Графік відпусток і документальне оформлення відпустки

Зуєв Сергій | корпоративний консультант МКА «Калінін, Трач і Партнери»

Т Рудова відносини найбільш детально врегульовані українським правом. Практично всі питання, які виникають в рамках трудового договору, знайшли своє рішення в Трудовому кодексі України 1 та інших нормативних актах.

Що таке основна відпустка?

Для тих, кому робота приносить радість тільки 2 рази в місяць (в дні отримання заробітної плати), відпустка - це найщасливіший час. Для тих же, хто зводить свою роботу в культ, відпустка - це страшний час, коли їх змушують байдикувати. Незважаючи на це, і для тих, і для інших відпустку - це, перш за все, можливість відновити своє здоров'я і набратися сил для нових трудових звершень.

Закон не містить розшифровки даного терміну. Разом з тим його легко зрозуміти, якщо звернутися до глави 19 «Відпустки» ТК РФ. За своєю суттю відпустку - це проміжок часу, протягом якого за працівником зберігається місце роботи, а сам він звільнений від виконання трудових обов'язків з метою відпочинку і відновлення працездатності. Щорічна відпустка буває основним і додатковим 2.

Щорічна основна оплачувана відпустка передбачена в ст. 114-115 ТК РФ. Він становить 28 календарних днів і повинен надаватися таким чином, щоб хоча б одна з його частин була не менше 14 календарних днів.

Оскільки тривалість щорічної основної відпустки значна, законодавець з метою балансу інтересів працівника і роботодавця вводить таке поняття, як «графік відпусток». За своєю природою це досить унікальний інструмент. З одного боку, його розробляє роботодавець, хоча і з урахуванням думки виборного органу первинної профспілкової організації і побажань самих працівників. З іншого боку, з моменту затвердження цей документ обмежує, перш за все, самого роботодавця (ст. 123 ТК РФ). Але якщо відпустку і так обов'язковий, чи не простіше надавати його, що називається, «з коліс», коли виникають «вікна в виробничому процесі»? Спробуємо розібратися.

Форми яких документів повинні бути затверджені в комерційних організаціях і держсекторі? Як затвердити форми первинних облікових документів у складі облікової політики? Як при цьому мінімізувати трудовитрати? І як можна виконати цю роботу «по максимуму», використавши можливості Табеля, Альбому і Класифікатора форм документів, але вже на сучасному рівні? Які функції варто брати на себе службі діловодства, а які залишити іншим? Відповіді на ці питання з прикладами оформлення документів ви знайдете в статті «Як затвердити форми документів всередині організації? »

Графік відпусток - жорсткий план або гнучкий графік?

Зведений графік відпусток по організації відображає розподіл чергових (щорічних) оплачуваних відпусток працівників усіх структурних підрозділів на календарний рік. Він повинен бути затверджений на наступний рік не пізніше ніж за 2 тижні до його настання. Після цього «графік відпусток обов'язковий як для роботодавця, так і для працівника» (ст. 123 ТК РФ), тобто теоретично це дуже жорсткий документ. Але практично все виглядає інакше.

По-перше, є перелік випадків, коли працівник має право вимагати перенести відпустку. До них відносяться:

тимчасова непрацездатність працівника, що збігається з відпусткою;
виконання працівником під час відпустки державних обов'язків, якщо для цього трудовим законодавством передбачено звільнення від роботи (наприклад, військові збори);
ситуації, коли роботодавець не виплатив вчасно відпускні;
випадки, коли роботодавець попередив працівника про час початку цієї відпустки пізніше ніж за 2 тижні до його початку.

Перенесення відпустки відбувається за письмовою заявою працівника (див. Приклад 4). При цьому нові дати надання відпустки повинні бути узгоджені сторонами.

По-друге, у виняткових випадках в інтересах організації відпустку можна перенестіс згоди працівника. Під винятковими випадками розуміються ситуації, коли надання відпустки може несприятливо відбитися на нормальному ході роботи організації.

Полковник після подачі рапорту про надання їй відпустки без прийняття рішення керівником і видання відповідного наказу не вийшла на роботу. А це розцінюється як грубе порушення дисципліни - прогул, за що вона і була звільнена.

Що дає графік відпусток працівникові?

Якщо трудові відносини з працівником регулюються загальними правилами, то його відпустка, закріплений в графіку відпусток, дає йому впевненість і можливість планувати свій відпочинок, наприклад заздалегідь купувати турпутевку, квитки. На це неодноразово звертали увагу і суди.

Роботодавець наказом змінив період відпустки у графіку відпусток без узгодження з працівником і примусово відправив його «відпочивати». Працівник звернувся до суду, який підтримав всі його вимоги, включаючи компенсацію моральної шкоди.

Більш того, працівник має право піти у відпустку за графіком (припинити виходити на робоче місце) навіть в тому випадку, якщо роботодавець порушує свої обов'язки щодо своєчасного попередження працівника про початок відпустки і не виплачує йому «відпускні». Однак існуюча практика показує, що працівник в цьому випадку повинен повідомити роботодавця про те, що йде у відпустку за графіком (копію даного повідомлення з відміткою про його передачу до канцелярії або керівнику краще зберегти).

