Як організувати робочий час упорядковуємо своє життя, aprillady

Якщо ти знаєш, як організувати робочий час, ти позбудешся в своєму житті від постійних дедлайнів, нічних чувань над терміновою роботою і хронічної втоми. А це означає, що ти можеш знайти час для себе, коханої, і піти спокійно у відпустку.

Якщо понаднормова робота в офісі стала невід'ємною частиною твого неспокійного життя, і тобі доводиться відмовитися від чергової відпустки, щоб впоратися зі своєю роботою, то ти, швидше за все, не вмієш організувати свій робочий час. Вихід в подібній ситуації тільки один - жорстке планування робочого часу. Найперше і головне, що необхідно тобі зробити, це скласти повний список своїх завдань і необхідних для їх виконання дій. А для цього потрібно завести щоденник.

Життя без плану неможлива

Глобальні плани на поточний рік - це стратегічні цілі. План на найближчий рік можна розбити на проміжні плани - на квартальні та місячні, - які допоможуть впоратися з річними - «епохальними» - проектами. Якщо квартальні проекти ще більше роздрібнити по місяцях на більш прості завдання і в кінці поточного кварталу звіряти, все заплановане виконано, то навіть найскладніше завдання перестане здаватися нездійсненним. Це не голослівні твердження, а добре відомий в роботі бізнес-тренерів прийом, який називається «З'їж слона по частинах». Він пропонує складати плани на тиждень, виходячи з місячного обсягу робіт.

Відповідно до цієї методики виконання найбільш трудомістких завдань плануй на початок тижня, поки ти після вихідних бадьора, відмінно себе почуваєш і сповнена сил. Крім того, якщо при виконанні цих завдань у тебе виникнуть непередбачені складності, ти будеш мати в запасі ще пару днів. Велике значення має план на день, який краще скласти напередодні, перед кінцем робочого дня. Це дозволить тобі з ранку взятися за найскладніше завдання. Давши собі з вечора установку на його виконання, з ранку ти будеш готова завзято взятися за нього. Якщо ж ми підготувати себе до цієї необхідності, ти можеш довго «розгойдуватися» через підсвідоме небажання братися за складну роботу.

Відокремлюємо зерна від плевел, або що важливіше

Тепер слід розподілити завдання, заплановані на день, за ступенем важливості. Ти, звичайно, можеш заперечити, що все запланувати просто неможливо, тому що завжди трапляється щось непередбачене: може зателефонувати новий клієнт, або начальник підкидає термінове завдання, або колега просить допомогти. І тоді чіткий, з такою любов'ю збудований план руйнується, як картковий будиночок. Щоб цього не сталося, фахівці пропонують планувати тільки частину свого робочого часу - 60-80%, а час, що залишився включити в плани для вирішення ось таких несподіваних завдань. При цьому не забувай обов'язково сортувати купу тих завдань, які несподівано звалюються на твою голову.

Важливим і невідкладним завданням, само собою зрозуміло, потрібно приділити час в першу чергу. Найчастіше працівників завалюють завданнями, які, за словами начальства, потрібно було виконати ще вчора, а на ділі вони цілком можуть почекати пару днів. Тому для того, щоб уникнути завалу від таких завдань, прискіпливо уточни у начальника, скільки часу він може виділити на виконання кожного конкретного доручення. При цьому не соромся уперти в розмові на питання, як співвіднести нове завдання з попередніми. Можливо, розібравшись в ситуації, начальство передасть «палаюче» завдання іншому співробітнику, менш зайнятого. Якщо ж це неможливо, можливо тоді шеф дасть тобі пару додаткових днів для роботи над цим питанням.

Швидше за все, над тобою дамокловим мечем висять кілька нетермінових, але важливих завдань. Наприклад, ти у тебе ніяк не доходять руки до того, щоб перенести записані в різних записниках або на листочках контакти в загальний файл на комп'ютері. Або вже котрий тиждень ти збираєшся розібратися з архівами, а руки все ніяк не доходять. Застав себе один раз впорядкувати все відкладене на потім, виділивши на це в кінці тижня пару годин, тому що це істотно полегшить твою подальше життя і дозволить зняти нервову напругу від думок про невиконану роботі.

Казка про втрачений час

Застав себе кілька днів простежити буквально щохвилини, куди йде твій час. Сфокусувавшись на цьому, ти будеш вражена, скільки часу забирають перекури або пошуки потрібної паперу в завалах документів. Ти на власні очі переконаєшся, що твої слабкості і шкідливі звички, як наприклад, зайва товариськість або неуважність, є найголовнішими пожирателями твого корисного часу. Для того, щоб впоратися з цими викрадачами, привчи себе до певних навичок:

• Навчися говорити: «Ні!» При цьому ніхто не говорить, що не потрібно нікому допомагати. Звичайно, потрібно! Але тільки в тому випадку, якщо це не заважає виконувати тобі прямі обов'язки.
• Чи не починай робочий день з перекурів або святковим балаканини з колегами. Ти вже переконалася, як засмоктує це болото. Як то кажуть: «Делу - час, потісі - годину». Всі плітки, бесіди, розмови про вічне - в обідню перерву.
• Відключи «ВКонтакте», «Однокласників» і «аську»! Комунікації в Інтернеті з'їдають масу робочого часу. Якщо по ходу твоєї роботи ICQ тобі все-таки необхідна, заведи в контакт-листі «робочу» групу і в робочий час спілкуйся тільки в ній, поставивши у всіх інших іконку «зайнята».
• Приведи в порядок робочий стіл, щоб не витрачати час на пошуки потрібних документів. Щоб тобі не доводилося щоразу знову і знову розбирати на столі завали, заведи звичку в кінці робочого дня наводити порядок на столі: розсортуй скупчилися документи і залиш під рукою тільки самі термінові і важливі папери. Решта розсортуй по шухлядах, пластиковим осередкам і папок в зручному для тебе порядку.
• Відпочивай протягом робочого дня правильно. Не потрібно впадати в крайності, працюючи цілий день, не розгинаючи спини і не дозволяючи собі розслабитися. Це теж неправильно. Найефективнішими будуть короткі перерви через кожні годину півтора. Візьми собі за правило: якщо у тебе сидяча робота, то відпочивай на ногах - пройдися по кабінету або коридорах, вийди на пару хвилин на свіже повітря, зроби легку зарядку.

У відпустку зі спокійною совістю

Щоб останні дні перед відпусткою не стали суцільною нервуванням, а сам відпустка не переривали несподівані дзвінки з офісу з вимогою негайно вийти на роботу і вирішимо незакінчені питання, якби він завершив всі свої справи заздалегідь. А для цього:

Як бачиш, не так вже й багато потрібно зробити, щоб привести свої справи в порядок і позбутися від вічних авралів. І тоді питання, як організувати робочий час, щоб все встигнути, відпаде сам собою.