Хто може бути довіреною особою компанії

Представлення інтересів індивідуального підприємця або юридичної особи як у відносинах з контрагентами, так і в різних державних структурах, досить часте явище в бізнесі. Часом керівнику компанії просто необхідно бути присутнім одночасно в декількох місцях, що зробити фізично неможливо.

Якраз для оперативного і своєчасного виконання поставлених завдань, організації вдаються до наділення повноваженнями в повному обсязі або в частині за допомогою доручення певних осіб, власних працівників або співробітників залучених ззовні. Однак необхідно знати нюанси оформлення так званих довірчих відносин, оскільки саме ведення комерційної діяльності потребує вирішення господарських питань, що супроводжуються проставлянням підписів на відповідній документації.

Чим підтверджуються повноваження?

Як правило, першими особами організації, що володіють правом представляти інтереси компанії і делегувати свої повноваження, є їх керівники - генеральні директори або директора, що входять до складу колегіального виконавчого органу юридичної особи. Незалежно від найменування їх посади, і перші і другі, є «довіреними» особами компанії на підставі її Установчих документів, а саме Статуту, в якому повинен бути окреслено коло питань, що відносяться до їх виключної компетенції. В цьому випадку довірителем є засновник юридичної особи, який розробив і затвердив Статут, закріпивши, таким чином, правомочності генерального директора або директора, який є вищим виконавчим органом компанії. Змінити або доповнити повноваження керівників можна тільки за допомогою внесення до Статуту компанії відповідних змін.

При цьому керівникам компанії, не потрібна будь-яка довіреність для реалізації покладених на них функцій. У Статуті компанії може міститися і перелік осіб, які мають право діяти в її інтересах без довіреності, наприклад, заступник генерального директора, для легалізації прав якого потрібно пам'ятати про наявність документів, що підтверджують фактичну відсутність керівника компанії в момент вчинення дій, що вимагають від заступника повноважень гендиректора . Але це швидше виняток з правил. Крім того, керівник організації, як і будь-який її довірена особа, має право передоручити свої повноваження або їх частину іншій особі, якщо уповноважена на це довіреністю або ж за збігом несприятливих обставин змушений це зробити для охорони інтересів особи, яка видала довіреність. Про передоверии в таких випадках, довіритель повинен бути обов'язково повідомлені.

Довірені особи компанії

Вищий виконавчий орган юридичної особи має право видавати довіреності іншим особам, для представлення інтересів компанії. В якості таких можуть залучатися працівники, наділені повноваженнями виходячи з їх посадових обов'язків, наприклад, бухгалтер. Як правило, в посадові обов'язки даних співробітників входить оформлення первинної товаросопроводительной документації, рахунків-фактур, товарних накладних та інше. Як довірених осіб можуть залучатися і особи, які в штат компанії не входять, але запрошені для вирішення окремих завдань, наприклад аудитори, юристи, адвокати і т.д.

Правила подання

Чинне цивільне законодавство України встановлює письмову форму довіреності, визначаючи її як повноваження, яке видається однією особою іншій особі для представництва його інтересів перед третіми особами. Це означає, що всі угоди представника здійснюються від імені та в інтересах особи, яку представляють. Крім того, представник не має права укладати угоди від імені подається, але відносно особисто себе або щодо іншої особи, представником якої він одночасно є. Винятком з цього правила є випадки комерційного представництва.

форма довіреності

Доручення складається або в простій письмовій формі або в письмовій формі, але з нотаріальним посвідченням і являє собою текст з переліком повноважень і зазначенням на довірителя і довірена особа. Довіреність засвідчується підписами довіреної особи та довірителя, а також круглою печаткою юридичної особи, якщо не потребує нотаріального посвідчення. В даному випадку мова йде про простій письмовій формі довіреності, на відміну від якої нотаріальна довіреність виглядає трохи інакше. Відповідно до чинного законодавства України нотаріальна форма довіреності необхідна при представленні інтересів організації тільки в спеціально передбачених випадках, наприклад при реєстрації права власності на нерухоме майно.

припинення довіреності

Відповідно до ГК РФ, дія довіреності може бути припинено в одному з наступних випадків:

Закінчення строку дії довіреності;

Скасування довіреності довірителем;

Відмова особи, якій видана довіреність, скористатися наданими за дорученням правами;

Припинення дії організації, що видала довіреність, якщо мова йде про довірителя - юридичну особу;

Припинення існування організації, якщо мова йде про довірену - юридичну особу;

Визнання недієздатним або безвісно відсутнім громадянина, якій довіреність була видана.

На особливу увагу заслуговує припинення дії довіреності у разі скасування її доверітелем- юридичною особою, оскільки при зміні керівництва компанії, новий керівник, як правило, переглядає перелік довірених осіб, особливо якщо їх права носять вичерпний характер. З одного боку новий керівник не знає колективу, а значить, не може довіряти співробітникам. Тому йому слід сповістити про скасування довіреностей в письмовому вигляді тих, кому такі були видані колишнім керівництвом. З іншого боку законом не встановлена форма належного повідомлення довірених осіб, тому можна зробити це як безпосередньо, так і скористатися публічними джерелами сповіщення, наприклад, ЗМІ.

Принципове значення при наявності довірчих відносин в будь-яких ситуаціях має благонадійність учасників з кожної зі сторін, а вже потім знання всіх нюансів складання та підписання довіреностей. Перш за все, це стосується юридичних осіб, керівництво яких може скористатися довірливістю співробітників і делегувати їм повноваження на підписання сумнівних документів, так і співробітників зловживають переданими їм за дорученням правами. Але в будь-якому випадку, варто пам'ятати, що довіреність, видана фізичною або юридичною особою - це право бути довірителем, але ніяк не обов'язок, а значить, якщо у потенційного довіреної особи є сумніви в законності та правильності утримання пропонованого на підпис документа, ви маєте повне право відмовитися від його підписання. І наостанок, довіреним особам - співробітникам організацій, яким керівник передав частину своїх повноважень потрібно пам'ятати, що виступаючи одноосібним виконавчим органом юридичної особи, відповідальність за порушення він стане нести в повному обсязі.