Діловий лист

Отже, кілька правил, як написати діловий лист:

1. Лист-оформляють на спеціальному фірмовому бланку компанії. У верхній частині бланка повинна міститися інформація:

1.1. Назва організації;

4. Якщо обсяг листи перевищує дві сторінки, то необхідно в нижніх правих кутах листів зробити нумерацію.

5. Реєстраційний номер і дата ставляться в лівому верхньому куті листа.

У серйозних організаціях потік листів може досягати декількох тисяч в день, тому номер вихідної документації та дата ставляться Відправником, щоб можна було відстежити подальше просування листи, а при необхідності швидко знайти запис в своєму журналі вихідної документації.

Одержувач реєструє лист, привласнюючи вхідний номер і позначаючи дату отримання. Якщо лист доставлено кур'єром, то дата і вхідний номер фіксується також і на копії листа. Це, крім сказаного, дозволяє юридично грамотно зафіксувати факт отримання листа. А якщо в листі зазначено термін для відповіді, то початком його відліку вважається дата отримання листа.

6. Структура зразка ділового листа формувалася не одне століття і сьогодні вона включає такі складові:

Шановний Миколо Івановичу!

6.2. Вступ. У вступі необхідно коротко визначити суть листа. Можна почати традиційно:

"Доводжу до вашого відома. ", "Прошу вас. ", "В даний час. " і т.д. - це якщо лист пишеться від першої особи.

Якщо звернення виходить від юридичної особи, то розповідь йде від третьої особи (Наприклад, «Наше підприємство пропонує ...»).

6.4. У Висновках листи підводяться узагальнення, підсумки написаного. Нерідко в ув'язненні пишеться прохання або пропозицію. наприклад:

«З огляду на викладене вище, Прошу Вас ...».

6.5. Додатки. Якщо до листа додаються документи, то вони повинні бути пронумеровані і вказані нижче ув'язнення. наприклад:

Ось, як це виглядає на прикладі:

Генеральний директор Підпис І.І. Іванов

Посада, П.І.Б. (Причому, спочатку ім'я та по батькові, а потім прізвище)

друкуються, а підпис ставиться власноруч.

7. Лист після написання обов'язково перевіряють на наявність орфографічних і пунктуаційних помилок. Перевіряють логічну послідовність і Новомосковскемость всього тексту (найкраще прочитати листа вголос). При необхідності помилки і мають важко місця тексту коректують.