Ділова поїздка керівника як все організувати

Забезпечення перебування керівника в іншому місті або в іншій країні часто покладається на секретаря і викликає у новачків легкий переляк, хоча в цьому немає нічого складного. Спробуємо розібратися.

Відрядження бувають внутрішні (поУкаіни) і зарубіжні. Відмінність в організації цих поїздок полягає в тому, що в більшість зарубіжних країн необхідно оформити візу, і секретарю знадобляться хоча б мінімальні знання англійської мови.

Для оформлення візи необхідно зібрати пакет документів, які запитує посольство. Для початку варто відвідати сайт посольства і ознайомитися з вимогами та умовами видачі віз. Після цього необхідно зателефонувати в посольство - іноді посольства не встигають розміщувати на сайті змінені вимоги.

Майте на увазі. Розмови з посольством (в тому числі і запис на подачу документів) платні. Рахунки виставляються на фізичну особу і оплачуються через Ощадбанк. Якщо ви не оплатите рахунок вчасно, то в наступний раз вам не нададуть інформацію і не запишуть на подачу візи, навіть якщо ви звернетеся в інше посольство - у посольств єдина база даних.

Під час дзвінка уточніть, хто, де і на яких умовах може подати документи (наприклад, може знадобитися довіреність) на візу, в якій валюті і де оплачують візовий збір (іноді посольства приймають оплату через банки - в цьому випадку не забудьте взяти з собою підтвердження платежу) і на яке число ведеться запис в даний момент. Під час туристичного сезону запис може вестися на три тижні вперед. Можливо, має сенс записатися відразу. Якщо документи не подаються вчасно, ніяких санкцій не передбачено, просто вам доведеться записуватися ще раз.

Якщо ви не встигли зібрати всі документи, можна спробувати домовитися, щоб вам дозволили принести відсутні документи пізніше або в день отримання візи або відправити їх по електронній пошті або по факсу. Це не означає, що в посольстві підуть вам назустріч, але це можливо, особливо в тому випадку якщо людина подає документи на візу в даний посольство не в перший раз.

На сайті посольства можна скачати форму анкети, яку потрібно заповнити, уважно ознайомившись з інструкцією по її оформленню.

Візи бувають двох видів: ділові і туристичні.

Для отримання туристичної візи досить запросити візову підтримку у готелю, в якому ваш керівник планує зупинитися. Часто вона видається виключно на ті дати, на які заброньовано номер в готелі.

Для отримання ділової візи потрібно запрошення від ділових партнерів. Партнери можуть попросити вас, щоб ви самі написали запрошення, а потім переслали їм на підпис. На це не варто погоджуватися. Партнерам необхідно звернутися в свої органи влади, уточнити всі нюанси і самим оформити запрошення. Можливо, запрошення має містити якісь гарантії і підтвердження, про які ви просто не можете знати.

Ділова віза видається на термін від трьох місяців, хоча загальна кількість днів, які керівник може провести в країні виїзду, часто обмежується половиною терміну дії візи. Іншими словами, якщо віза дана на півроку, керівник може провести в країні виїзду не більше 90 днів, після чого потрібно буде отримувати нову візу, навіть якщо термін дії попередньої ще не закінчився.

Процедура отримання ділової візи зазвичай складніше, ніж туристичної: посольство запитує підтвердження ділових контактів (договори, рахунки, виписку з реєстрів та ін.), Тому для одноразового виїзду часто оформляють туристичну візу через готель. Але якщо ваш керівник планує відвідувати країну часто, краще оформити ділову візу, особливо якщо врахувати, що людям, які в'їхали в країну по туристичній візі, заборонено займатися на її території комерційною діяльністю.

При бронюванні готелю через сайт бронювання або безпосередньо буде потрібно банківська карта, на якій в готелі заблокують суму в розмірі штрафу за несвоєчасне зняття броні (зазвичай за 1-3 дні до заїзду). Якщо ви анулюєте бронь пізніше зазначеного терміну або керівник просто не заїде в готель, заблоковану суму знімуть з картки. Умови зняття броні вказуються на сайті.

Якщо на картці недостатньо коштів, вказані невірні дані, то ви не отримаєте підтвердження з готелю або воно буде анульовано після невдалої спроби блокування. Іноді готелі вступають в листування для вирішення виниклих непорозумінь або вам приходить стандартне повідомлення про те, що бронь анульована або неможлива. Тоді вам потрібно зв'язатися з готелем, щоб з'ясувати і виправити причину невдалої броні.

Якщо ви не можете вирішити, який готель краще замовити, забронюйте кілька, а після того як керівник зробить вибір, зніміть бронь з інших.

