Інвентаризація як правильно пронумерувати об’єкти обліку -статті

Інвентаризація полягає у фактичному підтвердження наявності у організації активів, заявлених в бухобліку, тобто в звірці фактичних і облікових даних (ст. 11 Федерального закону від 06.12.11 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік», далі - закон про бухоблік). Для даної перевірки кожного об'єкта заздалегідь присвоюється спеціальний інвентаризаційний номер.

Законодавство, що регулює бухгалтерський облік в комерційних організаціях, ніяких особливих вимог до цих номерів не пред'являє.

Вимоги до номерів

Номер повинен бути унікальним. Він видається одному об'єкту раз. Після списання даного об'єкта номер його не потрібно прив'язувати до нових, щоб уникнути помилок. Система нумерації повинна бути упорядкованою. Потрібно вибудовувати її в якусь систему, щоб з перших цифр дізнатися його основні характеристики: що це за вид об'єкта, коли він придбаний і де розташований.

Як побудувати систему нумерації

Потрібно закодувати відомості в інвентарному номері. У них може входити: рахунок обліку, номер амортизаційної групи, код за ОКОФ, період прийняття до обліку (рік, місяць), підрозділ (філія) або будівля (корпус), в якому буде використовуватися об'єкт. Тобто в інвентарному номері зашифрована вся інформація, починаючи від місця і року випуску і закінчуючи комплектацією. Він може складатися не тільки з цифр, але і з букв. Літерами можна кодувати період прийняття до обліку або місце розташування об'єкта.

Вибираючи відомості, які потрібно закодувати в номері, не робіть надто складну і надлишкову структуру інвентарного номера. Відповідно, в номер потрібно включати тільки ті критерії, які реально будуть використовуватися в роботі. І, складаючи номер, потрібно враховувати можливості застосовуваних в компанії програмних засобів: чи зможуть вони підтримувати всі закодовані в номері критерії.

Наносимо номер правильно

Зазвичай інвентарні номери наносять безпосередньо на об'єкт. Однак і тут є нюанси. Насамперед варто конкретизувати, куди саме наноситься номер. Це значно спростить сам процес інвентаризації, т. К. Комісія буде точно знати, де шукати номер, і їй не доведеться оглядати об'єкт з усіх боків в пошуку «заповітних» цифр.

Встановити в організації правило, що на машини і обладнання інвентарний номер завжди наноситься поруч із заводським (зручно шукати: це місце захищене від шкідливих впливів), а на шафи і тумбочки, мають дверцята, - всередині, на верхньому внутрішньому куті лівих дверцят (зручно наносити : менше шансів пошкодити при користуванні і прибирання; видно при будь-перестановці).

Важливий і спосіб нанесення номера. При нанесенні номера не повинен причиняться шкоди самому об'єкту. Адже цілком можливо його доведеться в майбутньому продати. А значить, номер потрібно буде видалити і, бажано, безслідно. Це також треба враховувати. Тому рекомендується маркувати об'єкти за допомогою прикріплення жетона, або шляхом нанесення номера фарбою, маркером, або шляхом прикріплення стікера на клейкою основі.

Деякі об'єкти занадто малі, щоб на них можна було нанести номер. У таких випадках номер можна взагалі не завдавати, про що необхідно зробити помітку в інвентарній картці. При цьому бажано налаштувати облікову програму таким чином, щоб бухгалтер міг швидко сформувати список таких немаркованих об'єктів із зазначенням місця їх фізичного розташування.

Законодавчо бухгалтерська нумерологія ніяк не регламентована. Це означає, що впровадити перераховані правила організація може самостійно, затвердивши відповідний локальний акт.

Зробити це можна кількома способами:

додати відповідний розділ в облікову політику організації або зробити додаток до неї. Однак не рекомендується використовувати такий варіант, тому що облікова політика підпорядковується особливими правилами в частині внесення змін і коректив (п. 6 і 7 ст. 8 закону про бухоблік). Тому вносити в неї додаткові положення не варто, щоб не позбавляти себе свободи дії.
Краще внести правила нумерації об'єктів до Положення про проведення інвентаризації в організації. І ознайомитися з ними незайвим буде не тільки бухгалтеру, а й будь-якого співробітника, що включається в інвентаризаційну комісію.

Можна затвердити в організації і окремий документ - Положення про порядок присвоєння інвентарних номерів.