження / надання відпустки, друге - покладання обов'язків цього працівника на іншого співробітника організації. Обидва працівника знайомляться з таким наказом під розписку, його копія міститься в особисту справу працівника, що направляється у відрядження / відпустку, а для особистого справи тимчасово виконуючого обов'язки працівника готується виписка з наказу - в частині розпорядження про покладання обов'язків відсутнього працівника.

Хто замінить керівника

Чинне законодавство не містить положень, що регламентують порядок заміщення тимчасово відсутнього керівника організації. Як правило, його обов'язки покладаються на штатного заступника (якщо така посада передбачена в штатному розкладі) або іншого працівника. Коли штатних заступників кілька, обов'язки керівника організації покладають на першого заступника. Якщо такої посади в штатному розписі немає, обов'язки відсутнього шефа виконує один із заступників по ключовим напрямком діяльності. Наприклад, в торговій або сервісній компанії - заступник з комерційних питань, у виробничій - заступник з виробництва, головний інженер.

Правові наслідки неадекватної заміни

Що стосується штатних заступників або помічників керівника організації (структурного підрозділу), виконання ними обов'язків керівника під час його відсутності не вимагає додаткового оформлення, адже мова йде про їх трудової функції. Відзначимо, що штатний заступник приступає до виконання обов'язків керівника тільки в його відсутність.

1 Затверджено постановою Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС від 29.12.65 № 820/39

Деякі види робіт для педагогічних і медичних працівників не вважаються сумісництвом і не потребують оформлення трудового договору, наприклад:

а) літературна робота, в тому числі робота по редагуванню, перекладу та рецензування окремих творів;

б) проведення медичної, технічної, бухгалтерської та іншої експертизи з разовою оплатою;

в) педагогічна робота на умовах погодинної оплати в обсязі не більше 300 годин на рік;

г) консультування висококваліфікованими фахівцями в обсязі не більше 300 годин на рік;

д) здійснення працівниками, які не перебувають у штаті установи (організації), керівництва аспірантами та докторантами, а також завідування кафедрою, керівництво факультетом освітньої установи з додатковою оплатою;

е) педагогічна робота в одному і тому ж закладі початкової або середньої професійної освіти, в дошкільному навчальному закладі, в освітньому закладі загальної освіти, установі додаткової освіти дітей і іншому дитячій установі з додатковою оплатою;

ж) робота з організації та проведення екскурсій на умовах погодинної або відрядної оплати без зайняття штатної посади.