Якщо в місті проходить якийсь захід (наприклад, футбольний матч), знайти вільні місця в готелях іноді дуже складно, тому що більшість номерів викуплено заздалегідь для подальшого перепродажу. В такому випадку можна з'ясувати, який захід планується, і звернутися до організаторів або компаніям, що направляють туристів на цей захід, з проханням допомогти влаштувати керівника в готель.

Наша порада. Якщо вашому керівнику доводиться часто відвідувати один і той же населений пункт, то має сенс укласти договір на обслуговування з одного з готелів міста і робити оплату за безготівковим розрахунком. Іноді готелі пропонують передплатну систему розрахунків, але можна домовитися про оплату за фактом, особливо якщо ваш керівник уже не один раз зупинявся в цьому готелі.

Після ознайомлення з розкладом і вибору рейсу ви заходите на сайт компанії і бронюєте квитки. Якщо квитки бронюються без фінансового підтвердження (вказівки даних банківської карти), то бронь знімається дуже швидко, часто через добу-дві після бронювання. За цей час потрібно під'їхати в представництво компанії з копією паспорта керівника (або оригіналом), копією броні і викупити квиток.

На ділових партнерів, як на зустрічає стороні, лежить відповідальність за організацію зустрічі керівника, але якщо виникають якісь проблеми, можна звернутися в готель, в якому заброньовано номер, і попросити їх організувати зустріч.

Обов'язково уточніть, який напис буде на табличці біля зустрічає. Найчастіше це прізвище гостя, але може бути назва вашої компанії або компанії-партнера.

У день приїзду або напередодні можна дізнатися номер і марку машини і ім'я водія і повідомити їх керівнику.

Якщо в ході організації поїздки у вас з'являються якісь питання, не соромтеся звертатися за допомогою до приймаючої сторони або до співробітників готелю, в якій планує зупинитися керівник, особливо якщо питання стосується таких моментів, як ресторани, культурні заходи або переміщення по місту.

Про перебування іноземців вУкаіни

На жаль, наша країна в деякому роді ще залишається закритою. В українських візах вказують міста перебування, виїзд з яких може бути підставою для арешту гостя за порушення візового режиму і депортації з країни. Якщо ви запросили гостя до Москви, не варто везти його, наприклад, у Сміла, хоча між цими містами всього 3 години їзди на машині. Скасування такого обмеження зараз обговорюється на міжнародному рівні.

Процедура видачі ділових запрошень також дещо ускладнена. Для видачі такого запрошення вашої компанії потрібно пройти акредитацію у Федеральній міграційній службі (ФМС), а потім подавати туди заяви щодо кожного конкретного запрошення. Процедура акредитації займає деякий час, але дозволяє оформляти річні або піврічні візи.

1. Заповнити бланк повідомлення про прибуття іноземного громадянина або особи без громадянства в місце перебування в двох примірниках. При заповненні бланка не допускаються виправлення або використання абревіатур.

2. Надати заповнений бланк в відділення поштового зв'язку, на території обслуговування якого буде знаходитися іноземний громадянин.

3. Підготувати копії таких документів:

# 9679; паспорта (копія сторінки з персональними даними гостя і з відміткою про перетин кордону);

# 9679; візи (якщо вона є);

# 9679; міграційної карти (видається гостю на кордоні);

# 9679; українського паспорта громадянина Укаїни, які відповідають за діяльність приймаючої сторони (головна сторінка та сторінка з пропискою).

4. Оплатити мито за постановку на облік іноземного громадянина.

Ці документи подаються в ФМС через поштове відділення (можна подавати і безпосередньо в ФМС, але поштою простіше). Подача документів оплачується окремо в пункті подачі.

Після подачі документів вам повернуть відривну частину повідомлення з відміткою відділення, яку потрібно передати гостю. Він повинен мати цей документ при собі весь час перебування на території Укаїни і повернути вам перед від'їздом. Після від'їзду гостя ізУкаіни протягом двох днів потрібно направити відривну частину повідомлення в ФМС. Це також можна зробити поштою. У разі якщо відривна частина загублена або гість забув вам її повернути, то замість неї в ФМС потрібно направити заяву про зняття іноземного громадянина з обліку.

Надати візову підтримку іноземному громадянину під час перебування вУкаіни може і готель за умови бронювання у них номера. Там же можуть зареєструвати іноземного громадянина на час перебування вУкаіни. В цьому випадку віза буде видана тільки на дати бронювання.

Ю.В. Єремєєва,
зав. канцелярією, член Клубу професійних секретарів