Що дає графік відпусток роботодавцю?

Єдине, що потрібно, це дотримання формальних вимог до порядку і термінів затвердження графіка відпусток. Якщо графік відпусток затверджений, працівникові можна обґрунтовано відмовляти в наданні відпустки в будь-який інший період. Дана позиція неодноразово підтверджувалася судами 4.

Більш того, працівник не має права навіть вийти з відпустки достроково за своєю ініціативою.

Графік відпусток допомагає роботодавцю:

Якщо працівник хоче відпочити тиждень, відпустку повинен бути оформлений з понеділка по неділю включно (наприклад, з 22 по 28 травня) - це 7 календарних днів, а не на 5 днів (з понеділка по п'ятницю 26 травня). Адже інакше роботодавець, незважаючи на тижневий відпочинок співробітника, залишиться повинен йому надати ще 2 дні відпустки або оплатити їх грошима при звільненні.

Таким чином, теоретично по 2 дня може «набігти» з кожної з 4 календарних тижнів щорічної відпустки. Правда, до цього рідко доходить: по-перше, мінімум 14 календарних днів з 28 потрібно надати поспіль, а от решта 14 днів вже можна ділити так, як сторони домовляться, ось тут роботодавцю і треба бути уважніше.

Тепер пояснимо ситуацію зі святами: якщо навіть працівнику буде оформлений відпустку на тиждень з 1 по 7 травня, то він витратить на нього не 7, а 6 календарних днів з належних (вихідні 6 і 7 травня вважаються відпускними, а 1 травня - святковим неробочим днем ). При такому розкладі і працівникові добре (його відпустку фактично вбирає примикають свята і він відпочиває поспіль 9 днів з 1 по 9 травня), і інтереси роботодавця дотримані (вихідні 6 і 7 травня враховані в складі відпустки).

Як ознайомити?

Особливо хотілося б звернути увагу наших Новомосковсктелей на проблему ознайомлення працівників з графіком відпусток. Трудовий кодекс такої вимоги не містить. Однак представники держорганів неодноразово вказували на обов'язковість цієї процедури 5. Вони обґрунтовують це тим, що графік відпусток є локальним нормативним актом роботодавця. З цим важко погодитися, тому що він не містить норм, загальних для всіх працівників організації, а є зведеної Ведо-мостью, що відбиває порядок реалізації роботодавцем індивідуальних умов трудових договорів з працівниками.

Раніше доведення затвердженого графіка відпусток до відома всіх працівників здійснювалося шляхом вивішування його в зручному для ознайомлення місці. Такий обов'язок була встановлена в п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затв. постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.1984 № 213. Але зараз законодавець приділяє захисту персональних даних працівників куди більше уваги, ніж в радянські часи. Тому роботодавцю необхідно враховувати, що надаючи для ознайомлення кожному працівникові весь графік відпусток, можна дочекатися звинувачень у розголошенні персональних даних працівників. Як вирішити дану проблему? Найпростіше - після затвердження графіка відпусток ознайомити кожного працівника з відомостями тільки про його відпустку:

направивши персональне повідомлення (під підпис) кожного працівника або
додавши в графік відпусток додаткову графу, де працівники могли б розписуватися в ознайомленні із зазначенням дати (див. графу 11 в Примері 7). При проставленні підпису працівником можна прикривати частину тексту аркушем паперу.

Частина 3 статті 123 ТК України наказує роботодавцю повідомляти працівника про відпустку не пізніше ніж за 2 тижні до його початку. Багато хто вважає, що досить ознайомити працівника з графіком відпусток відразу після його затвердження (тобто задовго до початку відпустки). Але ознайомлення з графіком відпусток в кінці попереднього року і повідомлення про початок відпустки напередодні його надання - це різні речі.

Тому, на наш погляд, незалежно від того, ознайомлений працівник з графіком відпусток безпосередньо після його затвердження, перед початком відпустки необхідно таке повідомлення повторити. Зробити це можна різними способами 6:

персональне повідомлення (крім необхідного повідомлення про дату запланованої відпустки цю форму можна пристосувати для отримання зворотного зв'язку від працівника і його безпосереднього керівника, адже з часу затвердження графіка могли відкритися нові обставини, що вимагають перенесення відпустки, см. Приклад 2),
журнал повідомлень (плюс даного способу в економії паперу - не треба друкувати індивідуальні сповіщення, мінус - в необхідності вносити записи до журналу від руки (Приклад 3)) або
внесення в графік відпусток додаткових граф (одна може відображати ознайомлення з затвердженим графіком, а друга - повідомлення перед початком відпустки, см. графи 11 і 12 в Примері 7). А заодно можна видалити і позначку про облік думки профспілкового органу, якщо такого у вашій організації немає (див. «2» там же).

Відразу обмовимося, що система журналів і підписів в графіку відпусток працює тільки з традиційними офісними співробітниками. Якщо у вас є дистанційні працівники або надомники, вимагати їх появи в офісі для проставлення підписів «в журналі» просто не раціонально. У цьому випадку можливі тільки індивідуальні повідомлення. Дистанційного працівникові таке повідомлення здійснюється не тільки в паперовій, але і в електронній формі з підписанням електронним підписом (ч. 4 і 5 ст. 312.1 ТК РФ).

