Документальне оформлення модернізації основних засобів
При здійсненні реконструкції або модернізації такого виду майна організації, як основні засоби. бухгалтеру слід звернути увагу на деякі особливості бухгалтерського обліку та оподаткування, які ми розглянемо далі.
Відповідно до пункту 26 ПБО 6/01 ремонт, модернізація та реконструкція є способами відновлення основних засобів організації. Якщо при здійсненні будь-якого виду ремонту (поточного, середнього, капітального) техніко-економічні показники об'єкта не змінюються, то в результаті з модернізації та реконструкції підвищуються спочатку прийняті показники функціонування об'єкта основних засобів. Природно, що і порядок обліку витрат на проведення ремонту або модернізацію об'єкта основних засобів різниться.
Нормативні акти з бухгалтерського обліку не містять понять «модернізація» і «реконструкція».
Відповідно до зазначеного документа реконструкція будівлі - комплекс будівельних робіт та організаційно-технічних заходів, пов'язаних зі зміною основних техніко-економічних показників (навантажень, планування приміщень, будівельного обсягу та загальної площі будівлі, інженерної оснащеності) з метою зміни умов експлуатації, максимального заповнення втрати від фізичного і морального зносу, досягнення нових цілей експлуатації будівлі.
Модернізація будівлі - окремий випадок реконструкції, який передбачає зміну і оновлення об'ємно-планувального і архітектурного рішень існуючої будівлі старої споруди і його морально застарілого інженерного обладнання відповідно до вимог, що пред'являються діючими нормами до естетики умов проживання та експлуатаційним параметрам житлових будинків і виробничих будівель.
Крім того, згідно зі статтею 1 Містобудівного кодексу Укаїни:
«Реконструкція - зміна параметрів об'єктів капітального будівництва, їх частин (висоти, кількості поверхів (далі - поверховість), площі, показників виробничої потужності, обсягу) і якості інженерно-технічного забезпечення».
Податкове законодавство також роз'яснює, що слід розуміти в цілях оподаткування прибутку під модернізацією (пункт 2 статті 257 НК Україна):
«До робіт з добудови, дообладнання, модернізації ставляться роботи, викликані зміною технологічного або службового призначення устаткування, будівлі, споруди чи іншого об'єкта амортизованих основних засобів, підвищеними навантаженнями і (або) іншими новими якостями.
Відповідно до мети цієї глави до реконструкції відноситься перебудову існуючих об'єктів основних засобів, пов'язане з удосконаленням виробництва і підвищенням його техніко-економічних показників і здійснюване за проектом реконструкції основних засобів з метою збільшення виробничих потужностей, поліпшення якості та зміни номенклатури продукції.
До технічного переозброєння відноситься комплекс заходів щодо підвищення техніко-економічних показників основних засобів або їх окремих частин на основі впровадження передової техніки і технології, механізації та автоматизації виробництва, модернізації та заміни морально застарілого і фізично зношеного устаткування новим, більш продуктивним ».
Таким чином, на підставі вищевикладеного, можна зробити висновок про те, що якщо в результаті виконаних робіт підвищилися спочатку прийняті показники функціонування (наприклад, змінилися потужність і термін корисного використання) основного засобу, то виконані роботи слід визнати модернізацією.
Для визнання виконаних робіт ремонтом або модернізацією крім зазначених вище нормативних документів бухгалтеру необхідно ретельно проаналізувати документальне оформлення проведених організацією робіт (укладений договір підряду, акти про приймання виконаних робіт).
Всі господарські операції, що проводяться організацією, відповідно до статті 9 Закону про бухгалтерський облік повинні оформлятися виправдувальними документами. Ці документи є первинними обліковими документами, на підставі яких ведеться бухгалтерський облік.
Первинний бухгалтерський документ - письмове свідоцтво про вчинення господарської операції, що має юридичну силу і не потребує подальших пояснень і деталізації.
Господарські операції, які не оформлені первинними обліковими документами, не приймаються до обліку та не підлягають відображенню в регістрах бухгалтерського обліку.
Таким чином, як і будь-яка інша господарська операція, яка здійснюється суб'єктом, модернізація основного засобу повинна оформлятися відповідними первинними обліковими документами.
