Як списуються і ліквідуються трудові книжки

Трудові книжки (далі ТК) повинні заповнюватися уповноваженою особою. Наявність в них помилок, виправлень або недостовірної інформації неприпустимо.

Зіпсований документ підлягає знищенню. При цьому ТК відносяться до бланків суворої звітності, тому їх списання та ліквідація повинні здійснюватися на законних підставах і в певному порядку.

У яких випадках здійснюється списання трудових книжок?

В процесі заповнення ТК співробітник, відповідальний за її ведення, може зробити помилку. Зіпсовані бланки обов'язково повинні бути списані і знищені відповідним чином.

Ліквідація трудових книжок необхідна в перерахованих нижче ситуаціях:

• якщо документ перестав бути затребуваним;
• якщо бланк втратив актуальність;
• якщо в ТК є помилки або недостовірна інформація;
• якщо документ був зіпсований в результаті надзвичайної події (наприклад, під час пожежі в організації).

Після звільнення співробітник повинен повернутися за своєю трудовою. Якщо з якої-небудь причини він не може зробити це самостійно, документ здатні забрати його законні представники.

У деяких випадках громадянин і його близькі так і не приходять за ТК, тому вона передається на зберігання до архіву, де має бути присутня протягом 50 років. Знищення допускається лише після закінчення даного терміну.

Заповнення трудових старого зразка не вітається, особливо якщо мова йде про форми бланка, які втратили юридичну силу. У такій ситуації керівник зобов'язаний завести співробітнику нову ТК і перенести в неї інформацію зі старого зразка. Бланки, що втратили актуальність, підлягають знищенню.

Найчастіше працівники, відповідальні за заповнення ТК, роблять помилки із зазначенням інформації на титульному аркуші. У цій ситуації необхідно завести новий бланк, тому як виправляти відомості на тітульніке неприпустимо. При наявності помилок і помарок в ТК або доповнює її вкладиші обидва документи підлягають ліквідації.

Як списати трудову книжку?

Спочатку керівництво фірми видає наказ у вільній формі про створення спеціальної інвентаризаційної комісії. До її складу входять головний бухгалтер та сам керівник. Крім цього, членами комісії можуть бути юрист, який працює в даній компанії, і інші фахівці.

Призначена комісія повинна провести інвентаризацію наданих ТК. Зіпсовані або відмову від отримання бланки підлягають видачі за описом, що має форму № інв-16.

Співробітник, відповідальний за оформлення ТК, складає відповідний акт про списання зіпсованої трудової книжки.

Даний документ не має стандартної форми, але зобов'язується утримувати в собі перераховані відомості:

• Назва документу;
• дату оформлення;
• Назва організації;
• кількість ТК, що підлягають знищенню;
• плановану дату ліквідації;
• серію і номер кожної трудової;
• причину ліквідації;
• вартість кожної списується ТК;
• посади та ПІБ співробітників, відповідальних за ліквідаційний процес;
• персональні підписи кожного члена комісії, відповідальної за знищення ТК.

Ви можете самостійно скласти акт на списання трудових книжок за зразком. представленому на сайті для ознайомлення.

Знищенням ТК може займатися сама компанія або спеціалізована організація за певну винагороду. В обох випадках при ліквідаційному процесі зобов'язані бути присутніми співробітники, відповідальні за списання ТК. Документи зазвичай шредіруют, розрізають ножицями або спалюють.

Акт про списання, заповнений і завірений підписами ліквідаційної комісії, повинен бути доповнений номером зіпсованої або неактуальною ТК, вирізаним перед знищенням. Після завершення процедури списання інформація про неї повинна бути занесена в відповідну прибутково-витратну книгу.

Особливості списання при наявності надзвичайної ситуації

Якщо ТК були зіпсовані або загублені під час пожежі, повені або іншому НП, що сталася в організації, керівництво спочатку має зафіксувати масштаб події.

З цією метою потрібно отримати від МНС або комунальних служб відповідну довідку, яка підтверджує факт наявності ПП і нанесеного їм збитку.

Втрачені або зіпсовані ТК підлягають відновленню. Для цього керівник зобов'язаний скликати спеціальну комісію, що складається з представників профспілки і роботодавців інших організацій, в яких раніше були працевлаштовані співробітники, що втратили ТК.

Співробітник не прийшов за ТК, що робити?

Працівник звільнився з організації, але так і не прийшов за своєю ТК? Не варто поспішати позбутися від документа, тому як законодавство зобов'язує керівників зберігати дані бланки в архіві протягом 50 років.

У такій ситуації спочатку слід спробувати зв'язатися з колишнім співробітником або його родичами.

Списання трудових книжок в бухгалтерському обліку

Як зазначалося вище, ліквідаційна операція повинна бути відображена у відповідній прибутково-видатковій книзі. Крім цього, відомості про списання підлягають відображенню в бухгалтерській документації.

Законодавство України не передбачає чітких вимог щодо цього, тому бухгалтер організації може керуватися представленими нижче рекомендаціями.

Операція відображається в звітній документації наступним чином:

• Дт 10, Кт 60 (інвентаризація бланків ТК);
• Дт 19, Кт 60 (вказівка ​​величини ПДВ);
• Дт 68, Кт 19 (прийняття податкового збору до відрахування);
• Дт 006 (позабалансовий облік ТК);
• Кт 006 (процес списання зіпсованих або неактуальних ТК з позабалансового обліку).

Нові трудові, оформлені після знищення старих бланків, а також доповнюють їх вкладиші підлягають обліку і відповідним заповнення. Співробітник, відповідальний за виконання даної роботи, вибирається і призначається за розпорядженням керівництва компанії. Заповнювати бланк ТК інша особа не повинно.

Чи не знайшли відповіді на своє питання?
Дізнайтеся, як вирішити саме Вашу проблему - зателефонуйте прямо зараз:

+7 (499) 350-80-69 (Москва)
+7 (812) 309-75-13 (Санкт-Петербург)

Це швидко і безкоштовно!