Як підвищити дисципліну підлеглих або колег, відволікаючих від роботи, журнал «головна книга», № 5
Підзвітні суми, в т.ч. на покупку бензину, можна видати працівникові не тільки готівкою, але і перевести по безналу на його «зарплатну» картку.
Так, в рахунку-фактурі з'явилася нова графа 1а «Код виду товару». Вона призначена для експортерів, що реалізують товари в країни ЄАЕС.
Первинні облікові документи, необхідні для обчислення і сплати податків, потрібно зберігати як мінімум чотири роки. Мінфін роз'яснив, з якого моменту вести відлік цього терміну.
Мінпраці роз'яснив порядок виплати заробітної плати за першу половину місяця.
М.А. Лукашенко, доктор економічних наук, професор, віце-президент Московського фінансово-промислового університету «Синергія», провідний експерт-консультант компанії «Організація часу»
Як підвищити дисципліну підлеглих або колег, відволікаючих від роботи
Чи знаєте ви, що в десятку основних поглиначів робочого часу входить невиправдано времязатратное спілкування з підлеглими або колегами? А між тим є досить прості прийоми, здатні якщо не кардинально змінити, то вже точно значно поліпшити ситуацію. Пропонуємо їх вашій увазі.
ПРИЙОМ 1. Ваші підлеглі заздалегідь записують виникають до вас питання, розставляють їх по пріоритету (від найбільш важливого до найменш важливого) і знімають їх все за один візит до вас. Таким чином, вони не будуть смикати вас з кожного питання окремо. До того ж в першу чергу будуть вирішуватися найбільш важливі завдання. У компанії, де я працюю, прийнято робити саме так: протягом дня керівник тільки один раз розмовляє з кожним відділом по всій групі питань, що відносяться до цього відділу.
Поглиначі часу - це будь-які справи, на які ми хочемо витрачати менше часу.
Головне - не переходити межі розумного. Так, в одній фірмі директор, якого підлеглі зовсім засмикали, видав їм талони на відвідування свого кабінету - 10 штук на місяць. Найцікавіше, що підлеглі не розгубилися, а стали по необхідності позичати ці талони один у одного. Дійшло до того, що один співробітник купив талон в іншого, і вражений цим фактом шеф скасував таку практику.
ПРИЙОМ 2.Подготавлівая питання до вас, підлеглі також заздалегідь готують і свої варіанти їх вирішення. Це не тільки економить час керівника, але і сприяє зростанню та професійному розвитку співробітників.
У мене був колега, який, задаючи питання, завжди пропонував три варіанти вирішення і просив вибрати той, який мене більше влаштовує. Після цього завжди відбувалося одне і те ж: почувши мою відповідь, він робив довгу паузу, задумливо зітхав і повідомляв мені, що цей варіант набагато гірше інших і взагалі там тільки одне правильне рішення. Але це, скоріше, приклад того, як не повинно відбуватися.
ПРИЙОМ 3. Не обговорюйте однотипні питання з кожним співробітником окремо, збирайте летючки, оперативки і інші наради. Але з ними теж не потрібно переборщувати, щоб вони не стали черговим поглиначем часу - і вашого, і підлеглих.
Для кожної конкретної мети існують різні види нарад. Візьмемо, наприклад, нарада «мозковий штурм», мета якого полягає в генеруванні і обговоренні нових ідей. Воно проводиться в неформальній обстановці, забороняється будь-яка критика того, що висловлюється, всі ідеї записуються. На таких нарадах панує творча атмосфера. Головне - зібрати побільше ідей. Далі ці ідеї структуруються, найбільш плідні відбираються і опрацьовуються.
Що стосується оперативок, то вони, звісно ж, повинні бути оперативними, максимум півгодини. Я працювала з однією державною організацією, в якій наради займали 2 години вранці і 2 години ввечері. Причому між так званими оперативки люди не працювали, а готувалися до них. В результаті керівництву цієї організації довелося вдатися до оперативних дій. Воно суворо регламентувала проведення таких нарад, обмеживши їх тривалість 20 хвилинами.
