Як спланувати і провести успішне медіа-захід, rm

Протягом всіх етапів розробки однаково важливо думати про те, що може піти не так, і як цьому запобігти, як і позитивно налаштовуватися на успіх події.

При плануванні медіа-заходи необхідно мати на увазі багато речей:

- Підтримка команди,

- Організація поїздок

- Кінцеві результати.

4 речі, які можуть піти не за планом на вашому медіа-заході і як їм запобігти

Нижче ви знайдете чотири пункти, які ми відзначили як потенційні проблеми, а також наші дії, які ми зробили, щоб перетворити труднощі в позитивні результати. Візьміть до уваги ці зауваження, коли ви почнете підготовку до свого наступного заходу.

1) Що може піти не так: непідготовлені виступаючі

Як ми запобігли цьому: провели навчання взаємодії із засобами масової інформації та репетирували презентації

Величезну користь нашого клієнта на цьому заході принесла участь в навчанні взаємодії із засобами масової інформації перед важливим днем.

Під час заходу у нашого клієнта було чотири різних доповідача, і ми хотіли, щоб вони були максимально підготовлені, виступаючи перед засобами масової інформації. Щоб допомогти доповідачам, ми влаштували їм пробну версію показу своєї презентації для нас за кілька днів до заходу. Як то кажуть, повторення - мати навчання.

Як представники агентства, які не так знайомі з предметом, як наші клієнти, ми склали уявлення про те, що найкращим чином буде резонувати з медіа-аудиторією. Ваша аудиторія повинна бути в топі списку ваших пріоритетів.

Доповідачі можуть легко поринути в юридичний жаргон, наукові терміни або галузеві фрази і ненавмисно віддалитися від аудиторії дуже швидко. Як хороші партнери, ми робимо все можливе, щоб допомогти вивести доповідачів на більш відповідний рівень, враховуючи аудиторію, для якої заплановано захід.

2) Що може піти не так: подія, яка закінчується, коли закінчується день

Як ми запобігли цьому: створили клієнтський контент для майбутнього використання

Одним із способів, якими ми змогли продовжити життя цієї події і помножити його цінність, був збір і розробка великої кількості клієнтського контенту для майбутнього використання.

Важливо подумати про всі різні способи, за допомогою яких ви зможете вичавити максимум з цього дня.

3) Що може піти не так: неточне розклад

Як ми запобігли цьому: створили багато, дуже багато таблиць

Під час заходу ми виразно відчуваємо наші навички управління часом на міцність.

В цілому наше агентство запланувало вісім годинників на співбесіди з кожним провідним, щоб підібрати необхідний контент для клієнта, а також ми запланували зустрічі кожного з 12 наших медіа гостей з кожним з дев'яти доповідачів і склали список з виступами кожного оратора з розрахунком по 30 - 45 хвилин на презентацію.

Складність виявилася в тому, що всі гості із засобів масової інформації та всі виступаючі хотіли подивитися кожну презентацію повністю, тому ми не могли проводити будь-які зустрічі під час презентацій.

Щоб максимально використовувати час і зосередитися на завданні, у нас було багато різних таблиць, в яких були викладені всі конкретні вимоги до інтерв'ю:

І хоча у нас було багато таблиць для всіх складових заходи, ми розділили їх на групи, що допомогло нам бути організованими і спостерігати за всіма зустрічами. Організація має вирішальне значення, коли ви продумуєте логістику свого дня.

4) Що може піти не так: нецікаве й нудне захід

Як ми запобігли цьому: зібрали відгуки безпосередньо від учасників

Дуже важливо, щоб ваш захід було сприйнято як успішне не тільки в ваших очах, а й в очах вашого боса, ваших колег, партнерів вашої компанії і, особливо якщо ви плануєте проводити подібні заходи в майбутньому, засобах масової інформації.

Щоб визначити цей аспект, ми створили опитування для кожного учасника, який необхідно заповнити по завершенні заходу. Опитування з'ясовують що присутні думають про кожного виступаючому і про подію в цілому.

Учасники від ЗМІ дуже сприятливо оцінили презентації наших клієнтів (в середньому 8,6 з 10), що довело нам ефективність навчання взаємодії із засобами масової інформації. Також всі гості сказали, що вони зацікавлені у відвідуванні майбутніх заходів, що проводяться нашим клієнтом, а це і є те, що наш клієнт хотів почути.

Поставте ваших гостей нарівні з собою. Якщо вони не задоволені, вони не будуть відвідувати ваші заходи в майбутньому.

Зрештою, ми чимало отримали від засобів масової інформації за допомогою Instagram, ВКонтакте, Twitter, інформаційні портали, і статті. І захід - це подарунок, який не перестане нагадувати про себе, оскільки його освітлення продовжиться в друкованих ЗМІ, де використовується інформація та інтерв'ю з заходу.

В цілому, ми були в захваті від результатів нашого нового заходу і тих кроків, які ми зробили, щоб домогтися успіху. Обдумуючи всі аспекти, (що ми і зробили) ви зможете провести ваше власне успішне медіа-захід. І, звичайно ж, ми завжди до ваших послуг, якщо вам потрібна допомога.