Делегування завдань 2

Делегуючи завдання, переконайтеся, що ні перескочили через етапи видалення і скорочення завдань. Якщо ви прийшли до висновку, що завдання в обов'язковому порядку повинна бути виконана, і скоротили процедуру її виконання таким чином, що для цього буде потрібно мінімально можливу кількість часу, наступним кроком в "зачистці" вашого розкладу буде розгляд можливості делегування виконання цього завдання комусь іншому. Коли ви доручаєте іншим людям взяти на себе виконання деяких своїх завдань, ви вивільняєте час і сили і можете зосередитися на тих завданнях, виконати які ви можете найкращим чином. Ви напевне не хочете, щоб ваш помічник витрачав більше часу, ніж це необхідно для виконання завдання. І якщо ви платите цій людині за його роботу, це ще один привід попередньо скоротити завдання і оптимізувати технологію її виконання. Один з найбільш чудових аспектів делегування, на який зазвичай не звертають уваги, полягає в тому, що делегування будується на основі здорової взаємозалежності між людьми. Коли ви працюєте як одна команда, така робота зближує і згуртовує людей. Взаємовідносини зміцнюються шляхом поділу робочого навантаження і за рахунок того, що спільно працюють люди вчаться довіряти один одному і покладатися один на одного.

Ефективне делегування - один з найважливіших навичок тайм-менеджменту, який необхідно освоїти і використовувати. Але є кілька причин, в силу яких люди стикаються з труднощами в процесі перерозподілу своєї роботи і передоручення своїх завдань іншим. Ось деякі найбільш поширені причини таких труднощів.

• Вам здається, що ви дуже зайняті для того, щоб делегувати виконання своїх завдань іншим. Коли ви перевантажені роботою, вам може здаватися, що у вас зовсім немає часу на делегування завдань і на контроль за їх виконанням іншими. Однак, витративши кілька годин (а найчастіше - кілька хвилин) на з'ясування того, що ви можете передоручити іншим, на пошук помічника і на його підготовку і навчання, ви заощадите величезну кількість часу. Не бійтеся витрачати час на розробку спільного плану дій - згодом цей час багаторазово окупається. • Ви відчуваєте почуття провини, "звалюючи" свою роботу на інших. Якщо ви розглядаєте делегування як доручення комусь іншому виконання неприємної або чорної роботи, ви можете відчувати від цього почуття провини. Зрештою, ніхто з нас не хоче уславитися "поганим великим босом". Але ви зовсім не повинні страждати від необхідності постійно доводити оточуючим, що чи не вважаєте деякі справи негідними вашої уваги. Якщо ви не любите виконувати певні види завдань, це ще не означає, що цього не любить ніхто. У кожного з нас є свої навички, інтереси, обдарування і схильності, тому не відчувайте себе винуватим, коли просите когось про допомогу. Делегування працює найкраще, коли ви ставите потрібну людину на потрібне місце в потрібний час і даєте можливість кожному зробити важливий внесок в успіх спільної справи.
• Вам важко покластися на інших і залежати від них. Деякі люди скуті переконанням: "Якщо я не зроблю це сам, ніхто не зробить це за мене і ніхто не зможе зробити це краще за мене". Якщо ви виросли в середовищі, де не могли довіряти оточували вас дорослим, вам буде особливо важко покладатися на інших і довіряти їм. Розглядайте делегування як можливість для особистого розвитку і зростання.
• Ви боїтеся втратити свою важливість і значимість в очах оточуючих. Ви можете чинити опір делегуванню зі страху, що, якщо хтось інший зможе зробити вашу роботу, в вас більше не потребуватимуть і перестануть цінувати. Якщо ви гарненько задумаєтеся над цим, ви, ймовірно, побачите, що інші люди мають потребу в вас не тільки і не стільки тому, що ви вмієте виконувати певний вид задач або здатні справлятися з декількома справами одночасно. Ви володієте унікальними і неповторними навичками, поглядами і особистими особливостями, за що вас і цінують оточуючі. Тому залиште справи, з якими краще можуть впоратися інші люди, і звільніть себе для нових проектів.

Є два види завдань, які найлегше делегувати:
• Рутинні повторювані завдання, що виконуються регулярно і не потребують творчого підходу (миття посуду, бухгалтерський облік, відправка факсів, упаковка і відправка кореспонденції, співбесіду з кандидатами при прийомі на роботу).
• Спеціальні проекти, разові або нечасто повторювані завдання.
Це поділ допоможе вам, коли ви будете вирішувати, чи варто завдання зусиль для її делегування. Що стосується одноманітних рутинних завдань, тут майже завжди варто витратити час на навчання кого-то еще. Первинні вкладення часу звільнять вас на багато років вперед. Розглядаючи можливість делегування при виконанні спеціальних завдань, оцініть їх масштаб і тривалість. Якщо ви витратите більше часу на підготовку відповідного виконавця, ніж на те, щоб зробити справу самостійно, і дане завдання не повторюватиметься в майбутньому, більш ефективно зробити його самому.
Вам також слід передбачити можливість делегування таких видів завдань:
• Завдання, з якими ви справляєтеся недостатньо добре і які набагато краще може зробити хтось інший.
• Завдання, займатися якими вам не подобається.
• Завдання, які поглинають вашу енергію або ваш час, якщо вони необхідні вам для більш важливих справ.

