Інформаційна система організації - теорія організації - монастирський гл бібліотека українських

93 Інформаційна система організації

Сучасні організації застосовують інформаційні технології для вдосконалення методів роботи В результаті змінюється організаційна структура, розробляються нові організаційні взаємозв'язки, які раніше ек кономічно були неможливі Тому інформаційні технології є дуже перспективною і ефективною сферою для капіталовкладень Принципова схема побудови і взаємодії основних елементів сучасної інформаційної сист еми організації представлена . на рис 9. 9.3.

Інформаційну систему організацій доцільно розглядати в розрізі наступних підсистем:

• підсистема адміністративної інформації (законодавчі акти, нормативні акти, методичний матеріал);

• підсистема накопичення і зберігання даних (комп'ютерний банк даних);

• облікова підсистема (бухгалтерський облік, податковий облік, статистика, моніторинг);

• експлуатаційна підсистема (розробка цільових програм, проектні послуги, управління персоналом, видавнича діяльність);

• комп'ютерна підсистема (Інтернет, внутрішня комп'ютерна підсистема)

Зміни в організації та техніці управління під впливом інформаційних технологій і автоматизованих офісів відбуваються за наступними напрямками По-перше, докорінно змінюється організація і техніка інформаці ції забезпечення керівника Особливого значення набуває масове впровадження міні-і мікрокомп'ютерів, персональних комп'ютерів як складових частин інформаційних систем, пов'язаних з мережею банків даних При цьому робота зі збору, обробки та розповсюдження інформації здійснюється зручними інтерфейсами "людина - ЕОМ ", Що не потребують спеціальної підготовки (діалоги на природній мові, мовне введення - виведення інформації) Істотно змі. Істотно змі-

змінюється також техніка зберігання і обробки інформації Автоматизуються системи прийняття, упорядкування, зберігання та передачі інформації, в яких підтримується чистота інформаційних каналів і не допуск кається неповнота інформації, дублювання, введення інформації, розрахованої на інші рівні управленійя.

По-друге, здійснюється автоматизація окремих функцій керівника Зросла кількість ефективних автоматизованих систем, що охоплюють виробництво, господарську діяльність, організаційно-технологічні процеси і Велика частина роботи при складанні планів передається комп'ютера При цьому істотно підвищується якість планів, розроблених з використанням мікрокомп'ютерів на нижчому рівні управління Крім того, ч ітко узгоджуються плани для окремих підсистем системи управління Удосконалюються системи контрол , Що дозволяють виявити відхилення від запланованого рівня та причин виникнення таких отклоненійілень.

По-третє, істотно змінюються і засоби комунікації, не рахуючи обміну повідомленнями через мережу мікропроцесорів Особливого значення набуває система телекомунікацій, яка дає можливість проведено ня заочних нарад, телеконференцій (учасники яких можуть знаходитися один від одного на значних відстанях), оперативної передачі інформації Відповідно змінюються методи і техніка комунікаційних відно син керівників з підлеглими і органами управління вищого уровняня.

Автоматизований офіс висуває нові вимоги до ділових якостей керівника, серед яких вміння і навички користуватися складною технікою управління, визначати стратегію розвитку системи, керувати колективом м, мотивувати і направляти його діяльність Особливе місце займає вміння вирішувати конфлікти, оперативно реагувати на виникнення проблемних ситуацій, чітко обґрунтовувати прийняті рішення, своєчасно доводити їх до виконавців Творчий підхід до вирішення управлінських завдань, розвиток стратегічного ми лення керівників сприяють використанню нових інформаційних технологій, можливості автоматизованого їх офісеів.

час в процесі навчання кадрів велика увага приділяється так званим корпоративним системам, тобто комплексним інформаційним системам управління організаціями У цьому випадку електронна обробка даних з забезпечує всі сторони управління організаціями Перебуваючи на своєму робочому місці, керівники отримують необхідну інформацію Поява персональних комп'ютерів, які можуть бути підключені до інших ЕОМ значно розширила можливості використання баз даних конкретними користувачами для оперативного отримання необхідної інформації з великих її масивів Персональні ЕОМ дозволяють отримувати порівню дані, відстежено ать динаміку зміни показників, в тому числі і в графічному віделяді.

Інформаційні мережі створюють реальні передумови для формування ряду нових принципів управління, що відповідають змінам зовнішнього і внутрішнього середовища організації Сутність цих принципів склепіння иться до такого:

• відбуваються контактів не керівника з підлеглими, а рівноправних працівників;

• кожен співробітник повинен мати доступ до будь-якої інформації про організацію, до знань будь-якого співробітника організації;

• повинні діяти команди, які працюють або над певним проектом, або з певним замовником, або класом клієнтів;

• цілісність організації підтримується за рахунок створення мережі команд;

• робота ведеться в режимі реального часу, включаючи "запаралелювання" робіт і їх итеративно-комунікаційну організацію (замість послідовної і кооперативної);

• створюються техніко-організаційні умови для формування віртуальних ланок, члени яких можуть знаходитися в різних географічних точках

Використання інформаційних технологій, мережі Інтернет і всіх видів мережевої організації, незліченних комп'ютерних програм дозволяє не тільки оперативно отримувати інформацію і приймати рішення але і призводить багато істотних організаційних змін Скорочується бюрократичний апарат, переглядаються традиційні погляди на роль і механізм ефективного зв'язку корпорацій, відкриваються безмежні мо жлівості фінансових ринків, інвестування, зміцнюється згуртованість персоналу З Інтернетом пов'язана реальна дифузія знань, х доступність в будь-якому куточку землі, загальне залучення людей до культ урніх цінностей Істотно збільшуються темпи зростання продуктивності фізичної та розумової праці найбільшою мірою інформаційну економіку втілюють інновації і знання Економічний і управлінський потенції л організації залежить від здатності менеджерів контролювати інформацію, маніпулювати нею, зоріентовувати персонал на найбільш ефективне використання ресурсеурсів.

Особливо важливими складовими інформаційної системи управління:

• матеріали, що визначають діяльність організації в сфері управління (законодавчі та інші нормативно-правові акти, договірні зобов'язання і планові завдання, завдання органів вищого рівня, результати і контрольних актів)

• дані про кількісний та якісний склад, рівень підготовки і кваліфікаційне зростання персоналу організації (сукупність всіх даних, що характеризують людський потенціал суб'єкта управління)

Система інформаційного забезпечення організацій повинна відповідати наступним вимогам: зберігати інформацію в обсязі, і достатній для вирішення завдань організації, здійснювати копіювань ня і зберігання масивів інформації відповідно до вимог до зберігання інформації; забезпечувати мінімальний обсяг ручного ведення вхідних даних; гарантувати можливість розширення інформаційних масивів і з урахуванням перспектив розвитку систем.