Як бухгалтеру правильно оформити прийом на роботу нового співробітника

На невеликому підприємстві бухгалтеру часто доводиться виконувати обов'язки кадровика. Відповідно, на плечі бухгалтера лягає оформлення всього купи кадрової документації. Справа ця досить складне. Бухгалтер, який не має спеціальної підготовки, ризикує допустити серйозну помилку, яка в подальшому може обернутися штрафом або навіть дискваліфікацією керівника організації. Сьогодні ми розповімо, як уникнути таких помилок при оформленні нового співробітника.

Йдучи на роботу, візьміть з собою ...

Почнемо з документів, які майбутній співробітник повинен принести з собою для оформлення. Їх перелік наведено в статті 65 Трудового кодексу. Він включає в себе паспорт, трудову книжку, страхове свідоцтво державного пенсійного страхування, військовий квиток (або приписне свідоцтво) та документ про освіту, кваліфікацію або наявність спеціальних знань. Ось, загалом-то, і все.

З цього виводимо перше правило: не можна вимагати від майбутнього співробітника заяву про прийом на роботу, свідоцтво про присвоєння ІПН, документ про реєстрацію за місцем перебування (якщо ви оформляєте громадянина РФ) і фотографії. Відповідно, не можна відмовляти працівникові в працевлаштуванні, якщо у нього немає даних документів. Більш того, вказівка ​​подібних вимог в наказах по організації або в вакансії само по собі є порушенням. За нього на підставі статті 5.27 КоАП України організацію можуть оштрафувати, а її керівника - дискваліфікувати.

Друге правило також грунтується на статті 65 Трудового кодексу. Воно полягає в тому, що навіть перераховані в ній документи можна вимагати не у всіх співробітників. Мова йде не тільки про військовому квитку, який, як відомо, є тільки у військовозобов'язаних. Так, трудову книжку і «пенсійне» свідоцтво можна запросити тільки в тих випадках, коли співробітник вже працював в іншій організації. Якщо співробітник наймається на роботу вперше, вам доведеться самостійно оформити йому трудову і пенсійне свідоцтво (ст. 65 ТК РФ). А документи про освіту майбутній співробітник зобов'язаний надати тільки тоді, коли в посадовій інструкції по тій посаді, на яку він приймається, прописані чіткі вимоги до кваліфікації, освіті або наявності спеціальних знань.

Третє правило пов'язане вже з формуванням особової справи співробітника. З поданих ним документів роботодавець може залишити собі тільки трудову книжку. З інших документів треба зняти копії, запевнити їх печаткою організації та підписом особи, яка брала документи. При цьому у випадку з паспортом копії знімаються з усіх сторінок (до речі, відомості про місце проживання, шлюбі та наявності дітей бухгалтеру стануть в нагоді не тільки при заповненні кадрових документів, а й для розрахунку ПДФО).

З договором поспішати не треба

Отже, всі необхідні документи в наявності, і здобувач готовий працевлаштуватися. Здавалося б, далі все ясно - можна оформляти трудовий договір. Однак це не так. Перед врученням трудового договору для вивчення і підписи співробітника слід ознайомити з усіма локальними актами підприємства, які стосуються організації праці. До таких актів належать положення про преміювання, оплату праці, надання відпусток, охорони праці; правила внутрішнього трудового розпорядку, колективний договір і т.п. Така вимога статті 68 Трудового кодексу. Тому поки ви займаєтеся виготовленням і запевненням копій з принесених співробітником документів, видайте йому для вивчення всі необхідні акти. Підтвердити факт ознайомлення з кожним з них співробітник повинен особистим підписом у відповідному листі ознайомлення (він зазвичай прикріплюється до самого документу, в кінці), проставивши дату і час ознайомлення.

Якщо порушити цю вимогу, то в подальшому працівникові не можна буде пред'являти претензії, пов'язані з невиконанням обов'язків, які закріплені в цих документах. Більш того, якщо співробітника не ознайомили з правилами охорони праці, то у разі нещасного випадку керівника можуть притягти навіть до кримінальної відповідальності (ст. 143 КК РФ). Так що нехтувати обов'язком за попередньою ознайомлення прийнятого співробітника з локальними актами не варто.

Після того, як приймається проставив свій підпис в листах ознайомлення з усіма локальними актами, можна приступати до підписання трудового договору. Тут треба звернути увагу на умову про випробувальний термін, який зазвичай включається в кожен трудовий договір. Якщо в договорі є така умова, необхідно перевірити, чи не входить приймається співробітник до переліку осіб, для яких не можна встановлювати випробувальний термін.

Відповідно до статті 70 Трудового кодексу термін не встановлюється для неповнолітніх, вагітних і жінок, що мають дітей у віці до півтора років. Відомості про вік співробітника і віці дітей беруться з паспорта. А ось довідку про вагітність співробітниця повинна представити самостійно. Якщо на момент підписання договору довідка представлена ​​не була, то випробувальний термін вважається встановленим законно.

Крім того, не можна встановити випробувальний термін випускникам освітніх установ. Але ця заборона поширюється далеко не на всіх випускників. Так, щоб не потрапити під випробування при прийомі на роботу, випускник повинен, по-перше, закінчити навчальний заклад, що має госаккредитацию (вона підтверджується дипломом гособразца). По-друге, з моменту видачі диплома має пройти не більше року. По-третє, співробітник повинен надходити на роботу за фахом, зазначеної в дипломі. І, по-четверте, в його трудовій книжці не повинно бути записи про те, що він вже працював за цією спеціальністю.

Якщо хоча б одне з цих чотирьох умов не виконується, що приймається на роботу випускнику можна встановити випробувальний термін. Зверніть увагу: умова про випробування фіксується в трудовому договорі саме при його укладенні. Внести таку умову потім вже не можна (ст. 70 ТК РФ).

Наказ, книжка і картка

На підставі підписаного трудового договору треба оформити наказ про прийом співробітника на роботу. Цей наказ складається за уніфікованою формою № Т-1 (затверджена наказом Мінстату України від 05.01.04 № 1), тому складнощів з його заповненням зазвичай не виникає. Головна умова тут - повна відповідність наказу договором (ст. 68 ТК РФ). Факт ознайомлення з наказом співробітник повинен підтвердити особистим підписом. При цьому ознайомлення з наказом проводиться протягом трьох днів з моменту фактичного початку роботи.

А протягом 5 днів з дня початку роботи роботодавець повинен внести запис про прийом на роботу в трудову книжку працівника. Причому, поспішати з внесенням цього запису не варто - треба дочекатися фактичного виходу співробітника на роботу, ознайомити його з наказом і тільки потім вносити запис до трудової книжки. Справа ось у чому. Якщо працівник, підписавши трудовий договір, так і не вийшов на роботу в обумовлені терміни, організація може анулювати договір в односторонньому порядку (ст. 61 ТК РФ). А ось що при цьому робити з трудовою книжкою, якщо в ній вже є запис про прийом на роботу, Кодекс замовчує. Саме тому краще чітко дотримуватися процедури і вносити запис про прийом на роботу тільки після того, як працівник фактично приступив до роботи і ознайомлений з наказом.

Ну і заключний етап оформлення прийому співробітника - заповнення особової картки на нового працівника. Форма картки також уніфікована (Т-2, затверджена наказом Мінстату України від 05.01.04 № 1), що мінімізує труднощі з її оформленням. Тут треба пам'ятати лише те, що картки належить вести на паперовому носії, так як з записами в них про прийом на роботу, перекладах і т.п. співробітника слід ознайомлювати під розпис.