Іноді нам важко делегувати виконання завдань іншим тому, що ми забуваємо: делегування полягає не в тому, щоб робити те, що нам подобається, і позбавлятися від необхідності виконувати те, що ми ненавидимо. Хороші менеджери делегують виконання тих справ, які їм подобаються, коли в їхньому списку справ є завдання з більш високим пріоритетом або якщо хтось інший здатний зробити цю роботу більш ефективно. Крім того, іноді ви дійсно краще всіх в команді підходите для виконання тієї роботи, яка вам не подобається. Визначте, яку роботу ви візьмете на себе. Після того як ви оцінили свої завдання і їх окремі етапи, прийміть рішення, що ви будете робити самі, а що довірите іншим. Розглядаючи складові частини кожного завдання, запитайте себе, на виконання яких з них найкраще витратити свій час, і де ваші зусилля можуть виявитися найбільш корисними і ефективними. Оцініть свої здібності, свою проникливість, свої навички, схильності і переваги. Що можете зробити ви, і тільки ви? Які з поставлених завдань найкращим чином відповідають вашим цілям? Залиште ці завдання за собою і делегуйте всі інші. Іноді має сенс делегувати всю роботу і виступати просто в ролі керівника, контролюючи виконання завдання. У разі керування великими зростаючими проектами, якщо ви занадто глибоко вдаєтеся в деталі, то неминуче втрачаєте бачення загальної картини справи і не здатні ефективно керувати.

1. Делегування фахівця (експерта). Передача роботи того, хто здатний зробити її краще, швидше або ефективніше, ніж ви. З вашого боку для цього будуть потрібні найменші витрати часу, а віддачу у вигляді економії часу ви отримаєте майже відразу. Наприклад, найміть юриста або бухгалтера, який подбає про те, щоб ви правильно і своєчасно платили податки. Щоб повісити полки для книг, скористайтеся послугами майстра, оскільки його вміння забивати в стіну цвяхи заощадить вам багато часу.
2. Делегування рівного собі по кваліфікації. Передача роботи того, хто має таку ж кваліфікацію в даній області, як і ви самі. Він або вона можуть впоратися з цим завданням так само добре, як і ви. Вам буде потрібно мінімум часу, щоб пояснити суть завдання і дати виконавцю відповідні вказівки.
3. Делегування новачкові. Передача роботи того, хто не стикався з подібними завданнями або не вміє виконувати їх так само добре, як і ви. Щоб делегувати виконання завдання такій людині, вам буде потрібно багато часу, так як ви повинні навчити його і здійснювати контроль за його роботою, але ці витрати часу і сил багаторазово окупляться в майбутньому. Ви станете наставником і придбаєте вдячного помічника. Але коли ви зробите цей початковий внесок і ваш помічник буде готовий до виконання цієї роботи, ви будете раді тому, що дали іншій людині можливість блиснути своїм талантом, підвищили у нього впевненість у своїх силах і, можливо, навіть звільнили себе на тривалий період від необхідності витрачати час на виконання подібних завдань.

Ваше завдання полягає в тому, щоб доручити кожному співробітнику таку роботу, виконуючи яку вони змогли б внести найбільший вклад в ваш проект. Враховуйте здібності та навички кожного з членів вашої команди, а також їх завантаженість. Розглядаючи конкретну задачу, що підлягає виконанню, запитайте себе:
• Хто міг би добре з цим впоратися?
• Кому сподобалася б ця робота або хоча б окремі її частини?
• Хто хотів би навчитися цьому?
• У кого є для цього час?
Враховуйте також, яким часом ви маєте в своєму розпорядженні для спостереження за роботою співробітника над дорученою йому проектом; чим менше часу у вас для контролю за його роботою, тим більш кваліфіковано повинен бути цей член вашої команди.

Якщо ви доручаєте завдання людині не настільки досвідченому як ви, його свіжий погляд і незвичайний підхід можуть вирішити набагато більше проблем, ніж ви думаєте. Якщо ви делегіруете що-небудь людині, рівному собі по кваліфікації, або фахівця-експерта, їх підхід може дечому навчити вас самих. Більш того, таке делегування завдання, коли ви даєте можливість іншій людині використовувати для її виконання свій особистий підхід і стиль, викликає у співробітників почуття власної гідності і дає їм можливість для самовираження, а це один з найсильніших мотивуючих чинників людської природи. Переконайтеся в тому, що ви даєте співробітникам точну оцінку часу, необхідного для виконання завдання. На який час ви займаєте їх роботою? Як ці завдання вписуються в їх поточний графік робіт? Встановіть для них крайній термін виконання завдання, і додатково залиште достатній резерв часу, якщо виконана робота потребуватиме виправлення або поліпшення, у вас буде час зробити це перш, ніж настане справжній крайній термін.

Етап 2. Доступність для звернень за допомогою, поки робота не завершена. Майте на увазі, що люди, які працюють над реалізацією ваших проектів, потребуватимуть вашому керівництві. Ви можете або спеціально запланувати час, коли ваші співробітники будуть звітувати вам про свою роботу, або відповідати на їхні запити в міру необхідності. Цей порядок буде залежати від завдання і від конкретного виконавця і повинен бути встановлений під час видачі завдання. Якщо завдання велика і ставки великі, має сенс запланувати періодичні доповіді про стан справ по ходу виконання завдання, щоб ви могли бути впевнені, що все йде за планом. У разі невеликих і менш важливих завдань, дозвольте своїм підлеглим заходити до вас тоді, коли їм буде потрібно ваша допомога (якщо вона взагалі буде потрібно). Плануйте час для звітів про виконану роботу таким чином, щоб не відчувати себе втомленим від постійних перерв для відповідей на питання з боку членів вашої команди.