Документальне підтвердження витрат на відрядження - податковий портал податінет

Займаючись податковим обліком витрат на відрядження, бухгалтер може випробувати додаткові проблеми. співробітники, що направляються у відрядження, часто бувають не дуже-то стурбовані оформленням підтверджуючих документів, вони прагнуть насамперед виконати завдання, поставлене їм керівництвом.

Зрозуміло, приділити у відрядженнях увагу оформленню документів їх може змусити підписаний керівником наказ, в якому будуть перераховані обов'язки відряджаються в частині оформлення документів і вимоги до цих документів, які слід дотриматися. Яка специфіка цих вимог, розповімо в даній статті.

Згідно з пп. 12 п. 1 ст. 264 НК Україна витрати на відрядження відносяться до інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією.

Відповідно до ст. 168 ТК України в разі направлення у службове відрядження роботодавець зобов'язаний відшкодовувати працівнику:
- витрати на проїзд;
- витрати по найму житлового приміщення;
- додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання (добові);
- інші витрати, зроблені працівником з дозволу або з відома роботодавця.

Порядок оформлення документів, пов'язаних з відрядженням працівників, встановлений Положенням про особливості направлення працівників у службові відрядження * (1) (далі - Положення). Інструкція про службові відрядження в СРСР * (2) в даний час діє тільки в частині, що не суперечить Положенню.
Порядок і розміри відшкодування витрат, пов'язаних зі службовими відрядженнями, визначаються колективним договором або локальним нормативним актом.

Доцільність витрат на відрядження

Відповідно до п. 102 Правил перевезення пасажирів і багажу легковим таксі здійснюється на підставі публічного договору фрахтування, що укладається фрахтувальником безпосередньо з водієм легкового таксі або шляхом прийняття до виконання фрахтувальником замовлення фрахтувальника.
При цьому згідно з п. 111 Правил фрахтувальник видає фрахтувальника касовий чек або квитанцію в формі бланка суворої звітності, що підтверджують оплату користування легковим таксі. Зазначена квитанція повинна містити обов'язкові реквізити, передбачені в додатку 5 до Правил.
Як уклали московські податківці, з метою оподаткування прибутку документальним підтвердженням витрат на оплату послуг таксі є касовий чек або квитанція в формі бланка суворої звітності з обов'язковими реквізитами.

Документальним підтвердженням витрат на оплату послуг таксі є касовий чек або квитанція в формі бланка суворої звітності з обов'язковими реквізитами.

Отже, відсутність результату у вигляді укладених договорів чи інших підписаних документів (при наявності належним чином оформлених посвідчення про відрядження, наказу, службового завдання для направлення у відрядження і звіту про його виконання, авансового звіту з додатком до неї документів, що підтверджують зроблені витрати) чи не свідчить про невиробничому характері витрат на відрядження. На підтвердження цього податківці привели велику арбітражну практику.

Найголовніше - авансовий звіт

Якщо авансовий звіт оформлений з порушенням встановлених законодавством вимог, а також відсутні необхідні додатки до авансового звіту (або вони неналежно оформлені), то такий документ визнається не відповідним вимогам законодавства України та, отже, зазначена в ньому сума не може бути включена до складу витрат в цілях оподаткування прибутку.

Добові - як вони підтверджуються?

Згідно з наведеними нормами додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем проживання (добові), відшкодовуються працівникові за кожний день перебування у відрядженні, включаючи вихідні та неробочі святкові дні, а також за дні перебування в дорозі, в тому числі за час вимушеної зупинки в дорозі ( п. 11, 18 Положення).

Для підтвердження витрат у вигляді добових досить посвідчення про відрядження.

Таким чином, необхідність підтвердження витрачання добових конкретними чеками, квитанціями або іншими витратними документами відсутня і з вимог податкового законодавства не випливає.

Про представницькі витрати

Документально необхідно підтверджувати і інші витрати, вироблені під час відрядження. Умови такого підтвердження ті ж, що і при оформленні документів за постійним місцем роботи, якщо вони відповідають вимогам ст. 252 НК РФ.