Тому потрібно обов'язково готуватися до наради та проводити його відповідно до потрібним цілям і результатам, запрошуючи тільки необхідних людей. Чітко тримаємо регламент і завершуємо нараду вчасно. До речі, зараз, щоб порадитися з колегами або партнерами, зовсім не обов'язково ходити або навіть їздити один до одного, цілком можна використовувати скайп.
ПРИЙОМ 4.Перенесіте все нетермінові питання з усної площині в письмову. Що це означає? Наприклад, ви поглинені складанням звітності. Але ось один співробітник зайшов з проханням зробити йому довідку про зарплату, другий подзвонив, щоб дізнатися, покладений йому дитячий відрахування, третій звернувся ще за чим-небудь. Відповідаючи кожному, ви, природно, відволікаєтеся від поточних справ. А якщо працівників, спраглих з вами поспілкуватися, багато, то, нескінченно перемикаючись з одного на іншого, ви будете нескінченно довго виконувати справу, яка потребує зосередженості, хоча реально його можна зробити всього за пару-трійку годин. Тому можна домовитися, щоб всі «не горять» прохання і питання до вас по службі відправляли на вашу електронну пошту. Це дозволить вам не відволікатися від більш важливою на даний момент роботи, а співробітникам - бути впевненими, що їхні прохання не будуть забуті і ви, коли звільнитеся, відповісте всім бажаючим.
ПРИЙОМ 5.Введіте «маркування» вашої надзвичайної зайнятості. Це може бути червоний прапорець у вас на столі, який сигналізує всім, хто входить, що зараз ви просите вас не відривати. Однак обов'язково повинні бути домовленості, на скільки і як часто ви маєте право виставляти такий прапорець. Є компанії, які віддають перевагу більш складну маркування, наприклад триколірну: зелений прапорець - підходь, скільки хочеш, жовтий - підходь тільки з важливим і терміновим питанням, червоний - Не зближайся взагалі. Можна вибрати будь-який інший символ. Так, одна головний бухгалтер вивішує на двері дорожній знак «цеглина». В іншій бухгалтерії на стіл головбуха ставлять табличку з написом «Ні». А одна фірма використовує сувенірного ведмедика. У кого на столі він сидить, до того підходити не можна, зате до всіх інших - будь ласка.
Але потрібно уникати ситуації «всі пішли на фронт», коли людина приходить в бухгалтерію, а там на кожному столі по червоному прапорця.
ПРИЙОМ 6. З радянських часів і донині широко практикуються так звані години прийому відвідувачів і годинник підпису документів. Це розумна і правильна техніка, але бухгалтерам слід бути з нею дуже обережними, щоб ненароком не завдати прямої шкоди компанії.
Ось вам конкретний негативний приклад. Юрист однієї досить великої фірми повинен був йти в арбітражний суд по багатомільйонному позовом і напередодні побачив, що на його доручення не має печатки. Він кинувся до головного бухгалтера, яка зберігає друк в сейфі. А її немає на місці. Юрист їй телефонує, а вона відповідає: «Вибачте, але у мене години прийому в четвер, з 3 до 5, і в інший час я не хотіла б нікого бачити». Юрист довго пояснює головбухові, що без печатки на довіреності суд не буде розглядати його як представника фірми, розцінить це як неявку відповідача та може розглянути справу на користь контрагента. Але головбух була непохитна, вона вирішила повоспітивать молодої людини і сказала: «У кабінеті № 5, в чорному шафі, на другій полиці, у синій папці, лежить наказ керівника, яким затверджено мої години прийому». В результаті юристу довелося дзвонити директору і просити його особисто дати вказівку головбухові.
Прийоми, про які ми розповіли, покликані дисциплінувати співробітників, але ні в якому разі не повинні гальмувати роботу фірми. Дійсно важливі і термінові питання мають вирішуватися негайно.
І ще: в основі підвищення дисципліни підлеглих і колег лежать корпоративні домовленості. Але будь-які домовленості працюють тільки тоді, коли дотримуються в двосторонньому порядку. Хочете, щоб товариші по службі берегли ваш робочий час? Тоді ставитеся дбайливіше і до їх часу теж. Наприклад, не потрібно запрошувати на нараду людей, що не мають відношення до обговорюваної теми. Або робити інші подібні речі, що дозволяють вашим колегам говорити про вас як про поглиначів часу.