Документ як матеріальний носій інформації - курсовий проект

1. Документ як матеріальний носій інформації

2. Способи документування та матеріальні носії інформації

2.1 Текстове документування

2.2 Технічне документування

2.3 Фото- кіно- фоно документування

2.4 Нові носії інформації

3. Прийом, обробка, розподіл і зберігання документів на різних матеріальних носіях

3.1 Паперові носії інформації

3.3 Прийом і обробка документів, що надходять по каналах електронної пошти та факсимільного зв'язку

3.4 Зберігання аудіовізуальних документів

Список використаної літератури

В даний час проблема поняття і предмета документознавства продовжує залишатися дискусійною.

Поняття "Документ", способи документування і матеріальні носії інформації перші вступні розділи курсу "Документознавство". Їх вивчення показує еволюцію поняття "документ", його розширення, з розвитком науки і техніки, розширення засобів закріплення інформації.

Документ об'єкт вивчення курсу "Документознавство". Зростаюче значення інформації і документів в XX столітті, поява наукових дисциплін, предметом вивчення яких стали інформація і документ, різне розуміння і тлумачення цих термінів у спеціальній літературі зажадали закріплення цих понять в ГОСТах і законодавчих актах. Приступаючи до вивчення слід перш за все усвідомити ключові поняття "інформація" і "документ".

Поняття "документ" найтіснішим чином пов'язано з поняттям "інформація", тому що документ є її основним носієм. Слово "інформація" походить від латинського informatio і означає початкові відомості, що передаються людьми усним, письмовим або іншим способом. У природничих і технічних науках інформація має інше, специфічне визначення, яке лягло в основу сучасної кібернетики. Обмін інформацією необхідна умова життя людського суспільства.

Будь-яке управлінське рішення завжди базується на інформації поданого питання або керованого об'єкта.

До інформації, крім достовірності та точності, пред'являються два жорстких вимоги: по-перше, вона повинна бути своєчасною, по-друге, вона повинна бути достатньою для прийняття найкращого рішення. Якщо інформація прийшла з запізненням, ви вже не можете взяти участь в якихось діях, заходах. Шанс втрачено. З іншого боку, якщо інформація недостатня, ви знаєте щось наполовину, ваше рішення може бути не тільки не найкращим, але навпаки, помилковим, так як ви врахували не всі фактори.

В даний час обсяги інформації подвоюються кожні три роки. Суспільство переживає інформаційний бум. Це пов'язано, перш за все, зі зростанням кількості населення. Чим більше людей, тим більше треба шкіл, лікарень, клубів, магазинів і інших обслуговуючих організацій, більше зробити товарів, з іншого боку мати більше місць докладання людських рук. Будь-яка організація, так само як і кожна людина зокрема, можуть існувати, тільки обмінюючись інформацією. В умовах ринкових відносин, коли дуже швидко змінюється економічна ситуація, законодавство, комерційні підприємства виживають тільки в тому випадку, якщо вони вчасно знають що, коли і за скільки. Інформація давно стала товаром. Хто володіє інформацією, той володіє ситуацією. Носієм інформації виступає документ.

Тому організації роботи з інформацією і з документами як її носіями в економічно розвинених країнах приділяється велика увага. Наприклад, в США прийнятий і діє Закон про документ, в Німеччині "електронна обробка інформації, організація діловодства та оформлення документації" віднесені до ключових напрямах НТР. У нас в країні 25.01.95 прийнятий Закон Укаїни "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації".

Ці приклади є яскравим свідченням істотного зміни ставлення в самому суспільстві до організації інформаційних ресурсів, усвідомлення того, що інформація і документ як її носій, пронизуючи всі аспекти управління, впливають на функціонування різних структур і в кінцевому підсумку призводять до досягнення економічних результатів.

Мета дозволила сформулювати завдання, які вирішувалися в даній роботі. Розглянути види матеріальних носіїв інформації, дати їм характеристику, показати перевагу використання кожного їх видів, виявити їх недоліки, визначити прийом і розподіл документів, отриманих на різних матеріальних носіях.

1. Документ як матеріальний носій інформації

Документ з'явився, перш за все, щоб закріпити і передати інформацію від людини людині.