Інвентаризація грошових коштів в касі покрокова інструкція

Інвентаризація грошових коштів, що знаходяться в касі - обов'язкова процедура, яка проводиться з метою контролю правильності ведення касових операцій. Процедура інвентаризації каси має ряд особливостей, які ми детально розглянемо в сьогоднішній статті.

Інвентаризація грошових коштів в касі: цілі та завдання

Суб'єкти господарювання, які мають касу і зберігають в ній готівку і грошові документи, зобов'язані періодично проводити інвентаризацію каси. Організації та підприємці інвентаризують касу з метою:

перевірити правильність ведення касових операцій (повнота і коректність заповнення ордерів і касової книги, наявність документів, що підтверджують відображення операцій, і т.п.);
проконтролювати реальність поточного обліку (відповідність фактичних залишків готівки інформації, відображеної в оборотно -сальдовой відомості);
виявити помилок в розрахунках (перевірка математичної правильності розрахунків);
проконтролювати збереження готівки і грошових документів;
перевірка дотримання правил матеріальної відповідальності касирів і керівників (завкассой, старший касир і т.п.).

Регламент інвентаризації, нормативні документи, терміни

Відповідно до переліченими вище документами необхідно розробити внутрішній нормативний акт, який регламентуватиме процедуру інвентаризації в конкретній організації. Даний документ може бути випущений окремо (Положення про інвентаризацію каси) або бути частиною загального Порядку проведення інвентаризації на фірмі. Крім того, Положення про інвентаризацію каси може бути оформлено як частина облікової політики. Це доцільно робити в разі, якщо мова йде про невелику фірму або ВП.

Окремо варто поговорити про терміни інвентаризації каси. Законодавством не затверджена періодичність перевірки ведення касових операцій. Кожна організація має право проводити перевірки на свій розсуд, дотримуючись при цьому затверджені внутрішні положення. При цьому слід знати, що законом затверджені випадки обов'язкової перевірки каси. Ось основні з них:

щорічно, перед складанням річної бухзвітності, слід проінвентаризувати касу і подати в бухгалтерію інформацію про залишки готівки і грошових документів;
в разі, якщо відбулася зміна Мола (звільнений завкассой, касир переведений на іншу посаду і т.п.), обов'язково потрібно провести інвентаризацію каси з метою перевірки схоронності готівки;
інвентаризація каси обов'язкова за фактом проведення будь-якої з форм реорганізації компанії (злиття, поглинання, зміна правової форми тощо), а також при ліквідації і банкрутство;
в ситуації, коли на підприємстві встановлено факти розкрадань і зловживань з боку працівників каси, то на підставі відповідних актів слід провести інвентаризацію.

При оформленні Положення про інвентаризацію каси на підприємстві слід враховувати всі перераховані вище випадки. Доцільно скласти документ у вигляді графіка, в якому вказати дати перевірки каси, а також окремо описати випадки обов'язкових ревізій у відповідність до законодавчих вимог.

Як проінвентаризувати касу: покрокова інструкція, документи, проводки

Далі ми поетапно розглянемо процедуру інвентаризації каси, а також розповімо, які документи при цьому слід оформляти.

Етап 1. Підготовка до інвентаризації

Підготовчий етап перевірки каси починається з видання наказу про її проведення. У документі слід вказати:

дату перевірки. Якщо мова йде про комплексну інвентаризацію всіх кас підприємства (наприклад, перевірка кас мережі магазинів), то доцільно скласти графік, в якому вказати дату проведення перевірок конкретної каси, а також загальний період інвентаризації;
склад інвентаризаційної групи. Членами перевіряє групи можуть бути працівники бухгалтерії, підрозділів аудиту, фінансового моніторингу та безпеки, а також працівники інших відділів контролю. Інвентаризувати касу заборонено співробітникам взаємозалежних з касою підрозділів;
документ, що підтверджує результати перевірки (акт за формою інв-15).

Етап 2. Процедура перевірки

У день перевірки члени інвентаризаційної групи є в касу. На момент проведення перевірки всі касові операції повинні бути припинені, а саме:

всі видаткові та прибуткові ордери передані в бухгалтерію;
грошові кошти та документи, що знаходяться в касі і передані під відповідальність касира, оприбутковані;
готівка, видана з каси, списана, про що є відповідні підтверджуючі документи.

У разі, якщо на момент початку перевірки касир не передав в бухгалтерію частина прибуткових або видаткових ордерів, то їх слід подати контролерам для перевірки. Також касир зобов'язаний передати перевіряючим документ, що відображає інформацію про залишки грошей і документів в касі (оборотно-сальдова відомість).

Далі перевіряючі переходять до основного етапу інвентаризації, а саме до перерахунку готівки і грошових документів. Присутність всіх членів інвентаризаційної комісії - обов'язкова умова для проведення даної процедури. Перерахунок грошей може здійснюватися як вручну, так і з використанням ККТ. За фактом перерахунку перевіряючий порівнює отриманий результат з даними, зазначеними в оборотно-сальдової відомості.

Етап 3. Оформлення результатів.

