Документи, які затверджуються печаткою і підписом наймача

Юридична сила документа

На практиці досить часто у працівників кадрових служб виникає питання, які ж документи потрібно затверджувати печаткою наймача.

Для надання документу юридичної сили необхідна наявність наступних обов'язкових реквізитів:

- найменування організації і (або) структурного підрозділу;
- дата видання документа;
- реєстраційний індекс;
- підпис.

Підпис є обов'язковим реквізитом, що засвідчує документ, а друк - додатковим. Таким чином, при засвідченні справжності документа він повинен бути спочатку підписано, а потім (при необхідності) - завірений печаткою. На затверджуються документах печатку (за необхідності) проставляється після затвердження документа.

Реквізит «Друк» ставиться на документах, які потребують особливого посвідчення їх автентичності.

Існує 3 види друку: друк організації, друк структурного підрозділу організації, друк, яка вказує на її цільове призначення (для документів і т.п.). Друку організацій поділяються на гербові (печатки із зображенням Державного герба РБ) і прості.

Порядок використання та відповідальність за зберігання печаток повинні бути закріплені в локальних нормативних правових актах організації, що розробляються відповідно до законодавства РБ. Інформація про використання та зберігання печаток може бути закріплена в Інструкції з діловодства організації або Положенні про кадрову службу.

Перелік документів, на яких проставляється печатка, організація визначає самостійно, керуючись законодавством РБ.

Проставлення печатки необхідно на оригіналах документів і їх копіях (для засвідчення справжності копії), в т.ч. факсимільних, що засвідчують права, свободи і (або) законні інтереси громадян, права та обов'язки юридичних осіб, які санкціонують витрачання грошових коштів і матеріальних цінностей.

Відбиток печатки повинен захоплювати частину найменування посади особи, яка підписала (затвердила) документ.

Директор інституту Підпис С.А. Сидоров
МП

Записи в трудовій книжці працівника, які підлягають засвідченню печаткою

Крім того, зміна записів у трудовій книжці про прізвища, імені, по батькові, дату народження, освіту, професії, спеціальності проводиться наймачем за останнім місцем роботи на підставі документів, що підтверджують відповідні відомості, з посиланням на їх номер і дату (п. 38 Інструкції № 30). Посилання на відповідний документ записують на внутрішній стороні обкладинки, запевняють підписом наймача або уповноваженої посадової особи та печаткою наймача, а в разі її відсутності у індивідуального підприємця - печаткою місцевого виконавчого і розпорядчого органу, який здійснив реєстрацію підприємця.

Зразок запису в трудову книжку, яка завіряється печаткою, дивіться в рубриці «Корисна документація» на стор. 25.

Зміна записів про професії, спеціальності на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки в разі отримання працівником нової професії, спеціальності виробляють шляхом доповнення наявних записів без закреслення раніше внесених.

Посилання на документи, на підставі яких були внесені коригувальні записи, записують на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки і завіряють підписом керівника організації або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою організації або печаткою відділу кадрів.

При звільненні працівника всі записи про роботу, нагороди і заохочення за успіхи в роботі, внесення в трудову книжку за час його роботи, слід завіряти підписом наймача або уповноваженої посадової особи та печаткою наймача (п. 45 Інструкції № 30).

У яких випадках потрібно ставити печатку на наказах

Друк на наказах організації не ставиться, оскільки наказ є внутрішнім організаційно-розпорядчим документом (накази про прийом на роботу, накази про надання трудових відпусток, накази про звільнення). Копії наказів про прийом на роботу і інші копії кадрових документів, які виходять документи вимагають належного запевнення, тому на них необхідно проставляти печатку.

Таким чином, можна зробити висновок, що посвідчення печаткою підлягають копії тільки тих документів, які створені в самій організації.

Як виняток дозволяється виготовляти і завіряти копії документів, виданих іншими організаціями, при вирішенні питань, що належать до компетенції самої організації. Наприклад, організація має право виготовити і завірити копію диплома про освіту для включення до особової справи працівника, копії свідоцтва про народження дитини та свідоцтва про право на пільги для подання до бухгалтерії з метою врахування при обчисленні прибуткового податку і т.п.