Персональне повідомлення про початок відпустки

перенесення відпустки

Якщо у працівника є будь-які заперечення щодо надання йому відпустки в запланований період. йому необхідно письмово повідомити про це роботодавця, в іншому випадку його дії можуть бути розцінені як зловживання своїми правами. Це можна зробити у формі з Прикладу 2 (див. «2») або окремим документом (Приклад 4).

Наприклад, уже після затвердження графіка відпусток у працівника можуть з'явитися пільги, які роботодавець зобов'язаний врахувати. Найбільш простий варіант - співробітниця вийшла заміж за військовослужбовця. Після цього у неї з'явилося право вимагати надання відпустки одночасно з відпусткою чоловіка 7. см. Приклад 4. Тут роботодавцю залишається тільки:

На жаль, законодавець не пояснив, як бути, якщо «пільговий співробітник» вимагатиме повторно змінити терміни його відпустки вже після затвердження графіка відпусток. З одного боку, подібні дії працівника вносять значну невизначеність в виробничий процес, ставлячи під сумнів сам принцип надання відпусток за графіком. З іншого - ТК Україна вказує (ст. 123 ТК РФ) на безумовне право працівника за власним бажанням визначати дату початку своєї відпустки. На практиці фахівці контролюючих органів в цій ситуації часто стають на бік працівника.

Якщо ж роботодавець не зобов'язаний дотримуватися побажань працівника, то зіставляючи свої можливості і потреби працівника, він може піти йому назустріч з доброї волі. Ситуація з відмовою у візі і зміною турпутівки відноситься до таких (див. «2» в Примері 2).

Роботодавець теж має право виступити з ініціативою перенесення відпустки. Зазвичай це пов'язано з виробничою необхідністю.

Незалежно від того, хто виступає ініціатором, порядок оформлення внесення змін до графіку відпусток практично ідентичний. Різниця лише в тому, як відбивається ініціатива перенесення і згоду на нього іншого боку. Документувати можна наступним чином:

працівник може ініціювати перенесення відпустки заявою (Приклад 4) або в повідомленні про відпустку (Приклад 2). Краще письмово взяти згоду його безпосереднього керівника, наприклад шляхом оформлення візи на ініціативному документі (див. «1» там же). Остаточне рішення закріплюється наказом про перенесення відпустки або про зміну графіка відпусток (див. Пункт 1 наказу з Прикладу 6);
роботодавець може ініціювати перенесення відпустки, наприклад, доповідною запискою безпосереднього керівника (Приклад 5) або у формі повідомлення про відпустку (Приклад 2), а згоду на це працівника можна оформити тут же (див. «!»). Остаточне рішення знову ж закріплюється наказом (пункт 2 наказу з Прикладу 6).

Заява працівника про перенесення відпустки

Службова записка безпосереднього керівника про перенесення відпустки працівника

Наказ про внесення змін до графіку відпусток

Після видання наказу про внесення змін до графіку відпусток у графіку відбивається факт перенесення відпустки в графах 8 і 9 (див. «4» в Примері 7). Якщо перенесення буде повторюватися, то записи здійснюються одна під інший.

У виняткових випадках, коли надання відпустки працівникові в поточному робочому році може несприятливо відбитися на нормальному ході роботи організації, допускається за згодою працівника перенесення відпустки на наступний робочий рік. При цьому відпустка повинна бути використаний не пізніше 12 місяців після закінчення того робочого року, за який він надається. Забороняється ненадання щорічної оплачуваної відпустки протягом 2 років підряд, а також ненадання щорічної оплачуваної відпустки працівникам віком до 18 років і працівникам, зайнятим на роботах зі шкідливими і (або) небезпечними умовами праці (ст. 124 ТК РФ).

При перенесенні і розподілі відпустки на частини слід враховувати ще одне правило: хоча б одна частина відпустки на рік повинна бути не менше 14 календарних днів, решта можна «дрібнити» до такої міри, до якої сторони домовляться (ст. 125 ТК РФ).

Оформляємо фактичне надання відпустки

Оформлення надання відпустки завжди проводиться відповідним наказом. Причому в більшості випадків такі накази видаються завчасно і є підставами для нарахування оплати за відпустку (відпускних). Зазвичай це відбувається за 5-7 днів до дати початку відпустки (на підставі наказу про його надання ще повинні бути розраховані і перераховані відпускні не пізніше ніж за 3 дні до початку відпустки).

Чинне законодавство містить згадку про більш ніж 20 різних видах відпусток Починаючи з відпустки без збереження заробітної плати (за свій рахунок), відпустки по догляду за дитиною і закінчуючи творчим відпусткою, наданих науковим співробітникам для завершення роботи над дисертаційним дослідженням Повернутися назад

Якщо наказ на відпустку в раніше заплановані дати вже був виданий, то скасувати його можна окремим пунктом наказу про зміну графіка відпусток Повернутися назад