Декомпозиція бізнес процесів і характеристики
Головна сторінка »Блог» Основи бізнес процесів. Декомпозиція та характеристики
Якщо всю діяльність компанії можна розділити на бізнес процеси. то і процеси можна розділити на більш дрібні складові. У методології побудови бізнес процесів це називається декомпозиція бізнес процесів. Мета декомпозиції дуже проста - якщо великим процесом складно управляти, його необхідно розділити на частини. Проектування бізнес процесів дозволяє нам «розбирати» і «збирати» процеси, змінюючи їх розмір. Про це, а так же характеристиках процесів, ми і поговоримо.
Отже, процес можна розбити на більш дрібні частини:
Подпроцесс. Якщо нам необхідно розділити процес на частини, для більш легкого управління, ми будемо ділити його на підпроцеси. Подпроцесс можна розглядати окремо. Він має такі ж складові і властивості. У подпроцесса так само є початок, закінчення, механізм реалізації, показники і т.д. Іншими словами, подпроцесс це процес більш низького рівня. В принципі, кількість рівнів, подпроцессов, на які ми ділимо процес, може бути безмежним. Коли ми збираємося приготувати обід, навіть подумки, ділимо процес на підпроцеси - підготовка продуктів, підготовка посуду, обробка продуктів, приготування.
Операція. Це найпростіше дію в процесі. Просте, означає що його не треба деталізувати. Якщо процес не має вкладених подпроцессов, то його механізм реалізації як раз і являє собою ланцюжок операцій. Коли ми готуємо посуд для того щоб зайнятися обідом, виконуємо прості операції: дістати каструлю, налити в неї воду, поставити на обід і так далі. Немає сенсу докладно пояснювати що значить «налити воду в каструлю» а значить це операція.
Наскільки необхідно деталізувати процеси?
Рівно на стільки, на скільки вам це необхідно 😉 Так, це правда. Все залежить від мети опису бізнес процесу. Якщо потрібно докладний опис для новачка - то і деталізувати необхідно максимально. Таким чином, до речі, можна готувати інструкції для деяких подпроцессов. Якщо ж ви робите загальну модель - досить загальних, об'ємних операцій. Наприклад, підготовка квартального звіту, то ж може бути операцією. А може і підпроцесом з великою кількістю рівнів. Ми ще повернемося до цього питання в темі про підготовку опису процесів.
Угруповання операцій і підпроцесів.
Іноді необхідно об'єднати деякі операції або підпроцеси, для того щоб ними було легше оперувати. Наприклад можна виділити:
- Роботи - це процеси і / або операції які виконує одна людина або один підрозділ. Наприклад для двірника, такою роботою є прибирання сміття.
- Функції - сукупність робіт, схожих один на одного або мають що щось спільне. Продажі це функція. А обробка заявок з продажу - робота.
По суті, можна спокійно обійтися без такого угрупування. У своїй роботі я намагаюся уникати подібних ускладнень.
Але є один дуже корисний тип угруповання - Процедура. Процедура це ланцюжок операцій. При цьому, такий ланцюжок, може мати тільки один варіант порядку дій і операції виконуються, одна за одною, без перерви. Процедури зручні для підготовки інструкцій.
Характеристики бізнес процесу.
Будь-який бізнес процес необхідно як то оцінювати. Оцінка дозволяє швидко зрозуміти які процеси вимагають пильної уваги і повинні змінюватися в першу чергу. Це дозволяє знайти слабку ланку в усій системі бізнес процесів. Будь-який процес можна охарактеризувати за такими критеріями:
- Результативність - досягає процес необхідних результатів чи ні. Якщо в результаті процесу «Приготування пирога», вийшов яблучний пиріг - процес результативним.
- Ефективність - скільки ресурсів витрачає процес на отримання результату. Якщо ви знаєте, що на приготування пирога має піти 0,5 кг яблук, а було витрачено 2 кг, то процес не є ефективним.
- Визначеність - якщо процес описаний в якому то документі, і то, як він виконує в дійсності, відповідає тому що написано, значить процес визначений. Якщо пиріг був приготований повністю за рецептом - все ок.
- Повторюваність - найважливіша характеристика! Вона показує чи може процес отримувати однакові результати з разу в раз. Якщо кухар постійно видає різні яблучні пироги - що то не так з процесом. Або з кухарем. :)
- Здатність до адаптації - характеристика гнучкості бізнес-процесу, т. Е. Здібності змінюватися в залежності від умов. Чи можна швидко замінити яблука на груші? Можна, можливо. Значить процес адаптуємо.
- Тривалість - час, який необхідно для виконання процесу, або проміжок часу між початком процесу і його завершенням.
- Вартість - це сукупність всіх витрат виконання процесу 1 раз. Для цього необхідно підрахувати скільки продуктів ми витратили на приготування пирога, скільки коштує час кухарі, який його готував, і скільки коштує використання інструментів і посуду.
Дані характеристики є основою бізнес процесів. Але ніхто не забороняє вам додавати їх скоротити або розширити.
Отже. Методологія бізнес процесів допомагає нам розбивати великі процеси на підпроцеси і операції. Операція - найпростіша складова процесу. При створенні бізнес процесів необхідно враховувати їх характеристики. Більш того, побудова системи бізнес процесів неможливо без побудови системи характеристик. Побудова системи бізнес-процесів починається з карти процесів, але про це вже іншим разом.