Чи обов’язково переглядати затверджені посадові інструкції

інспектор з кадрів в Георгіївському філії ГУОЗ КККВД Бердичівського краю

Нещодавно зустріла свою приятельку, яка, як і я, працює інспектором з кадрів. З огляду на, що ми колеги, цілком природно, розмова у нас зайшла про «наболіле», все про тих самих виробничих проблемах. На моє запитання: «Чим зараз займаєшся?» - подруга відповіла, що в даний час переглядає раніше затверджені посадові інструкції. Побачивши моє здивування, вона вигукнула: «Ти що, не знаєш, їх обов'язково треба переглядати кожні п'ять років!» Ні, я, звичайно, знаю, що посадові інструкції «не вічні», але про те, що існує встановлена законодавством періодичність їх перегляду , - чула вперше. Невже це правда? І якщо так, то де це написано?

Незважаючи на те що трудовим законодавством прямо не передбачено обов'язкову наявність у роботодавця посадових інструкцій, а обов'язки працівника можуть бути перераховані в укладається трудовий договір, зазначений документ широко відомий в «вузьких» колах працівників кадрових служб. Напевно він відомий і вам, колега.

Такі довідники містять кваліфікаційні характеристики, які відповідно до заявленою метою призначені для обгрунтування раціонального розподілу і організації праці, правильного підбору, розстановки і використання кадрів, забезпечення єдності при визначенні посадових обов'язків працівників і висунутих до них кваліфікаційних вимог, а також прийнятих рішень про відповідність займаним посад при проведенні атестації співробітників. Ці документи носять рекомендаційний характер, проте є загальними орієнтирами при визначенні видів робіт і потрібного рівня підготовки для їх виконання.

Використовуючи подібні довідники, необхідно враховувати зокрема, що кваліфікаційні вимоги, зазначені в них, розроблені поза зв'язком зі структурою конкретної організації і особливостями діяльності окремого роботодавця, тому містять тільки найбільш характерні види робіт, типові обов'язки і мінімальний рівень професійної підготовки.

Таким чином, роботодавець має право визначати трудову функцію працівника самостійно, на свій розсуд, не включаючи до посадових інструкцій ті чи інші трудові обов'язки, передбачені ЄКР, або, навпаки, розширюючи їх коло.

Структура тексту посадової інструкції, як правило, відповідає тарифно-кваліфікаційним вимогам, передбаченим ЄКР, і складається з наступних розділів:

Наша довідка

Посадова інструкція - документ, який вказує коло доручень, обов'язків, робіт, які має виконувати особа, яка обіймає цю посаду на підприємстві, фірмі. Будучи одним з основних організаційно-правових документів для працівника, посадова інструкція, крім обов'язків, визначає і відповідальність працівника при здійсненні ним трудової функції відповідно до займаної посади, кваліфікаційні вимоги, що пред'являються до особи, що займає зазначену посаду, порядок прийому, звільнення.

Сучасний економічний словник

ВИ ПОВИННІ ЦЕ ЗНАТИ

При звільненні посадових осіб, які підписали і затвердили посадову інструкцію, змінювати її реквізити не потрібно

1. Загальна частина (загальні положення).

2. Завдання та обов'язки.

5. Взаємовідносини (зв'язки за посадою).

Посадова інструкція є документом, чинним відносно тривалий час. Але, незважаючи на це, в організаціях, де посадові інструкції розглядаються не як документи «для полиць» і «щоб були», а як документ для ефективної організації праці, періодичному уточненню, оновленню цих документів приділяють особливу увагу. І це цілком виправдано. Адже будь-яка організація - це живий організм, і зміни в ній неминучі.

Ось тут і виникає питання, в зв'язку з чим може виникнути необхідність у перегляді та (або) зміну посадових інструкцій? Варіантів - безліч, серед них, наприклад:

зміна найменування організації або структурного підрозділу;
зміна організаційної структури;
зміна штатного розкладу;
зміна найменування посади;
зміна Положення про структурний підрозділ (зміна завдань структурного підрозділу);
зміна або доповнення обов'язків працівника;
поява нових видів роботи, що ведуть до перерозподілу посадових обов'язків.

