Як підготувати грамотну презентацію

Як підготувати грамотну презентацію.

Основні помилки при підготовці презентації:

1. Надається, що програма все зробить за вас. 2. Думати, що слайди - це і є виступ. 3. Готувати презентацію в останній момент. 4. Не знати свою презентацію досконально. 5. Вважати, що презентація - це гра без правил.

Правила побудови змісту. Дивитися на майбутню презентацію слід з «глядацьких місць», тобто із залу. Завдання презентації - привернути слухача на свою сторону, допомогти прийняти йому вашу точку зору, в крайньому випадку - хоча б зрозуміти вас.

Типова помилка - формулювати завдання «в лоб»: домогтися чогось для себе, для своєї справи, для свого клієнта ... При такому підході презентер легко може уподібнитися глухарю на току і ризикує «втратити» свою аудиторію.

Презентація повинна обов'язково ділитися на розділи, бажано не більше п'яти. Щоб допомогти слухачеві продуктивніше сприймати побудови і висновки, презентацію обов'язково слід постачати коротким змістом-передмовою.

Перед початком виступу слухачі повинні знати, про що і скільки їм доведеться слухати. До речі, корисно ще й завершувати кожен розділ висновком, в якому б коротко нагадувалося, про що йшла мова. Людина одночасно може пам'ятати лише сім різних речей, але презентер з цих семи осередків може розраховувати максимум на чотири. Тому часто повторювати раніше сказане необхідно.

Правило 2. Стислість - сестра переконливості

Правило 3. Смерть тексту!

Правила створення форми:

Правило 1. Думати про глядача

При розробці форми презентації завжди слід думати про те, як глядач її бачитиме. Тому в першу чергу потрібно вирішити питання з носієм: на папері, екрані монітора або великий екрані за допомогою проектора. Від виду залежить дуже багато чого. Скажімо, для паперової презентації використання шрифту не менше 18 кегля - лише бажано, але для екранної - це обов'язково (екран не розглядають поблизу). Від альтернативи принтер-монітор-екран залежить і вибір кольору: графік, який на екрані виглядав контрастно, на папері стане просто сірим, а текст, який прекрасно сприймався в процесі редагування презентації, виявиться абсолютно нечітабелен в темній кімнаті з освітленим екраном.

Правило 2. Послідовність і єдність оформлення

Відсутність досвіду в проведенні презентацій легко визначити за такими ознаками: «танцюючий» текст, що гуляють об'єкти і мінливі шрифти. Дотримати послідовність презентації не так-то просто - для цього необхідні свідомі зусилля і копіткість. Недосвідченість укладачів презентації в цьому винна лише частково, велика ж частина провини лежить на програмі Powerpoint. За умовчанням вона автоматично змінює розмір тексту, якщо той «не лізе» у відведений простір. Подібне звернення із зовнішнім виглядом презентації нічого, крім осуду, не заслуговує. У пошуках компромісного рішення між: зрушити чи трошки заголовок, поміняти шрифт або змінити текст - вибір завжди за варіантом «змінити текст». Простір презентації служить для організації та напрямку погляду. А погляд повинен ковзати по презентації без перешкод, щоб за долю секунди глядач знав, де заголовок, де основний текст, а де додаток. Всі однотипні елементи повинні завжди бути в одному місці: якщо глядач знає, де чекати заголовок, а де графік, він краще схоплює суть справи.

І нарешті, є кілька важливих заборон, якими, на жаль, постійно нехтують.

1. Зображення та текст на слайдах не повинні бути дрібними (навіть якщо, як було сказано, презентація готується для паперу).

2. Якщо презентація буде кольоровий, то слід уникати яскравих, так званих чистих тонів - червоного, яскраво-синього, зеленого, фіолетового (вони ріжуть око). Такі фарби слід зарезервувати для виділення дійсно ключових моментів, а для пересічних зображень використовувати пастельні тони і контрастні поєднання кольорів шрифту та фону.

3. Строкатість на екрані (більше чотирьох кольорів одночасно) - також ознака недосвідченої руки.

4. Найголовніше табу накладається на спецефекти. Анімації на зразок обертових заголовків, що падає по букві тексту, перевертається слайдів, а також будь-які звуки ставляться до програми не для ділових презентацій, а для виставкових, чия мета - заманювати в павільйон роззяв. Звичайну презентацію вони тільки затягують і донезмоги дратують слухачів.

