Хороша система внутрішньофірмового контролю __ _______ найбільш широко поширеним механізмом для
Найбільш широко поширеним механізмом для попередження шахрайства стали різні системи внутрішньо фірмового контролю. Стандарт Інституту внутрішньофірмового аудиту, наприклад, стверджує наступне:
Попередження шахрайства. Профілактика шахрайства на увазі дії, спрямовані на перешкоджання здійсненню зловживань, а якщо воно вже мало місце - на зменшення ступеня його розголосу. Основний спосіб попередження шахрайств - це створення відповідної системи контролю. Головна відповідальність за створення і роботу системи контролю лежить на керівниках (Див. Стандарт Інституту внутрішньофірмового аудиту № 1. Control: ConceptsandResponsibilities).
Обов'язки штатних аудиторів. Служба внутрішньофірмового аудиту повинна сприяти профілактиці шахрайства шляхом проведення перевірок і оцінки адекватності та ефективності контрольних заходів, співвідносячи їх з потенційним ризиком, властивим окремим напрямкам діяльності даної фірми. Виконуючи свої обов'язки, служба внутрішньо фірмового аудиту повинна, наприклад, визначити:
а) сприяє організаційна структура і трудова атмосфера в даній фірмі дотримання заходів контролю;
б) наскільки реалістичні поставлені цілі і завдання;
в) чи є документи (тобто «кодекси честі >>), в яких перераховані заборонені в даній організації дії і ті заходи, які слід вжити при виявленні окремих порушень;
г) чи є та чи виконується система затвердження тих чи інших угод;
д) розроблено та впроваджено механізми (політика, практика, процедури, система звітності і т. п.) для контролю за персоналом та збереження коштів фірми, особливо в сферах підвищеного ризику;
е) чи забезпечують наявні інформаційні канали правильне і достовірне інформування керівництва;
ж) які потрібні рекомендації по впровадженню і посилення ефективних контролюючих заходів з метою попередження випадків шахрайства.
нізації і підвищення кваліфікації персоналу, а також методи роботи Ради директорів. До цій атмосфері відноситься і> що склалася практика прийому на роботу, і організація діяльності служб внутрішньо фірмового аудиту. Рівень організації бухгалтерської звітності оцінюється за якістю наданої інформації, її повноті та своєчасності, правильності структурування, затвердження і зроблених на її основі висновків. Хороші контрольні заходи охоплюють такі заходи, як регулярні інвентаризації, відповідні процедури затвердження, розподіл обов'язків, здійснення незалежних перевірок і належного документообігу. Система контролю, яка задовольнить зазначеним вище вимогам, надає хороші передумови для того, щоб дана організація досягла поставлених перед нею цілей.
Звичайно, якщо людина володіє якоюсь? Або фірмою і є її єдиним співробітником, то ніяких особливих заходів контролю йому не потрібно. Господар не буде красти у самого себе або погано ставитися до свого клієнта. Але коли в організації працюють тисячі співробітників, нехай навіть їх буде всього двоє чи троє, то для того, щоб бути впевненим, що всі вони працюють так, як поводився б єдиний господар, контроль необхідний.
Структура внутрішньофірмового контролю не може бути ефективною без урахування її призначення і працездатності. Навіть якщо на папері така система виглядає ідеально, ефективність її залежить від компетентності і взаємин тих
людей, які її використовують. Візьмемо, приміром, фірму, де її правила вимагають обов'язкового подвійного перерахунку надходять готівки і чеків. Якщо хоча б один з двох працівників, на яких покладено дані обов'язки, не буде дотримуватися інструкції або почне неуважно ставитися до своєї роботи, гроші легко можуть бути викрадені. У цьому випадку один з цих двох працівників міг би вирішити навмисно завищувати суми в облікових регістрах для покриття вкраденої готівки. Подібний подвійний контроль може здійснюватися тільки тоді, коли обидва працівники гранично зосереджені на виконанні своїх обов'язків і точно знають, як їх слід виконувати.
Так як завжди є внутрішні обмеження застосовності контрольних заходів, система контролю сама по собі ніколи не може дати повної впевненості в тому, що всі зловживання будуть вчасно припинені. Спроби попередити шахрайство лише за допомогою хорошої системи внутрішньофірмового контролю нагадують боротьбу з пожежею в хмарочосі за допомогою єдиного городнього шланга. Але в поєднанні з іншими, описаними нижче, методами контроль є надзвичайно важливим фактором у запобіганні випадків шахрайства.
При визначенні того, які контролюючі заходи повинні проводитися в тій чи іншій організації, дуже важливо знати, з якими видами ризику дана фірма стикається і які види помилок цей ризик може за собою спричинити. Будучи заснованими на оцінці ризиків, заходи контролю зможуть їх усунути або звести до мінімуму. Одного разу певні і впроваджені в практику контрольні заходи повинні постійно перевірятися на предмет їх дотримання та загальної ефективності. Крім того, при визначенні того, які впроваджувати заходи контролю, важливо оцінити витрати на них і можливу їх віддачу. Наприклад, якщо, з точки зору оцінки ризику, найбільш підходящим методом представляється розподіл обов'язків, то, з точки зору витрат, цей спосіб буде досить дорогим. Це особливо характерно для невеликих фірм, де працюють лише кілька співробітників, - в цьому випадку розподіл обов'язків буде занадто дорогим, якщо взагалі не неможливим. У подібних випадках потрібно шукати менш дорогі і більш відповідні конкретним умовам способи контролю. Так, наприклад, в невеликій фірмі з вісьмома співробітниками її власник для контролю за фінансовими операціями може особисто підписувати всі чеки і банківські платіжні доручення.
Часто проблема полягає не в нестачі контролюючих заходів, а в їх ігноруванні - як керівництвом організації, так і рядові працівники приймають.
