Бухгалтерський облік в салоні краси
Останнім часом індустрія краси розвивається прискореними темпами, відкривається велика кількість салонів та студій краси, спа-центрів і просто перукарень.
Власники такого бізнесу в першу чергу стурбовані актуальними організаційними питаннями:
- який обсяг косметичних препаратів і витратних матеріалів придбати,
- як раціонально розподілити складські запаси,
- які послуги найбільш рентабельні,
- які фахівці приносять найбільший дохід салону,
- які клієнти є для салону ключовими,
- і багато іншого!
Про те, як організувати бухгалтерський облік в салоні краси, зазвичай починають думати, коли приходить час платити зарплату, складати звітність і платити податки в бюджет. І дарма, ведення бухгалтерського обліку в салоні краси є ключовим завданням, оскільки дані бухгалтерського обліку можуть бути використані в управлінських цілях і сприяти більш ефективної організації бізнес-процесів і збільшення прибутку власників бізнесу.
Як повинна бути влаштована бухгалтерія в салоні краси, як вести облік і на що звернути особливу увагу?
В організації обліку в салоні краси можна виділити кілька основних ділянок:
Розглянемо кожен з ділянок докладно.
Облік складу матеріалів, препаратів і продукції.
Якщо бухгалтерія салону краси відображає позиції на складі лише за фактом надходження на склад і за фактом видачі матеріалів і препаратів зі складу, це невірно. У салоні краси крім складу є кабінети, вітрини, лабораторії. Саме внутрішнє переміщення матеріалів і препаратів, їх передача зі складу в вітрину, кабінети або лабораторії має першорядне значення для того, щоб уникнути витоку продукції в невідомому напрямку, або уникнути ситуації, коли вийшов термін придатності товарів, що знаходяться на вітрині, в кабінеті, лабораторії.
Для того щоб картина використання матеріалів була достовірною і зрозумілою в будь-який момент, на кожен кабінет, вітрину, відділ або лабораторію заводяться окремі листи обліку.
Для зручності можна вже в момент отримання препаратів (матеріалів) навпроти кожної позиції відзначати, куди будуть передані препарати (матеріали): в вітрину або в лабораторію. Тобто накладна повинна бути відкоригована так, щоб при погляді на неї було відразу ясно: ось цей крем у нас був переданий для продажу в вітрину в кабінеті косметології, ось той - в лабораторію перукарського залу або в якості стратегічного запасу відправлений на основний склад або на вітрину, підконтрольну адміністратору для продажу.
Бухгалтер в салоні краси повинен обов'язково відображати всі без винятку внутрішні переміщення препаратів і матеріалів в кабінети, лабораторії або на вітрини. Для цих цілей використовується документ "накладна на внутрішнє переміщення".
Факт списання матеріалів, продукції або препаратів документується на стадії витрати. Для максимальної наочності витрат найпростіше прив'язувати списання продуктів до конкретного клієнта.
З метою контролю фактичних залишків продукції, матеріалів і препаратів
бухгалтерія в салоні краси зобов'язана проводити планові щомісячні та позапланові вибіркові інвентаризації складських залишків.
Облік клієнтської бази.
Правильним буде так вибудувати відносини в салоні краси, щоб весь персонал розумів, що заробітну плату платить не власник салону, а Клієнт. Тому необхідно навчитися ефективно працювати з клієнтською базою, а не просто приймати прийшли відвідувачів.
Фіксуючи кожен візит клієнта з посиланням на його ПІБ, з'являється можливість відстежити тенденції зростання або спаду купівельної активності клієнта по відношенню до салону. У той же час, маючи його координати, ми завжди можемо відкоригувати будь-яку негативну ситуацію, зв'язавшись з клієнтом безпосередньо.
Для чого ще необхідно організувати облік клієнтської бази?
З метою забезпечення достовірності обліку процедур по кожному конкретному клієнтові. З метою формування політики лояльності клієнтів салони краси готові запропонувати своїм відвідувачам знижки за картками постійного клієнта, подарункові сертифікати, абонементи на відвідування послуг.
Купуючи абонемент на послуги і оплачуючи вартість абонемента одноразово (в якості авансового платежу), клієнт салону краси отримує комплекс послуг або кілька процедур за конкурентною ціною. Облік використання грошового авансу замість одержуваної послуги необхідно організувати таким чином, щоб інформація ця була актуальна і доступна для клієнта і для фахівців салону краси. Це завдання вирішується досить просто, якщо забезпечений облік клієнтської бази і на клієнта ведеться картка клієнта.
Послуги салону краси. Прейскурант цін на послуги.
Для успішної роботи необхідно грунтовно підійти до складання прейскуранта цін на послуги салону краси.
Чому цей документ такий важливий?
На підставі цього документа буде розраховуватися виручка салону краси.
Які витрати повинна покривати ціна послуги по прейскуранту?
Ціна послуги за прейскурантом повинна покривати такі витрати:
У Картці послуг (форма БО-11) докладно розписуються всі отримані клієнтом послуги (кожна позиція окремо із зазначенням уточнюючих характеристик) і все витрачені матеріали. Далі в карті відображається розрахунок вартості послуги.
