Ділове листування англійською мовою
У наші дні багато компаній мають іноземних партнерів або закордонні філії, тому знання секретарем або особистим помічником англійської мови не віяння моди, а нагальна потреба. Сьогодні ми поговоримо про те, як правильно готувати деякі види часто доручених секретарю документів.
СЛУЖБОВІ ЗАПИСКИ
При написанні зазвичай використовується неофіційний стиль. Службова записка не повинна бути занадто короткою і надмірно офіціозної, проте лаконічність вітається. Структура службової записки наступна: найбільш важливу інформацію розміщують в першому абзаці, а в наступних абзацах роз'яснюють її більш детально. У всіх службових записках присутні наступні елементи:
Для службових записок прийнято використовувати білий папір для друку, формату А4 або меншого (службові записки повинні поміщатися в лотки для вхідних документів).
Не захоплюйтеся розсилкою надмірної кількості службових записок # 8209; пам'ятайте, що кожен співробітник зайнятий і у нього є своя робота. Деякі думають, що службові записки є ефективними інструментами управління, однак це не зовсім так. Хоча службові записки допускається використовувати для спрямування роботи і пропозицій, критику і похвалу краще висловити людині особисто.
Незважаючи на те що більша частина інформації сьогодні передається по електронній пошті за допомогою перегляду сторінок в поле для письма, використання прикріплених службових записок (документів) залишається важливим елементом в діловому листуванні. При відправці документів по електронній пошті не забувайте про правильне їх оформленні (Приклади 1, 2).
Managing director Funny Cats, ZAO /
Керуючий директор ЗАТ «Фанні Кетс»
To: Mrs. Ann Clark / Місіс Енн Кларк
Sales Senior Specialist MA Trade / Старший фахівець з продажу MA Trade
I am leaving this position because an opportunity to study a Master on Business Administration has appeared. I understand this position requires my full attention and, therefore, will not allow me to study part-time.
I thank MA Trade for the given opportunity and thank you, particularly, for your valuable training and professionalism shown. I would be more than happy to give the company a month in order to find a replacement for my position.
Шановна місіс Кларк,
Я йду з цієї позиції через що з'явилася можливості пройти навчання і отримати ступінь магістра за спеціальністю «Управління підприємством». Робота на цій посаді вимагає мого посиленої уваги, і мені складно знайти можливості для додаткового навчання.
Я дякую компанії МА Trade за надані мені можливості і Вас особисто за ті знання і професіоналізм, якими Ви ділилися зі мною весь цей час. Я з радістю готова надати компанії 1 місяць на пошуки кандидата на мою посаду.
Very sincerely yours, / З щирою повагою,
Juliet Pratt / Джульєт Пратт
Sales Manager, MA Trade / Менеджер з продажу МА Trade
Cc: Mrs. Cecilia Rodriguez, Human Resources Manager /
Копія: Сесілії Родрігес, менеджеру по роботі з персоналом
Електронне листування
Сучасні електронні повідомлення. пересилаються співробітниками один одному поштою, як правило, досить короткі, можуть бути і офіційними, і неформальними. Але навіть якщо лист неофіційне, воно повинно бути акуратним і зручним для прочитання і засвоєння інформації.
