Як правильно повинен бути оформлений рахунок-фактура продавця

Наявність правильно оформленого рахунку-фактури - одне з основних умов для застосування вирахування з ПДВ. Зазвичай при покупці чого б то ні було без цього документа відрахування неможливий.

Звичайно, це правило діє не завжди, є і виключення.

Будь-які рахунки-фактури, які не відповідають встановленим вимогам, реєструвати в книзі покупок не можна. А значить, і підставою для відрахування ПДВ вони не будуть.

Дорогі Новомосковсктелі! Наші статті розповідають про типові способи вирішення податкових та юридичних питань, але кожен випадок носить унікальний характер.

Звичайно, і інші обов'язкові умови повинні бути виконані. Однак на практиці саме через рахунків-фактур з помилками і неточностями податкові інспектори найчастіше відмовляють у відрахуванні з ПДВ. Тому так важливо знати всі вимоги до форми документа, наявності необхідних реквізитів, заповнення граф і рядків в ньому.

Вимоги до рахунку-фактурі залежать від підстав, на яких він виданий, застосовуваної форми і способу видачі.

Форма рахунку-фактури та основні вимоги до її заповнення

У загальному випадку продавець, реалізуючи щось, зобов'язаний виставити покупцеві звичайний рахунок-фактуру на відвантаження. Крім цього, виставити вам можуть і рахунки-фактури на аванс, виправлені або коректувальні документи. Розібрати, в яких ситуаціях які види рахунки-фактури виставляють, допоможе таблиця.

Замість рахунку-фактури продавець може видавати універсальний передавальний документ (УПД). Цей документ, так само як і рахунок-фактура, може бути підставою для відрахування.

Способи виставлення рахунку-фактури

Рахунки-фактури виставляють на папері або в електронному вигляді. Однак другим способом може скористатися тільки той продавець, який отримає від вас згоду. Крім того, ваші з контрагентом кошти прийому, обміну та обробки повинні бути сумісні. Необхідно забезпечити їх відповідність встановленим форматам і порядкам. Про це сказано в абзаці 2 пункту 1 статті 169 Податкового кодексу РФ.

Ситуація: чи можна прийняти до відрахування ПДВ по рахунку-фактурі, отриманому по факсу?

Рахунок-фактура, отриманий факсом, це не оригінал і, отже, не може служити підставою для податкового вирахування.

Порада. вхідний ПДВ по рахунку-фактурі, отриманому по факсу, все ж можна прийняти до відрахування. Законодавство не містить вказівки на те, що право на відрахування залежить від виду документа - оригінал або копія, отримана по факсу. Однак дану позицію напевно доведеться відстоювати в суді.

Допустимі помилки і доповнення в рахунку-фактурі

Якщо рахунок-фактура складено правильно і по потрібній формі, то податкові інспектори не вправі відмовити у відрахуванні. Але за умови, що в документах є:

всі обов'язкові реквізити, передбачені пунктами 5, 5.1 і 5.2 статті 169 Податкового кодексу РФ;

підписи осіб, зазначених у пункті 6 статті 169 Податкового кодексу РФ.

Чи не перешкода відрахування і деякі помилки в рахунках-фактурах, але тільки якщо вони не заважають ідентифікувати:

сторони угоди - продавця і покупця або виконавця і замовника;

найменування та вартість реалізованих товарів, виконаних робіт, наданих послуг, переданих майнових прав;

податкову ставку і суму ПДВ, пред'явлену покупцеві.

Такий порядок передбачений в абзаці 2 пункту 2 статті 169 Податкового кодексу РФ.

Зрозуміти, які помилки контролери вважатимуть нешкідливими для вирахування, допоможе таблиця.

Ситуація: чи можна прийняти до відрахування ПДВ, якщо в рахунку-фактурі, отриманому від продавця, введені додаткові реквізити, що характеризують параметри поставки?

Адже відмовити вам у праві на відрахування ПДВ податкові інспектори можуть лише за відсутності будь-якого з обов'язкових реквізитів рахунку-фактури (п. 2 ст. 169 НК РФ).

Якщо ж в рахунку-фактурі є всі обов'язкові реквізити, і в ньому вказані додаткові відомості, порушенням правил складання такого документа це не є. Тому допускається доповнити рахунок-фактуру, наприклад, наступними реквізитами: «Код товару», «Умови оплати», «Номер замовлення», «Номер прейскуранта», «Номенклатурний номер товару» і т. П.