Основні правила виступу

Презентація складається з двох частин: демонстрація слайдів і супровід їх тестом. Хоча виступ і є єдністю слайдів і мови, все ж первинний - виступаючий, а не його слайди. Функція слайдів - підтримка виступу, а не навпаки. Порушення цього принципу разом з уже розібраним і засудженим переважанням тексту зазвичай призводить до дуже плачевних наслідків: презентер замість виступу просто зачитує текст на слайдах. Таких ораторів слухачі не поважають, текст вони можуть і самі прочитати, якщо потрібно.

Правило 1. Будуйте виступ на аргументах, а не на слайдах

Якщо презентація зроблена правильно і текст добре збалансований іншими візуальними елементами, то все одно не слід вести свою аудиторію по презентації, як екскурсовод туристів: «подивіться наліво, подивіться направо». Презентер повинен вести аудиторію від слайда до слайда, а від тези до аргументу, від аргументу наприклад, від виведення до висновку. Не можна говорити «перейдемо на сторінку 7", треба - «як саме ми вирішуємо цю проблему, розповідається на сторінці 7". Не можна говорити «подивіться на наступний слайд», треба «і що ж з цього випливає?» А ось що!

Правило 2. Готуйтеся до виступу

Варто нагадати, що виступ має бути підготовлено, прорепетирувати і навіть отхронометріровано. Більшість виступаючих цим простим правилом нехтує, а ось аудиторія помічає відразу. Готуватися тільки в останню ніч - звичка, що залишилася зі студентської лави. Втім, недостатність попередньої підготовки мало хто вміє компенсувати іншим важливим якістю - щирістю і імпровізацією.

Правило 3. Пам'ятайте, що аудиторія - це живі люди

У практиці презентаційного справи дуже рідко доводиться бачити людей, за якими помітно, що вони сприймають свою аудиторію не як бізнес-функції, а як живих людей. І це вкрай помилкова стратегія. Розуміння і прийняття вашої точки зору досягається не на рівні «правильно-неправильно», а на рівні «згоден-не згоден». За ті середні 20 хвилин, що відводяться на презентацію, презентер повинен змусити слухачів повірити йому. Якщо він не зміг сподобатися, аудиторії, то витратив даремно і ці 20 хвилин, і весь час, яке готувалася зустріч.

Правило 4. Вірте в те, що говорите

Як би складно не була написана ваша мова - вона не зачепить нікого, якщо ви прочитаєте її, як диктор ТБ. Ключик до сердець дуже простий: дайте аудиторії відчути в вас людини - і вона потягнеться до вас. Вам необхідно вірити в те, що говорите - тільки в цьому випадку вам повірять. У вашому голосі повинна бути чутна переконаність, а ще краще - свята віра в те, що ви самі робите. Хоча б на час виступу, але ви повинні вірити!

Правило 5. Дозволяйте собі емоції

Справжні емоції не можна запрограмувати. Незабутні приклади bon mot з лексикону наших політиків: «хотіли як краще, а вийшло як завжди», «ну і що, що обіцяв, я ж не зробив», «замочимо в сортирі» - залишили незабутнє враження в народі. Сказане в серцях точне слівце електризує аудиторію. У моїй практиці був випадок: починаючи виступ на шостій годині важливою, але довгою і нудною інвестиційної конференції, я зумів звернути аудиторію в слух простий застереженням. Я теж втомився і замість слів «зараз буде найважливіше виступ на цій конференції», обмовившись вимовив: «... на цій чортовій конференції». Слухачі, які сиділи в задніх рядах довгого, як пенал, залу, потім сказали мені, що якщо б я пропустив через стільці заряд в 220 вольт, то і тоді б аудиторію так не труснуло. Результат моєї щирої застереження був наступний: я повернувся назад з купою візиток, а з 60 виступаючих по частоті наступних згадок в пресі мене обігнали тільки троє - і все VIPи.

Правило 6. Готуйте презентацію з потрійним запасом міцності

І наостанок скажу, що ніде так, як в презентаціях, не проявляється закон Мерфі «якщо неприємність може трапитися, то вона неодмінно трапиться». Ноутбуки падають, акумуляторні батареї сідають, проектори не включаються, а слайди не друкуються - і все це, як зазвичай, в самий останній момент. Тому презентації слід готувати з потрійним запасом міцності. Професіонал впізнається по тому, що він прибуває на зустріч з запасом часу, достатнім для того, щоб переконатися, що все працює як годинник. Накладки, звичайно ж, трапляються, але головне, щоб вони не заставали вас зненацька.