Якщо проведені заходи (вечеря в ресторані) не носять офіційного характеру або відсутні документи, що підтверджують проведення офіційних ділових переговорів, витрати по їх проведенню не враховуються для цілей оподаткування прибутку.

Електронний проїзний документ

Пунктом 2 Наказу МінтрансаУкаіни N 102 * (4) встановлено, що електронний проїзний документ (квиток) на залізничному транспорті повинен бути оформлений на затвердженому в якості бланка суворої звітності проїзному документі (квитку) або додатково до оформленої не так на бланку суворої звітності проїзним документом повинен бути виданий документ, що підтверджує здійснення оплати перевезення за допомогою контрольно-касової техніки (чек).

Аналогічні вимоги до оформлення електронного пасажирського квитка та багажної квитанції в цивільній авіації пред'явлені в п. 2 Наказу МінтрансаУкаіни N 134 * (5).

Таким чином, при придбанні працівником електронного квитка для поїздок у відрядження на території Укаїни і за кордон документами, що підтверджують зроблені витрати, можуть бути маршрут (квитанція), оформлений на затвердженому в якості бланка суворої звітності пасажирському квитку, чек або інший документ, що підтверджує здійснення оплати перевезення, оформлений на затвердженому бланку суворої звітності.

Оплата витрат пластиковою карткою

Згідно п. 1 та 2 даного положення розрахунки з використанням платіжних карт без застосування ККТ в разі надання послуг населенню виробляються за умови видачі документа, оформленого на бланку суворої звітності, прирівняного до касового чеку (маються на увазі квитанції, квитки, проїзні документи, талони, путівки, абонементи та інші документи).

Такі бланки мають містити такі обов'язкові реквізити:
а) найменування документа, шестизначний номер і серія;
б) найменування і організаційно-правова форма - для організації; прізвище, ім'я, по батькові - для індивідуального підприємця;
в) місце знаходження постійно діючого виконавчого органу юридичної особи (у разі відсутності постійно діючого виконавчого органу юридичної особи - іншого органу або особи, що мають право діяти від імені юридичної особи без довіреності);
г) ІПН, присвоєний організації (індивідуальному підприємцю), що видала документ;
д) вид послуги;
е) вартість послуги в грошовому вираженні;
ж) розмір оплати, яка здійснюється з використанням платіжної картки;
з) дата здійснення розрахунку і складання документа;
і) посаду, прізвище, ім'я та по батькові особи, відповідальної за здійснення операції і правильність її оформлення, його особистий підпис, печатка організації (індивідуального підприємця);
к) інші реквізити, які характеризують специфіку наданої послуги і якими вправі доповнити документ організація (індивідуальний підприємець).

При оплаті послуг з використанням платіжної картки уповноважена особа організації (індивідуальний підприємець):
- отримує від клієнта платіжну карту;
- заповнює бланк документа, за винятком місця для особистого підпису (при наявності такого реквізиту);
- вставляє платіжну карту в пристрій для зчитування інформації з платіжних карт і отримує підтвердження оплати за платіжною карткою;
- підписує документ (при наявності місця для особистого підпису);
- повертає клієнту платіжну карту разом з документом, що підтверджує здійснення операції з використанням платіжної картки.

При здійсненні змішаної оплати, при якій одна частина послуги оплачується готівкою, інша - з використанням платіжної картки, видача документа і здачі, а також повернення платіжної картки виробляються одночасно (п. 20 Положення про готівкові розрахунки).
Нагадавши про все це, чиновники вказали, що документ, який підтверджує оплату проживання в готелі за допомогою платіжної картки, оформлений з порушеннями вимог Положення про готівкові розрахунки, не підтверджує витрати з метою оподаткування прибутку. Зокрема, це відноситься до довідки про оплату, виданої готелем, де вказані: номер транзакції, сума і дата платежу, власник карти, тип карти і останні чотири цифри її номера, доповненої банківською випискою з рахунку кредитної картки.

Е.С. Казаков
Журнал "Актуальні питання бухгалтерського обліку та оподаткування"