Звичайний рахунок-фактура

Ось повний перелік реквізитів, які продавець обов'язково повинен заповнити в рахунку-фактурі на відвантажені товари, надані послуги, виконані роботи або передані майнові права:

Це випливає з положень пунктів 5 і 6 статті 169 Податкового кодексу РФ.

Номер і дата складання рахунку-фактури

Номер і дату складання рахунку-фактури вказують в рядку 1.

Нумерувати рахунки-фактури постачальники вправі в тому порядку, який затверджений в їх облікову політику. Зазвичай це проста нумерація в порядку зростання з початку кожного календарного року. Але може бути передбачено й інший порядок. Головне, щоб нумерація була зростаючій і наскрізний.

Рахунок-фактуру виставляють протягом п'яти календарних днів з моменту відвантаження товарів, надання послуг, виконання робіт або передачі майнових прав. Цю дату і вказують в рядку 1.

Ситуація: чи можна прийняти до відрахування ПДВ, якщо рахунок-фактура оформлений раніше, ніж відвантажено товари, виконані роботи, надані послуги або передані майнові права? У договорі передоплата не передбачена

Порада. застосовуйте податкове вирахування за рахунками-фактурами, виставленим до фактичного відвантаження товарів, виконання робіт, надання послуг або передачі майнових прав і при відсутності їх попередньої оплати. Це напевно викличе суперечки з податковими інспекторами. Однак є аргументи, які допоможуть вам відстояти своє право в суді. Вони полягають в наступному.

Ситуація: чи можна прийняти до відрахування ПДВ, якщо продавець виставив рахунок-фактуру із запізненням, тобто пізніше п'яти днів з дня відвантаження? У договорі передоплата не передбачена

Якщо рахунок-фактура виставлений пізніше ніж через п'ять днів після відвантаження, це не завадить інспекції встановити:

хто є сторонами угоди (продавець, покупець, виконавець і замовник);

які товари (роботи, послуги) була реалізовані;

за якою ставкою і в якій сумі нарахований ПДВ, пред'явлений покупцеві.

Таким чином, запізнення, допущене продавцем, не є помилкою, через яку покупець не зможе прийняти ПДВ до відрахування.

Позиція судів зводиться до наступного. Податкове законодавство не встановлює залежності між правом на відрахування по ПДВ і дотриманням термінів виставлення рахунків-фактур. Тому податкові відрахування за рахунками-фактурами, виставленим із запізненням, обгрунтовані. Правом на відрахування покупець або замовник може скористатися, якщо в рахунку-фактурі є всі обов'язкові реквізити, а придбані товари (роботи, послуги) відповідають умовам пункту 2 статті 171 Податкового кодексу РФ.

Ситуація: коли можна скористатися вирахуванням з ПДВ? Рахунок-фактура з виділеною сумою податку отримано в більш пізньому податковому періоді, ніж виставлений

За загальним правилом організація має право заявити вирахування по ПДВ протягом трьох років з дати прийняття на облік товарів, робіт, послуг або майнових прав.

А що робити, якщо рахунок-фактура надійде в наступному кварталі? В цьому випадку діє наступне правило. ПДВ можна встигнути прийняти до відрахування за попередній податковий період, якщо:

товари, роботи, послуги або майнові права прийняті на облік в зазначеному періоді;

рахунок-фактура отриманий до 25-го числа місяця, наступного за звітним.

Такий порядок встановлений пунктом 1.1 статті 172 Податкового кодексу РФ.

Відомості про продавця

При отриманні від постачальника рахунку-фактури перевірте, наскільки правильно і достовірно в ньому відображені реквізити постачальника і покупця.

Вантажовідправник і вантажоодержувач

При складанні рахунки-фактури на виконані роботи або надані послуги в рядках 3 і 4 потрібно поставити прочерки.

Платіжно-розрахункові реквізити

Рядок 5 «До платіжно-розрахунковим документом» продавець повинен заповнити, якщо відвантажує товари або виконав роботи, надав послуги в рахунок раніше отриманої передоплати. У рядку 5 вказують:

номер і дату платіжно-розрахункового документа (документів) покупця або замовника, яким був перерахований аванс - повна або часткова передоплата;

номер і дату касового чека - при реалізації за готівковий розрахунок.