За фактом перевірки можливий один з результатів перевірки, а саме:

сума готівки і грошових документів відповідає інформації, зазначеній в оборотно-сальдової відомості;
виявлено надлишок грошей;
виявлена недостача готівки.

Незалежно від результату інвентаризації, перевіряючі зобов'язані оформити результат перевірки актом за формою інв-15. Розповімо про деякі особливості заповнення бланка інв-15:

При оформленні бланка обов'язково заповнення необхідних реквізитів: найменування суб'єкта господарювання, код КВЕД, підстава для проведення інвентаризації (номер, дата наказу), номер, дата акту, а також дату, на яку проводилася перевірка. Підкреслимо, що акт про інвентаризацію складається в день її проведення, не пізніш;
В основній частині акта перевіряючий вказує облікову і фактичну суму грошових коштів і документів. Обидва показники відображаються в розрізі видів готівки і документів (окремо готівку, марки, цінні папери і т.п.). Суми повинні бути вказані як цифрами, так і прописом;
За фактом перевірки в акті відображається інформація про виявлені надлишки / недостачі (при наявності). У разі, якщо облікові дані про засоби і документах відповідають з їх фактичною наявністю, то в графа «Надлишки», «Недостача» ставляться прочерки;
Зворотний бік бланка містить інформацію, що стосується пояснень молом причин виявлених нестач (надлишків), а також рішення керівника організації з даного питання (догана, звільнення, необхідність погашення суму недостачі за рахунок відповідальної особи або підприємства і т.п.).

Обов'язкова умова для визнання акта інвентаризації дійсним - наявність всіх необхідних підписів, а саме:

членів комісії, які стверджують акт;
Молу, що підтверджує факт відповідального зберігання цінностей, перерахованих в акті (додаткова підпис - в разі пояснення причин надлишків / недостач);
керівника під рішенням, прийнятим щодо виявлених надлишків / недостач.

Етап 4. Облік результатів інвентаризації.

У разі, якщо будь-які відхилення за результатами інвентаризації виявлено не було, то відображати результати перевірки в обліку не потрібно. Якщо ж в касі виявлені надлишки або виявлена недостача, то цей факт необхідно відобразити в обліку.

Розглянемо приклади по кожному з випадків.

Недостача покрита за рахунок коштів молу

Недостача покрита за рахунок коштів організації

Згідно акту інв-15, в касі АТ «Сіріус», виявлена недостача готівки в сумі 1.302 руб. Завкассой Петренко визнаний винним у розтраті коштів. Недостача покрита за рахунок Петренко.

В акті інв-15 зазначено про недостачу, виявленої в касі магазину «Колос», в сумі 303 руб. Винних у нестачі особи встановлені не були, сума віднесена в рахунок витрат «Колоса».

Дт 94 Кт 50 Сума 1.302 руб.

Відображено недостачу, виявлена в касі АТ «Сіріус»

Дт 94 Кт 50 Сума 303 руб.

Відображено недостачу, виявлена в касі «Колоса»

Дт 73 Кт 94
Сума 1.302 руб.

Недостача покрита за рахунок коштів Петренко

Дт 91.2 Кт 94
Сума 1.302 руб.

Сума недостачі віднесена в рахунок витрат «Колоса».

Порушення при проведенні інвентаризації каси

Порушення №1. Відсутність одного з члена інвентаризаційної групи.

Наказом про проведення інвентаризації каси на ОА «Тріада» затверджений список членів комісії. У день інвентаризації один з членів групи (Суботін К.П.) не з'явився на роботу через хворобу. Перевірка каси проводилася без Суботіна, його підпис відсутній в акті інв-15.

В даному випадку «тріадою» допущена досить поширена помилка. У разі відсутності одного з членів групи, його слід замінити на іншого співробітника з відповідними повноваженнями, після чого внести відповідні зміни до наказу про інвентаризацію.

Порушення №2. Перерахунок готівки в касі проводиться в присутності одного з перевіряючих і завкассой.

При перерахунку готівки під час інвентаризації каси ТОВ «Фламінго» був присутній член комісії Голубєв і завкассой Кукушкіна. Надлишків і недостач за фактом перевірки виявлено не було, в акті інв-15 поставили підписи всі члени комісії.

Присутність всіх членів комісії при перерахунку готівки - обов'язкова умова для визнання акта інв-15 дійсним. В даному випадку мало місце порушення порядку проведення перевірки каси, акт, складений за її результатами, є недійсним.

Порушення №3. Касир не був ознайомлений з актом інв-15.

За результатами перевірки каси АТ «Колібрі» виявлено недостачу в сумі 5.702 руб. За рішенням директора «Колібрі», відбитому в акті інв-15, винним у розтраті коштів визнаний завкассой Комов, в зв'язку з чим він є зобов'язаним погасити суму недостачі за рахунок власних коштів. Акт інв-15 підписаний членами комісії та директором «Колібрі». Підписи Комова в акті відсутні.

Так як завкассой Комов ні ознайомлений з результатами інвентаризації, рішення про визнання його винним і факт утримання коштів в рахунок погашення недостачі є неправомірним. Згідно із законодавством, Комов повинен бути ознайомлений з результатами перевірки, а також пояснити причини виявленої недостачі.