Хто і за якими критеріями визначає, що друк прийшла в непридатність як оформити знищення печатки

Хто і за якими критеріями визначає, що друк прийшла в непридатність? Якщо одна-дві букви постійно не друкують в відбитку, це привід її міняти? Або приводом буде «відсутність» слова або цифр в якомусь номері?
Як оформити знищення печатки? Які організаційні дії потрібно робити, якщо знищується стара і одночасно вводиться в дію нова основна печатка організації? Чи буде простіше алгоритм, якщо знищується або замінюється не головна печатка організації, а, наприклад, друк для договорів?

Основним і єдиним критерієм придатності до використання преси як механічного пристрою і засоби оргтехніки є повна відповідність реквізитів її відбитка:

• тим реквізитами, які встановлені наказом про введення її в дію, і
• тим зразком накладки ( «гумки»), який розроблений (і затверджений як ескіз, зразок) відповідальним за роботу з печатками і штампами в організації. Тобто ескіз друку краще розробляти самим (малювати «в кривих» у відповідній програмі), а не замовляти в сторонньої майстерні. Майстерня тільки виготовляє накладку за вашими ескізами.

Якщо не друкують одна або дві букви або цифри в реквізитах друку, то спочатку необхідно просто «почистити» накладку друку. але не голкою або гострим предметом, а спеціальним розчином, який разом з фарбою для друку заздалегідь можна придбати в майстерні або в магазині канцелярського приладдя. Якщо це «непропечативаніе» викликано пошкодженням накладки, яка повинна бути виготовлена ​​зі стійкого до стирання полімеру або в крайньому випадку гуми, то дійсно друк (накладка друку) підлягає заміні. При замовленні друку завжди слід перевіряти на сайті майстерні (компанії по виготовленню печаток) відповідні параметри і гарантії в залежності від застосовуваних при виготовленні матеріалів.

1. Якщо у вашій організації розроблені, затверджені і знаходяться на відповідальному зберіганні (в службі діловодства або в службі безпеки) всі ескізи і основний ( «головною») друку, і печаток спеціального призначення (ескізи зберігаються і в паперовій, і в електронній формі) , то організаційна процедура заміни друку буде полягати в оформленні відповідного акта спеціальною комісією (Приклад 1).

Порядок створення цієї комісії, її посадовий склад і навіть форма акта можуть бути затверджені положення про роботі з печатками і штампами організації, яке затверджується наказом першого керівника. Як правило, до складу комісії включаються:

• керівник служби діловодства,
• керівник служби безпеки та
• заступник першого керівника по загальним або організаційних питань.

Ви заздалегідь замовляєте нову накладку, отримуєте її, збираєте комісію і колегіально знімаєте з механічного пристрою стару накладку і наклеюєте нову. Стару накладку знищуєте шляхом шредірованія або розрізання ножицями на дрібні частини, які не передбачають будь-якої можливості відновлення накладки друку. Саме про цю дію і складається акт. Такий же порядок дотримується при заміні зіпсованих накладок печаток спеціального призначення, наприклад, друку «Для договорів».

2. Якщо у вашій організації немає затверджених і розроблених ескізів печаток, а заміні підлягає основна печатка. то процедура може істотно ускладнитися. Навіть при скануванні відбитка діючої друку і використанні його в якості ескізу (зразка) при оформленні на новій накладці тих же реквізитів тим же шрифтом можуть виникнути зміни в товщині ліній і шрифту, умовних знаків і т.п. відмінності, які можуть бути обумовлені використанням іншого матеріалу накладки, інший оснащенням і стати занадто помітними, особливо при збільшенні. І це зажадає:

• заміни картки із зразками підписів і відбитка печатки ( «банківської» картки), її нотаріального посвідчення;
• видання наказу по основній діяльності про введення в дію нової основної ( «головною») друку, тому що вона буде вже візуально інший (Приклад 2);
• повідомлення клієнтів і контрагентів тощо дій.

3. Як правило, дійсна заміна основної печатки відбувається у випадках перейменування організації, зміни її організаційно-правової форми або ідентифікаційних реквізитів (ОГРН, ІПН). що відбувається досить рідко і супроводжується оформленням (переоформленням) відповідних установчих та організаційних документів. У цих випадках видається наказ про введення в дію нової основної печатки, в якому повинні бути перераховані всі її реквізити та може бути навіть проставлено сам «контрольний» відбиток (так роблять деякі організації, цей досвід виправданий, але поки не визнаний в якості «кращої практики »). Крім того, ескіз друку може бути оформлений як додаток до наказу.

У цій ситуації, так само як і в описаній під номером 2, текст розпорядчої частини наказу буде однаковим (див. Приклад 2), відрізнятися буде тільки вступна частина, де викладається причина введення в дію нової печатки.

Якщо мова йде просто про знищення накладки відбитку печатки або штампа. то досить скласти акт про знищення, який повинен бути затверджений першим керівником організації.

Акт про знищення печатки