Як не потонути в паперах

Істина полягає в тому, що немає необхідності повертатися до паперів. Це не означає, що вам взагалі не слід доторкатися до паперів. Однак ви можете виробити систему, що дозволяє вам знаходити для кожного паперу потрібне місце. Ви повинні взяти під контроль вхідну і вихідну папір і те, що з, нею відбувається в міру її перетворення з вхідної в вихідну. В цьому випадку ви ніколи не потоне в паперах.

Ви зможете домогтися більш швидкого вирішення питань і завершувати справи швидше, якщо не будете готувати відповіді на листи, а будете писати короткі резолюції на паперах, надісланих вам, і відсилати їх кому слід. Якщо вам слід вести облік кореспонденції, яка проходить через вас, або ж ви хочете перевірити виконання вашої вказівки, попросіть вашого секретаря приготувати вам ксерокопію папери.

Якщо вам потрібен розгорнутий відповідь, то вам допоможе диктофон. Ті, хто вміє складати листи з першої спроби, приходять в захват від економії часу, яку вони отримують за допомогою цієї техніки. Один начальник зберігає ще більше часу, надіктовивая своєму секретарю лише ключові думки і дозволяючи їй привести їх у літературну форму.

Тільки один раз, зате з толком!

Одне з моїх правил свідчить: «Беріть кожен папір в свої руки лише один раз». Постарайтеся не відкладати входить папір, яка вимагає негайної відповіді, до тих пір, поки відповідь не готовий. Набагато легше придумати найбільш прийнятних відповідей відразу ж після того, як ви прочитали лист. Крім того, якщо ви відкладіть відповідь, то витратите час на вторинне прочитання листа.

Не всі папери дозволяють вам приступити до негайних і остаточним дій; Деякі папери висять над вами протягом декількох тижнів і навіть місяців, а робота над ними вимагає дій, які розтягуються в часі. Буває і так, що слід зважити кожне слово в вашій відповіді. Іноді більш правильні рішення приходять в голову тільки після довгого міркування.

Тому в більш розгорнутому вигляді формула звучить так: «Намагайтеся брати кожен папір лише один раз. Якщо це неможливо, то намагайтеся зробити з нею хоча б що-небудь для того, щоб просунути вперед то справа, з яким вона пов'язана ». Якщо ви не зможете зробити великий крок вперед, то навіть невеликий крок стане в нагоді.

Наприклад, начальник може взяти папір і подумати:

З іншого боку, не намагайтеся робити більше, ніж необхідно. Мені скаржилася секретар на свого начальника, який прагнув досягти такої досконалості, що ніколи не відправляв листів перш, чому не переробляв їх щонайменше три рази, навіть дріб'язкові. Так як вона знала, що перші варіанти все одно не будуть відправлені, то у неї виробилася звичка друкувати недбало, і вона подавала йому на підпис екземпляри з великою кількістю помилок.