А ось тепер скажіть, чи можете ви або ваш керівник спрогнозувати, як часто відбуватимуться події, які потягнуть за собою внесення змін до посадових інструкцій працівників? Раз на рік, раз на два роки або раз п'ять років? Звичайно, на це питання ніхто не дасть конкретну відповідь. А все тому, що такої відповіді просто не може бути, оскільки посадова інструкція - динамічний документ, і її «перегляд» (зміна) повинен відбуватися не після закінчення певного часу або відповідно до заздалегідь затвердженого плану, а виключно в міру необхідності.

Вкажіть в Положенні про посадових інструкціях події, при настанні яких необхідно буде вносити зміни до посадової інструкції, а також осіб, які мають право виступати з такою ініціативою

З огляду на, що роботодавець (за винятком роботодавців - фізичних осіб, які є індивідуальними підприємцями) має право приймати локальні нормативні акти, можна порадити розробити і затвердити, наприклад, Положення про посадових інструкціях. Цей документ дозволить упорядкувати роботу з інструкціями, зробити їх уніфікованими і чіткими, позначити порядок надання їм юридичної сили. У подібне становище можна включити такі розділи:

ВИ ПОВИННІ ЦЕ ЗНАТИ

Якщо зміни, що вносяться до посадової інструкції, призводять до зміни посадових обов'язків працівника, то вимагати їх виконання ви можете тільки в тому випадку, якщо працівник у письмовій формі погодився їх виконувати

Розділ 1. Загальні положення.

Розділ 2. Вимоги, що пред'являються до змісту посадової інструкції, до її оформлення.

Розділ 3. Порядок розробки, узгодження, затвердження і введення в дію посадової інструкції.

Розділ 4. Порядок перегляду посадової інструкції.

Давайте зупинимося і докладніше розглянемо останній розділ. Безумовно, в ньому можна передбачити періодичність (один раз на рік, один раз в три роки і т. Д. - як вирішить роботодавець) «перегляду» посадових інструкцій. Але, як ми вже говорили, правильним буде вказати не періодичність, а події (ситуації, умови, випадки), при яких необхідно буде вносити зміни до посадових інструкцій. Також перерахуємо осіб, наділених повноваженням виступати з ініціативою про внесення змін. До таких осіб можна віднести керівника організації, керівника структурного підрозділу, в якому дана посада знаходиться, або керівника підрозділу, з яким здійснюється взаємодія.

ЦЕ КОРИСНО ЗНАТИ

Віза узгодження включає в себе посаду візує, його особистий підпис і його розшифрування (ініціали, прізвище), а також дату узгодження (підписання).

До складу реквізиту «Підпис» входять: найменування посади особи, яка підписує документ, особистий підпис і його розшифрування (ініціали, прізвище)

Яка ж процедура підготовки пропозицій щодо внесення змін до посадових інструкцій? Давайте розберемося.

Як правило, пропозиції щодо внесення змін до посадових інструкцій готуються в письмовому вигляді і подаються на розгляд керівнику кадрового підрозділу, який оцінює їх доцільність, висловлює свою думку керівника організації (роботодавця) і організовує при необхідності їх розробку і узгодження із зацікавленими особами. При цьому важливе значення має, наскільки внесення змін до посадової інструкції може змінити трудові обов'язки особи, що займає цю посаду.

ВИ ПОВИННІ ЦЕ ЗНАТИ

Посадова інструкція вступає в силу з моменту її затвердження або з певної дати, встановленої роботодавцем в наказі про введення посадової інструкції в дію. Обов'язок щодо виконання посадової інструкції виникає у працюючих співробітників тільки після оформлення їх письмової згоди у вигляді додаткових угод до трудових договорів

Після цього посадову інструкцію стверджує керівник організації або інша особа, наділена відповідними повноваженнями.

Посадову інструкцію необхідно зареєструвати в спеціальній обліковій формі, з проставленням реєстраційного номера і дати реєстрації на документі.

Дотримання всіх перерахованих правил оформлення дозволяє надати документу юридичну силу.

Щоб ініціювати ознайомлення персоналу з посадовими інструкціями, доцільно видати наказ про введення їх в дію і про підготовку додаткових угод до трудових договорів.

Оскільки кожен працівник безпосередньо відповідає за виконання вимог посадової інструкції, необхідно після ознайомлення передати йому копію цього документа.

Періодичність «перегляду» затверджених посадових інструкцій законом не перед усмотрена. Порядок затвердження, внесення змін і доповнень до посадових інструкцій роботодавець може ус танов самостійно

Читайте в цьому місяці