Як перевірити бухгалтера - контроль складського обліку - бізнес

Сторінка 2 з 4

Проведення вибіркової перевірки

Вибіркова перевірка складського господарства - це перевірка, при якій відслідковується рух і залишки лише деяких товарно-матеріальних цінностей, обраних в довільному порядку, за певний період часу. Бажано, щоб цей період закінчувався днем ​​проведення перевірки - в даному випадку з'являється можливість звірити реальні залишки перевіряються товарно-матеріальних цінностей із залишками, які числяться за даними бухгалтерського обліку.

- ТМЦ, найбільш ходові і затребувані у покупців;

- ТМЦ, які в даний час є дефіцитними товарами на ринку;

- ТМЦ, які є ексклюзивними;

- ТМЦ (сировина, матеріали, товари), до складу яких входять дорогоцінні метали і камені або які самі по собі є дорогоцінними металами і камінням.

Отже, припустимо, ви визначилися з тим, рух і залишки яких саме товарно-матеріальних цінностей ви хочете оперативно перевірити, і який період часу повинна охоплювати ця перевірка.

Для цього в першу чергу вам потрібно запросити в бухгалтерії всі документи, що мають відношення до обраних цінностей: договори на їх поставку і відвантаження (хоча це і не завжди обов'язково), накладні на надходження товарно-матеріальних цінностей, накладні на відвантаження цих цінностей покупцям, накладні на внутрішнє переміщення товарно-матеріальних цінностей, акти на списання товарно-матеріальних цінностей, а також копії прибуткових і видаткових складських ордерів. Копії складських ордерів повинні передаватися в бухгалтерію разом з відповідними товарно-супровідними документами (прибутковими та видатковими накладними, накладними на внутрішнє переміщення, актами на списання товарно-матеріальних цінностей), але це правило дотримується далеко не завжди, що створює сприятливі умови для шахрайства.

В першу чергу потрібно звірити відповідність даних первинних документів. Саме основне - це щоб кількість в накладній (або - в акті на списання товарно-матеріальних цінностей) відповідала кількості, зазначеній в складському ордері, а також те, щоб в цих документах відповідали одиниці виміру: не виключено, що в накладній зазначено 5 «десятків »товару, а оприбутковано згідно складського ордеру 5 штук товару. При виявленні розбіжностей негайно викликайте бухгалтера і вимагайте від нього простих і зрозумілих пояснень. Майте на увазі, що якщо подібне порушення буде виявлено податковими органами, то санкції можуть бути накладені не тільки на бухгалтера, але і на вас як на керівника підприємства, а також на саме підприємство.
Потім в накладних (актах на списання) і складських ордерах потрібно звірити відповідність дат. Якщо дата, зазначена в складському ордері, не відповідає даті накладної, то слід уточнити у бухгалтера, ніж це обумовлено. Крім цього, потрібно перевірити відповідність найменувань організації.

Підписувати накладну (акт на списання) і складської ордер повинен один і той же співробітник, а саме - той, хто здійснює прийом (відпустка) товарно-матеріальних цінностей. Тому особливу увагу слід звернути на відповідність підписів.

Після того, як ви переконалися в тому, що з первинною документацією все в порядку, попросіть бухгалтера надати вам відомість руху та залишків перевіряються товарно-матеріальних цінностей, завірену його підписом. У цій відомості повинен бути відображений залишок по кожній товарно-матеріальних цінностей на початок періоду, що перевіряється, кожна парафія, кожен видаток і залишок на кінець періоду, що перевіряється. У відомості обов'язково повинна бути вказана одиниця виміру кожної товарно-матеріальних цінностей; не варто забувати, що ця одиниця виміру повинна відповідати одиниці вимірювання, зазначеної в накладній (акті на списання) і складському ордері. У разі невідповідності одиниці виміру у відомості і в документі слід вимагати відповідних пояснень у бухгалтера, оскільки така ситуація створює сприятливий грунт для шахрайства.