Чим докладніше фіксується інформація про кожній послузі, наданою клієнтові, тим вірогідніше бухгалтерський облік в салоні краси.
Дані кожної Картки послуг акуратно заносяться в бухгалтерську програму, систематизуються в хронологічній послідовності. Існують програми, створені на базі 1С Бухгалтерія, які автоматично вносять інформацію по кожному клієнту в базу, в т. Ч. І списують витрачені на нього препарати. Заздалегідь забитий витрата на кожну послугу (косметологом в тому плані складніше). Дані Картки послуг будуть використані для нарахування заробітної плати продуктивному персоналу салону краси.
Облік заробітної плати персоналу салону краси.
Кваліфіковані фахівці - запорука успіху салону краси або спа-центру.
Необхідно розробити Положення про заробітну плату та преміювання персоналу з урахуванням вимог, що пред'являються до персоналу і середнього рівня цін на послуги.
Заробітна плата продуктивного персоналу повинна відповідати складності виконуваної роботи, а також враховувати норму виробітку і забезпечувати матеріальну зацікавленість кожного фахівця. Розцінка за виконану роботу повинна співвідноситися з ціною, закладеною в прейскуранті.
Необхідно постійно моніторити середній рівень цін по різним видам перукарень та косметологічних послуг (саме так і відбувається «ціноутворення»).
В обов'язковому порядку необхідно укласти трудові договори з кожним співробітником, а також договори про матеріальну відповідальність.
Вибір системи оподаткування.
Зазвичай підприємства індустрії краси пропонують своїм клієнтам повний спектр перукарських і косметологічних послуг, нігтьової сервіс, солярій, а також реалізують вроздріб продукцію по догляду за волоссям, обличчям, тілом, біжутерію.
Перукарні та косметичні послуги, включаючи послуги солярію, є побутовими послугами (за класифікатором кодів ОКУН), за якими може застосовуватися спеціальний режим у вигляді єдиного податку на поставлений дохід (ЕНВД).
Показником для розрахунку базової прибутковості для обчислення податку ЕНВД по послугах, що надаються в салоні краси, є чисельність персоналу.
Показником для розрахунку базової прибутковості для обчислення податку ЕНВД по роздрібних продажах косметичних засобів є площа торгового залу.
Можливе застосування спрощеної системи оподаткування (ССО) за всіма видами послуг, що надаються. Причому, об'єкт оподаткування "доходи мінус витрати 15%" представляється більш привабливим.
Важливо пам'ятати ще один момент:
- платники ЕНВД звільнені від застосування (контрольно-касової техніки) ККТ і зобов'язані виписувати клієнтам бланки суворої звітності (БСЗ),
- якщо платник ЕНВД бажає застосовувати ККТ він може це зробити, дуже зручно з'єднати контрольно-касовий апарат з комп'ютером, на який встановлено спеціальне програмне забезпечення,
- платники ССО зобов'язані застосовувати ККТ, щорічно проводити заміну електронної пам'яті (Еклз), обслуговувати контрольно-касову машину в спеціалізованому центрі.
У зв'язку з тим, що документообіг в салоні краси досить великий, питання про автоматизацію системи обліку є більш ніж нагальним. Впровадження спеціалізованої програми дають наступні можливості:
- оперативно отримати інформацію за будь-який період часу з будь-якого клієнта і по будь-якому майстрові,
- систематизувати запис клієнтів на послуги салону,
- оперативно відслідковувати залишки продукції на складі, включаючи проведення інвентаризації (повної або часткової) складських залишків,
- автоматично формувати складський замовлення,
- ведення необхідної статистики для стратегічного планування бізнесу, розробка конкурентної цінової і маркетингової політики.
Ведення документації в електронному вигляді не тільки відповідає потребам сучасного підприємства. але і дозволяє зробити систему обліку більше
прозорою, зручною та ефективною.
І на завершення кілька слів про те, кому з точки зору власників салонів краси, краще довірити ведення бухгалтерського обліку. Вивчаючи на бухгалтерських форумах проблеми, які хвилюють бухгалтерів, що займаються обліком в салоні краси, несподівано з'ясувалося одна обставина.
Виявляється, власники такого трудомісткого і непростого бізнесу (непростого, тому, що великий рух матеріалів, тому, що це-люди, а робота з людьми ніколи не була простою) готові довірити бухгалтерський облік в салоні краси фахівцям, для таких цілей зовсім непідготовленим. На форумах ці фахівці ставлять запитання, які не може ставити фахівець, хоч скільки-то знайомий з теорією бухгалтерського обліку.
Дівчинка погодилися вести облік в салоні, а сама запитує на форумі, які їй робити проводки, як рахувати податки і що це за податки такі. Спеціаліст й гадки не має, де, в якому документі, написано те, що становить основу її професії і за що, в кінцевому підсумку, вона і отримає заробітну плату.
Невже власників індустрії краси не хвилює благополуччя власного бізнесу? Хвилює, тоді чому Ви не звернутися до фахівців з багаторічним досвідом, які мають певні навички і знання?