У рядку 5 ставлять прочерк:

Ситуація: чи можна прийняти до відрахування ПДВ, якщо продавець заповнив в рахунку-фактурі рядок 5 «До платіжно-розрахунковим документом»? Аванс покупець не перераховував. Оплата надійшла після відвантаження, але до оформлення рахунку-фактури

Відомості про покупця

У рахунку-фактурі вказують наступну інформацію про покупця.

Ситуація: чиє найменування повинно бути вказано в рядку 6 «Покупець» і в рядку 6б «ІПН / КПП покупця» рахунки-фактури - відокремленого підрозділу або головного відділення організації? Замовником послуг є відокремлений підрозділ організації

Відповідь на це питання залежить від того, підрозділ якої організації - української чи іноземної - набуває послуги.

Якщо послуги набуває відокремлений підрозділ української організації, то рахунок-фактура повинен бути оформлений наступним чином. Як покупець в рядку 6 «Покупець» рахунки-фактури має стояти найменування головного відділення організації. Адже філії не є самостійними платниками податків. А значить, покупцем виступає організація.

Відокремлені підрозділи (філії, представництва) іноземних організацій, що складаються вУкаіни на податковому обліку, визнаються самостійними платниками податків. Це випливає з положень пункту 1 статті 143, статті 83, пункту 7 статті 174 Податкового кодексу РФ. Тому, якщо послуги набуває такий підрозділ, саме його реквізити повинні бути вказані в рядках 6 та 6б рахунки-фактури.

Ситуація: чи можна прийняти до відрахування ПДВ по рахунку-фактурі, якщо в ньому не зазначено КПП продавця або покупця?

Порада. вхідний ПДВ можна прийняти до відрахування, навіть якщо в рахунку-фактурі не вказані КПП продавця або покупця. Використовуючи такий підхід, будьте готові до суперечок з податковими інспекторами. Однак є аргументи, які дозволять відстояти свою точку зору. Вони полягають в наступному.

Крім того, в пункті 2 статті 169 Податкового кодексу України сказано, що допущені в рахунках-фактурах помилки не можуть бути причиною для відмови в прийнятті по ним ПДВ до відрахування. Головне, щоб вони не перешкоджали ідентифікації продавця, покупця, найменування та вартості товарів, робіт, послуг, майнових прав, ставки і суми податку (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Відомості про валюту

«Український карбованець, 643» - якщо ціна (тариф) визначається в українських гривнях і копійках;

«Долар США, 840» - якщо ціна (тариф) визначається в доларах США і центах;

«Євро, 978» - якщо ціна (тариф) визначається в євро і євроцентів.

Продавець може виставити рахунок-фактуру в іноземній валюті, тільки якщо ціни і розрахунки за договором виражені у валюті. Якщо ж ціни виражені у валюті або в умовних одиницях, а розрахунки ведуться в рублях, то в рядку 7 вказується «український карбованець, 643».

Ситуація: чи може банк виставити рахунок-фактуру в іноземній валюті за виконання функцій агента валютного контролю? Вартість послуг виражена в валюті, а списується в рублях з рублевого рахунки організації

Наведені вимоги є єдиними для всіх платників податків, що реалізують товари (роботи, послуги) на терріторііУкаіни. Ніяких винятків щодо банків, що надають послуги агентів валютного контролю. немає.

При реалізації послуг, що обкладаються ПДВ, виконавець (банк) зобов'язаний виставити замовнику рахунок-фактуру, в якому повинні бути заповнені обов'язкові реквізити (п. 3, 5 ст. 169 НК РФ). Одним з таких реквізитів є найменування валюти (пп. 6.1 п. 5 ст. 169 НК РФ). У ситуації, що розглядається банк визначає вартість своїх послуг в іноземній валюті, а оплату за ці послуги стягує в рублях. Тому в рядку 7 рахунки-фактури має бути зазначено найменування валюти: «український карбованець, 643».

Якщо ж банк все-таки пред'явив вашої організації рахунок-фактуру, в якому позначив суму ПДВ в іноземній валюті, то такий документ вважається складеним з порушенням вимог законодавства. Приймати на підставі нього податок до відрахування не можна.