Як приймати відвідувачів, Новомосковскть онлайн, без реєстрації

Як приймати відвідувачів

Як правило, на спілкування з відвідувачами витрачається набагато більше часу, ніж на будь-яку іншу роботу. На несподіваних відвідувачів часто часу витрачається більше, їх приймають негайно через побоювання щось втратити, якщо їх не вислухати.

Приходять відвідувачі з різних питань: зазвичай їм потрібна консультація або допомога, або вони хочуть вас про щось поінформувати, чи хочуть про щось дізнатися і т.д. Приймаючи їх, слід прагнути зрозуміти суть прохання (пропозиції, бажання) відвідувача; зрозуміти, чого він від вас чекає; запропонувати будь-який варіант вирішення питання; зняти агресію; заспокоїти людину, якщо він схвильований; залишити про себе гарне враження.

Уміння вести ділові бесіди і переговори вкрай важливі для досягнення успіхів у справах фірми, тому директору необхідно знати і вміло користуватися психологічними особливостями проведення ділових бесід, переговорів, нарад.

Не завжди на своєму робочому місці людина знаходиться в одній і тій же фізичній формі: бувають підйоми і спади енергії, що впливає на ефективність спілкування з колегами і партнерами. Настрій, час і місце ділової зустрічі можуть позначитися на її результатах. Практика ділових переговорів і бесід має деяку специфіку в порівнянні з більш вільним світським розмовою. Для досягнення максимально позитивного результату при проведенні ділових бесід фахівці рекомендують використовувати наступні принципи.

Дотримуйтесь термін домовленості з точністю до хвилини. Дайте зрозуміти своєму партнеру, що ви - людина надійна.

Створення ділової атмосфери в офісі в значній мірі залежить від того, як його господар зустрічає відвідувачів. Існує кілька варіантів їх зустрічі, до кожного з яких необхідно підготуватися.

У першому варіанті господарофісу приймає відвідувача, сидячи за робочим столом. Перш ніж вступити в розмову, слід продемонструвати свою готовність до спілкування посмішкою, поверненими до партнера головою і тілом, кілька нахиленим вперед тулубом, відповіддю на привітання і запросити сісти перед своїм столом. Цей прийом використовується в основному при офіційній формі спілкування. Тут час прийому, характер спілкування і його підсумки визначає господар офісу.

У другому варіанті, коли входить відвідувач, директор відповідає на його привітання, виходить з-за столу і запрошує його в зону колегіальної роботи, а сам сідає навпроти. Це - напівофіційна форма спілкування. Вона характеризується рівністю прав на порядок обміну інформацією. Час зустрічі обумовлено за взаємною домовленістю обох сторін.

У третьому варіанті при вході користувача господарофісу знаходиться в його центрі, обмінюється привітаннями з відвідувачем і запрошує сісти в крісло за журнальним столиком. Це дружня форма спілкування: повна відкритість, дружелюбність, готовність до уваги.

У кожному з цих варіантів зустрічі робоча атмосфера і характер ділового спілкування значною мірою визначаються тим місцем. яке ви як господар офісу запропонуйте відвідувачеві. Таким чином, ділова розмова в офісі за прямокутним столом може відбуватися при наступних чотирьох положеннях вашого співрозмовника: 1) кутове розташування, 2) позиція ділової взаємодії, 3) конкурірующе-оборонна позиція і 4) незалежна позиція.

Кутове розташування характерно для людей, зайнятих дружній невимушеній бесідою. Ця позиція сприяє постійному контакту очей і надає простір для жестикуляції і можливість для спостереження за жестами співрозмовника. Кут столу служить частковим бар'єром у разі небезпеки або загрози з боку співрозмовника: можна за нього піти. При такому розташуванні відсутній територіальний поділ столу.

Положення співрозмовників один проти одного зазвичай створює атмосферу співробітництва. Таке розташування співрозмовників сприяє тому, що кожна сторона буде дотримуватися своєї точки зору. Стіл між ними стає своєрідним бар'єром. Люди займають таке положення, якщо вони перебувають у відношенні суперництва або коли один з них робить догану іншому. Якщо зустріч відбувається в кабінеті, то таке розташування свідчить також про відносини службової субординації.

Конкурірующе-оборонна позиція ускладнює розуміння точки зору співрозмовника, не створює невимушеної атмосфери. Розумітися краще буде досягнуто в кутовому положенні і в позиції ділового співробітництва, ніж в конкурірующе-оборонної позиції. Розмова в такої позиції повинен бути коротким і специфічним.

Трапляється, що кутову позицію важко або недоречно займати при пред'явленні свого матеріалу. Наприклад, вам потрібно пред'явити зразок, схему або книгу на розгляд людині, що сидить навпроти вас за прямокутним столом. Спочатку покладіть те, що ви хочете пред'явити, на центральну лінію столу. Якщо він нахилиться вперед, щоб краще розглянути ваш матеріал, але не придвинет його на свою сторону, це означає, що йому ваш товар малоцікавий. Якщо ж він придвинет ваш матеріал на свій бік столу, то це означає, що він виявив до нього інтерес. Це дає можливість попросити дозволу пройти на його сторону і зайняти або кутову позицію, або позицію ділового співробітництва. Однак якщо він відштовхне те, що ви йому пропонуєте, значить, операція не відбудеться і потрібно якомога швидше розмову закінчувати.

Люди, які не бажають взаємодіяти за столом один з одним, займають незалежну позицію. Такий стан зазвичай займають Новомосковсктелі в бібліотеках, відпочиваючі на лавках в парках, відвідувачі кафе і ресторанів. Це позиція говорить про відсутність зацікавленості. Її слід уникати в разі, якщо потрібна відверта розмова або зацікавлені переговори.

На створення психологічного клімату під час ділової зустрічі грає не тільки розташування співрозмовників за столом, а й форма столу. Так, квадратний стіл сприяє створенню відносин суперництва між людьми, рівними по положенню. Такі столи хороші для проведення короткої ділової бесіди або для підкреслення відносин субординації. У цьому випадку відносини співпраці швидше встановлюються з тією людиною, яка сидить за столом поруч з вами, причому від людини, яка сидить праворуч від вас, буде виходити більше уваги, ніж від того, хто сидить зліва. Найбільший опір буде надавати той, хто сидить навпроти вас.

Таким чином, квадратний або прямокутний стіл, який зазвичай є робочим столом, використовується для ділових бесід, комерційних переговорів, брифінгів, для відчитування винних. Круглий стіл найчастіше використовується для створення невимушеної, неофіційної атмосфери і хороший у тому випадку, якщо вам потрібно досягти угоди.

Необхідно не тільки вибрати правильну форму столу, але і вміти посадити за нього вашого співрозмовника так, щоб створити найбільший психологічний комфорт. Це особливо важливо, коли ви запрошуєте його на урочистий обід до себе додому або в ресторан. Необхідно постаратися, щоб ваш гість сидів спиною до стіни. Психологами доведено, що у людини підвищується частота дихання, серцебиття і мозковий тиск, якщо він сидить спиною до відкритого простору, особливо якщо за спиною постійне ходіння. Напруга також зростає, коли людина сидить спиною до вхідних дверей або вікна.