Кожну прибуткову і витратну операцію слід скрупульозно звірити з відповідними первинними документами (накладної або актом на списання) на предмет збігу кількості товарно-матеріальних цінностей, ціни за одну одиницю виміру і суми операції. Відзначимо, що в деяких випадках бухгалтери змінюють кількість товарно-матеріальних цінностей, але підсумкова сума приходу (витрати) при цьому не змінюється, оскільки відхилення коригується ціною. Розглянемо такий приклад: на підприємство надійшло 20 одиниць товарно-матеріальних цінностей за ціною 5 рублів за штуку; нескладний підрахунок показує, що підсумкова сума приходу - 100 рублів. Однак бухгалтер може оприбуткувати 10 одиниць товарно-матеріальних цінностей за ціною 10 рублів - і підсумкова сума операції не зміниться: як і раніше, сума приходу складе 100 рублів. У той же час 10 одиниць залишаться неврахованими - отже, їх можна легко привласнити.

При виявленні розбіжності потрібно подивитися, що зазначено в складському ордері, і після цього викликати бухгалтера для дачі відповідних пояснень.

Після перевірки відповідності даних первинних документів, копій складських ордерів і відомості руху і залишків ТМЦ, рекомендується перевірити підсумкові дані: залишок товарно-матеріальних цінностей на початок періоду, що перевіряється плюс прихід за період з документами і мінус витрата по документам. Одержаний залишок повинен дорівнювати залишку, вказаною у відомості, а також - залишку в картці складського обліку (це ви перевірите після прибуття на склад).

Тепер для продовження перевірки потрібно вирушати на склад. При цьому не рекомендується ставити до відома завідувача складом або іншого складського працівника - інакше перевірка втратить свою раптовість. Однак слід враховувати, що якщо бухгалтер складається в змові зі складським працівником, то він може попередити його про майбутню перевірку. Хоча, якщо зловживання мали місце бути, за короткий термін привести все в порядок дуже складно, а іноді - неможливо.

На складі потрібно вимагати у завідувача складом всі документи по перевіряється товарно-матеріальних цінностей за період, що перевірявся. До цих документів відносяться: прибуткові та видаткові складські ордери, а також картки складського обліку.

Вирушаючи на склад, не забудьте взяти з собою всі документи, які вам надав бухгалтер. На перший погляд може здатися, що для перевірки буде цілком достатньо копій складських ордерів - адже вони вже звірені і з первинними документами (накладними та актами на списання), і з відомістю руху і залишків товарно-матеріальних цінностей. Але це не завжди так: іноді в процесі перевірки можуть виникати питання, для вирішення яких необхідно звернутися до первинних документів або до бухгалтерської відомості.

В першу чергу вам належить звірити дані копій складських ордерів, отриманих вами в бухгалтерії, з даними відповідних їм оригіналів. Невідповідність кількості товарно-матеріальних цінностей в оригіналі складського ордера і його копії з високою часткою ймовірності свідчить про те, що має місце бути розкрадання товарно-матеріальних цінностей. При виявленні розбіжностей негайно вимагайте роз'яснень у завідувача складом; відразу після цього рекомендується зателефонувати в бухгалтерію і вислухати пояснення бухгалтера.

Наступний етап - це звірка даних складських ордерів з відповідними записами в картках складського обліку. Потрібно уважно простежити відповідність наступних реквізитів: кількість товарно-матеріальних цінностей, дата приходу (витрати), від кого отримано (або кому відпущено). Будь-яка невідповідність перерахованих реквізитів вимагає окремого розгляду.

Потім можна приступати до завершального етапу перевірки - перерахунку залишків, зазначених у картках складського обліку. Ця операція досить проста: в картці є залишок на початок періоду, що перевіряється, до нього необхідність створення більшої кількості надійшли товарно-матеріальних цінностей і відняти кількість відпущених. Отриманий залишок повинен співпасти з залишком, який вказаний в картці.

Справедливості заради відзначимо, що перераховувати кожну картку і не обов'язково: оскільки всі дані ви вже звірили, то досить просто перевірити відповідність залишку товарно-матеріальних цінностей на кінець періоду, що перевіряється в картці складського обліку і в відомості руху і залишків товарно-матеріальних цінностей, яку вам надав бухгалтер.

На закінчення разом із завідувачем складом перерахуйте реальні залишки перевіряються товарно-матеріальних цінностей і звірте їх з обліковими даними. Якщо все зійшлося - то вас можна привітати: найімовірніше (стовідсоткової гарантії немає, тому що перевірка проводилася вибірково, а не за всіма товарно-матеріальних цінностей), на вашому підприємстві облік товарно-матеріальних цінностей в бухгалтерії і на складі налагоджений належним чином.