Тут нам варто розглянути приклад розкрадання 3,2 мільйона доларів з не надто великого банку - про цей випадок ми вже говорили вище.
Марджорі С. завідуюча бухгалтерією невеликого банку, відповідала за правильність всієї документації. Протягом семи років їй вдалося завдати банку збиток в розмірі 3,2 мільйона доларів, що склало приблизно 10% всіх активів цього банку. Аудитори і керівництво банку погодилися, що у ввіреному їй підрозділі не було необхідного розподілу обов'язків, але вони вважали, що у них були інші способи контролю, які могли б попередити її аферу, - такі, які забезпечували «достатню впевненість», що в цьому банку ніякого шахрайства бути не може. Ось деякі з цих способів контролю і те, як вони були обійдені:
1. Усі які суми і трансфери повинні були проходити через касирів. Проте співробітники, що заповнювали відомості, могли підписуватися і за керівників банку, і за самих себе. Більшість працівників цього банку про це знали, але так як це робилося за рішенням самого президента банку, їм і в голову не приходила думка про порочність подібної практики.
2. Всі документи повинні були проходити перевірку сторонніми аудиторами. Але у Марджорі був поруч з її столом замкнений сейф, ключ від якого був тільки у неї. Клієнт, документи якого були Марджорі фальсифіковані, звернувся зі скаргою, але йому було сказано почекати, поки та не повернеться з відпустки - його папери були замкнені в її сейфі.
3. Передбачалося, що аудитори можуть спілкуватися з будь-яким із співробітників, але Марджорі наказала своїм підлеглим не давати їм ніякої інформації. Таким чином необхідні дані вони могли отримати тільки від неї.
4. Кожен співробітник банку зобов'язаний був протягом року мати двотижневу відпустку. На прохання Марджорі керівникам було дозволено робити виключення з цього правила. З? За того, що, за її словами, «вся звітність полетить під три чорти», якщо вона піде на два тижні, їй було дозволено брати цю відпустку по одному дню. Крім того, під час її відсутності нікому не було дозволено її заміщати.
5. Коріння загальної бухгалтерської книги повинні були підписуватися двома людьми - тим, хто вносив запис, і іншим співробітником. Для того щоб обійти подібний контроль, Марджорі просила своїх співробітників підписати заздалегідь 10-12 корінців, нібито для того, щоб потім їх «не турбувати».
6. Передбачалося, що банк повинен відкриватися і закриватися відповідно до встановлених правил, але у багатьох співробітників були свої ключі, так що вони могли входити в банк, коли їм заманеться.
7. Передбачалося, що в банку є ефективна служба внутрішнього аудиту, проте за два останні роки ця служба не надала жодного звіту. Навіть коли ці звіти і готувалися, то рахунки окремих працівників не перевірялися, як не відбувались і інші контрольні перевірки, наприклад, раптові розтину вхідної та вихідної кореспонденції, яка причетна до федеральної резервної системи.
8. Вхідні та вихідні платіжні доручення повинні були негайно мікрофільміроваться. Цей захід контролю порушувалася трьома способами. Під? Перше, ці документи мікрофільміровалісь не відразу. Під? Друге, іноді ця процедура взагалі не проводилася. В? Третє, Марджорі часто вдавалося видаляти частину документів до їх мікрофільмування.
9. Рахунки співробітників не проходили регулярних перевірок з боку служби внутрішньофірмового аудиту або керівництва, але навіть коли подібні перевірки і мали місце, не задавалося ніяких питань, чому надходження на рахунок Марджорі значно перевищували суму її річного офіційного доходу.
10. Співробітникам могли бути надані позички тільки за умови, якщо ці співробітники виконували відповідні вимоги, як це і буває зазвичай для сторонньої клієнтури. Проте Марджорі була надана позика під нерухомість в розмірі 170 000 доларів без всяких пояснень з її боку, яким чином вона збирається виплачувати частку як вона змогла дозволити собі купити такий будинок.
І. Співробітникам бухгалтерії не дозволялося безпосередньо отримувати свої чеки на виплату заробітної плати. Незважаючи на це, вони регулярно витягали з конвертів заповнені чеки до їх відправлення поштою.
12. Керівники повинні були щодня знайомитися з основними документами, наприклад, зі звітом про фінансовий стан на даний день, звітами про великі угоди і
Овердрафт. Але керівництво або взагалі не заглядало в ці документи, або не звертати на них особливої уваги. У звітах про фінансовий стан спостерігалися денні коливання, що перевищували три мільйони доларів, а в інших документах можна було б помітити величезні надходження на рахунок Марджорі. Крім того, за перші чотири роки роботи Марджорі її ім'я з'являлося в документах про овердрафт 97 разів!
Якби всі ці заходи контролю дотримувалися, шахрайство Марджорі було б запобігти або, принаймні, виявлено на самому початку. Оскільки ж самі керівники, а слідом за ними і підлеглі нехтували ними, вся ця банківська «достатня впевненість» виявилася зовсім безглуздою.
Перевірки документації і записів в бухгалтерських книгах, незалежні перевірки можуть допомогти при виявленні випадків зловживань. На жаль, на практиці контролюючі заходи часто виконуються зовсім не так, як вони були задумані. Іноді їх недотримання викликається байдужістю до контролю з боку керівництва, а тоді, коли керівники наполягають на точному дотриманні всіх правил, співробітники не дотримуються їх через відсутність елементарної зацікавленості, неприйняття керівництвом в разі недотримання встановлених правил каральних заходів або по какой? Або іншої причини. Так як заходи по контролю в кращому випадку можуть дати лише відносну впевненість, вони є лише одним з елементів загального плану щодо попередження шахрайства.