Для проведення модернізації об'єкта основних засобів керівнику організації, перш за все, потрібно видати наказ.
Рекомендуємо в наказі вказати причини і терміни проведення модернізації, а також прізвища, імена, по батькові осіб, відповідальних за проведення модернізації.
Перед проведенням робіт з модернізації основного засобу в організації необхідно створити комісію, яка проведе огляд основного засобу, що вимагає модернізації, складе графік проведення робіт і затвердить кошторисно-технічної документації.
Роботи з модернізації основного засобу організація може виконати самостійно (господарським способом) або із залученням підрядника - спеціалізованої організації. У тому випадку, якщо модернізація виконується силами сторонньої організації, необхідно укласти договір на проведення робіт.
Уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку основних засобів поширюються на організації всіх форм власності, які здійснюють діяльність на території Укаїни (за винятком кредитних організацій та бюджетних установ).
Акт про виявлені дефекти устаткування
Отже, наказ про проведення модернізації є, кошторис складена, договір з підрядником укладено, тепер необхідно оформити передачу основного засобу на модернізацію.
Відзначимо, що уніфікована форма для передачі основного засобу з метою модернізації не передбачена, тому організація може скористатися уніфікованою формою № ОЗ-2 «Накладна на внутрішнє переміщення об'єктів основних засобів», - якщо модернізація можлива за допомогою власного підрозділом організації. Якщо ж основний засіб модернізується сторонньою організацією, передачу основного засобу підряднику необхідно оформити актом прийому-передачі за формою № ОЗ-1.
Роботи, виконані з модернізації, оформляються актом про прийом-здачу відремонтованих, реконструйованих, модернізованих об'єктів основних засобів (форма № ОЗ-3).
Акт про прийом-здачу підписується членами приймальної комісії або особою, уповноваженою на приймання об'єктів основних засобів, а також представником організації (структурного підрозділу), що проводила модернізацію, затверджується керівником організації або уповноваженим ним особою та здається в бухгалтерію. Якщо модернізацію основного засобу виконує стороння організація, то акт складається у двох примірниках: перший примірник залишається в організації; другий - передається організації, що проводила модернізацію.
Форма № ОЗ-3 містить відомості про стан основного засобу на момент передачі його на реконструкцію або модернізацію і про витрати, пов'язаних з проведеними роботами.
Нагадуємо, що відомості про кожен об'єкт основних засобів, що належать організації, містяться в інвентарних картках (формах № ОЗ-6, № ОЗ-6а, № ОЗ-6 б), що відкриваються на кожен об'єкт основного засобу при прийнятті його до обліку.
Форма № ОЗ-6а "Інвентарна картка групового обліку об'єктів основних засобів» ведеться на групу об'єктів основних засобів.
Форма № ОЗ-6 б «Інвентарна книга обліку об'єктів основних засобів» складається на об'єкти основних засобів малих підприємств. В інших формах інвентарних карток відомості про витрати по реконструкції і модернізації окремо не відображаються. Таким чином, саме в частині тих об'єктів основних засобів, за якими ведуться форми № ОЗ-6а і № ОЗ-6 б, витрати по реконструкції і модернізації можуть відображатися в окремо заведених інвентарних картках.
А в разі, якщо в результаті виконання зазначених робіт істотно змінюються характеристика і призначення об'єкта, то на нього оформляється нова інвентарна картка, а попередня вилучається і зберігається для довідки.
Відповідно до пункту 68 Методичних вказівок № 91н з метою організації контролю за своєчасним отриманням основних засобів з ремонту інвентарні картки по цих об'єктах в картотеці рекомендується переставляти в групу «Основні засоби в ремонті (модернізації)». При надходженні об'єкта основних засобів з ремонту (модернізації) проводиться відповідне переміщення інвентарної картки.
Більш докладно з питаннями, що стосуються особливостей обліку витрат на ремонт основних засобів при застосуванні спеціальних режимів оподаткування (УСНО, ЕНВД), особливостей обліку витрат на ремонт безоплатно отриманих основних засобів, Ви можете ознайомитися в книзі ЗАТ «BKR-Інтерком-Аудит» «Ремонт і модернізація основних засобів ».