Як правильно провести видачу вкладиша до трудової книжки

На території України одним з найважливіших і необхідних документів громадянина вважається трудова книжка. Це особливий регістр обліку трудової і оплачуваної діяльності людини. Правила ведення і зберігання бланка трудової книжки строго підкоряються спеціальним нормативним актам. У них же вказано, як правильно видати вкладиш до трудової книжки.

Найпоширеніші помилки і пов'язані з ними проблеми

Вкладиш до трудової книжки прийнято вважати окремим документом, але без самої трудової книжки він не є дійсним. При оформленні вкладиша багато роботодавців допускають величезну кількість грубих помилок.

Наприклад, в трудовій книжці не допускається поява всіляких помарок, підчисток, закреслень (як виняток в деяких окремих випадках) і виправлень. Що ж відбувається на практиці? Коли в бланку трудової закінчується пусте місце в розділі «Відомості про роботу» і просто нікуди вносити нову інформацію, кадровики роблять наступне: в розділі «Відомості про нагородження» перекреслюють слово «нагородження» і пишуть «роботі». Такі дії є яскравим прикладом безвідповідального, некоректного ведення бланків трудових книжок з боку роботодавців. Проблеми, які в майбутньому, швидше за все, з'являться у співробітника:

Згідно з нормативними актами, веденням, заповненням та зберіганням бланків трудових книжок і вкладишів до них займається безпосередній роботодавець. Передбачена також і відповідальність за порушення приписів, але тим не менш, розбиратися з усіма проблемами, пов'язаними з порушенням правил, доведеться потерпілому співробітнику.

Порядок оформлення вкладиша до трудової книжки

Вкладиш до трудової книжки - це додатковий додаток до вже наявного бланку трудової. Він «відкривається» тільки в тому випадку, коли трудова книжка заповнена. Процес оформлення вкладиша в трудову книжку повинен підкорятися такими правилами.

• Право на оформлення та видачу вкладиша має виключно роботодавець.
• Перша сторінка вкладиша повинна містити в собі всі відомості про працівника, зазначені в трудовій книжці. До них відносять:

1. прізвище, ім'я та по батькові>
2. дату народження>
3. дані про освіту (отримання диплома або атестата)>
4. спеціальність (у разі якщо така не була раніше вказана, то і в укладці не слід «імпровізувати», нехай краще графа залишиться незаповненою).

• Також повинні бути внесені дата заповнення вкладиша (день внесення в нього перших записів), прізвище, ініціали та підпис відповідальної посадової особи, підпис власника трудової книжки. Як і трудова книжка, вкладиш заповнюється відповідно до даних первинних документів: паспорта, диплома, трудової книжки.
• Вкладиш до трудової книжки заповнюється точно так же, як трудова. Вкладиш є її продовженням, тому нумерація записів в ньому триває з урахуванням попередніх трудових подій. Друга графа - це дата внесення запису, третя - запис про прийом на роботу або звільнення, про переведення, скорочення і інші події. Четверта містить назву документа, на підставі якого було внесено запис: наказ, постанову. Як і в трудовій, у вкладиші не допускаються скорочення слів. Вся інформація повинна бути зафіксована в повному обсязі.

Видача вкладиша до трудової книжки

Необхідно також знати, де робляться записи про вкладиші в трудову книжку, так як це важливий момент обліку для підприємства і для співробітника. Видача вкладиша в трудову книжку супроводжується записами:

1. На внутрішній стороні першого аркуша трудової вказується «Виданий вкладиш», ставиться його серія, номер. Це процедура повторюється при кожній наступній видачі цього документа. Важливо знати, що ці записи слід робити виключно після заповнення вкладиша. Наприклад, якщо при перенесенні основних даних з трудової книжки під вкладиш була допущена помилка, то в такому випадку необхідно «заводити» новий вкладиш (виправлення допускаються у виняткових випадках).
2. Співробітник відділу кадрів або безпосередньо керівник підприємства повинен зробити запис в «Книзі обліку трудових книжок» про те, кому і коли був виданий вкладиш. Не можна забувати і про те, що там же потрібно вказати номер і серію вкладиша.
3. Вкладиші в трудову книжку повинні бути підшиті. Не можна займатися вклеювання такого важливого документа. Щоб не виникало зайвих проблем і неприємностей з приєднанням вкладиша до оригіналу, була придумана спеціальна обкладинка. Вона призначена для правильного і зручного вшивання вкладишів, але досить часто їх просто приклеюють прямо посередині трудової або вшивають перед останньою сторінкою бланка книжки.

Порядок видачі вкладиша в трудову книжку

Як видати вкладиш до трудової книгу - дуже важливе питання. Трудова книжка може існувати без вкладишів як абсолютно самостійний документ. Вкладиш ж не має юридичної сили без оригіналу трудової.

З цих причин до оформлення вкладишів до трудових книжок необхідно з усією відповідальністю підходити керівництву, відділу кадрів і самому працівнику.

Видача вкладишів до трудової книжки зазвичай супроводжується рядом попередніх подій:

• Коли закінчуються вільні листи в бланку трудової книжки, виникає необхідність її продовження, тобто оформлення вкладишів. Це документи, на яких триває вестися хронологія трудової діяльності співробітників.

Співробітник повинен бути сповіщений про те, що виникла необхідність «заводити» вкладиш до трудової книжку, в усній або письмовій формі. Важливо: без відома власника трудової вкладиш оформлений бути не може. Далі останній в обов'язковому порядку пише заяву, в якому вказує на необхідність завести додатковий регістр - вкладиш. Після цього заява вирушає на розгляд керівництва. Наступний крок - підпис керівника та присвоєння заявою візи.

• На будь-якому підприємстві для здійснення будь-яких організаційних або виробничих завдань необхідний локальний розпорядчий акт. В даному випадку це накази директора, президента або голови. Вони, як правило, складаються з заздалегідь встановленим шаблонам.

У наказі вказують всі необхідні реквізити підприємства / організації. Підстава - заява працівника. Також вказується серія, номер і дата видачі вкладиша. Призначається спеціальне відповідальна особа (група осіб) за проведення всіх цих заходів. Готовий наказ підписується керівним органом.

• Співробітник ставиться до відома про те, що вкладиш оформлений і може бути підшитий. Дуже важливо запам'ятати: вкладиші в трудову книжку видаються відповідно до існуючих на даний момент часу типовими зразками.

Навіть якщо трудова була оформлена кілька десятків років тому, вкладиш повинен бути сучасного зразка. Кадровики обов'язково повинні попередити співробітників про те, що вкладиші без своєї головної складової (трудової книжки) просто недійсні.

додаткова інформація

У регістрі «Книга обліку трудових книжок» повинні бути вказані всі вищенаведені дані. Від працівника не можна приховувати інформацію про те, що із зарплати буде утримана деяка сума грошей, яка знадобилися для оформлення вкладишів. Поки співробітник працює на підприємстві, його трудова книжка знаходиться у відділі кадрів. Як тільки він звільняється - необхідно під розписку видати йому трудову і вкладиш.