Графік документообігу для облікової політики 2019 року
Грамотний зразок графіка документообігу для облікової політики - запорука ефективної роботи будь-якого підприємства. Розповімо, навіщо він потрібен і наведемо зразок.
Навіщо потрібен
Щоб прояснити всю важливість графіка документообігу до облікову політику. звернемося до радянського Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку. Воно прийнято Мінфіном СРСР в 1983 році і до цих пір продовжує діяти. Поки не буде прийнятий відповідний загальнодержавний бухгалтерський стандарт, щодо зразка графіка документообігу для облікової політики потрібно керуватися радянськими правилами.
Документообіг як такої включає наступні дії з «первинкою»:
- створення;
- отримання від контрагентів і ін .;
- прийняття до обліку;
- обробку;
- передачу в архів.
Всі ці дії повинен визначати графік документообігу до облікову політику. Як правило, його складанням займається головний бухгалтер. А вводить в дію - розпорядження голови компанії.
Графік можна затвердити як додаток до облікової політики або окремий акт, на який дати відсилання в політиці.
В першу чергу, тлумачний зразок графіка документообігу для облікової політики потрібен відділам, які займаються фінансами підприємства, заробітною платою, кадровими питаннями, бухгалтерією, постачанням, логістикою, а також підзвітним особам.
Відповідні люди повинні створювати і відправляти (передавати) документи згідно з графіком. Тому кожного виконавця бажано забезпечити випискою з графіка документообігу до облікову політику. А в ній перерахувати:
- документи по його компетенції;
- терміни;
- відділи та служби, через які повинен пройти документ.
Природно, той, створив і підписав документ, той і відповідає за:
- дотримання графіка;
- оперативне і правильне створення документів;
- передачу документів вчасно в бухгалтерію;
- їх правдивість.
Зазвичай загальний моніторинг виконання графіка документообігу до облікову політику лежить на головбуха.
принципи складання
Найголовніше завдання графіка документообігу до облікову політику - створити ефективний документообіг. Тобто:
- оптимальну кількість відділів та осіб, через яких буде проходити первинний документ;
- мінімальний і максимальний період перебування документа в відділі.
Виконання цього завдання дозволить бухгалтерії краще контролювати внутрішні процеси в компанії.
Компанії потрібно зрозуміти, які документи виходять зазвичай від неї, а які надходять ззовні. Хто їх складає і на основі чого. Число копій - теж важливий фактор. Також важливо, хто перевіряє документи і дає їм подальший хід.
Як виглядає зразок графік документообігу для облікової політики. принципового значення не має. Це може бути і таблиця, і схема, і навіть малюнок. Головне, щоб він охоплював чотири основні стадії для будь-якого документа:
- створення;
- перевірка;
- обробка, занесення в базу;
- передача в архів.
як оформити
Радянський Мінфін пропонує для кожного типу первинного облікового документа заводити свого роду картку. Тоді зразок графіка документообігу для облікової політики виглядає так:
