Авансовий звіт завантажити бланк і зразок заповнення
В сучасних умовах ведення бізнес процесів на підприємствах досить широко поширена практика застосування авансових звітів.
Загальні правила складання авансового звіту
Основною функцією авансового звіту є підтвердження витрат, які були понесені в зв'язку з виробничою необхідністю особою, яка одержала цю суму з коштів підприємства на певні цілі. Найчастіше цими цілями є або відрядження співробітника, або необхідність оплатити товар або послугу, замовлені підприємством в процесі здійснення господарської діяльності.
У складанні авансового звіту беруть участь кілька осіб, у порядку та строки, які встановлені керівництвом і нормативно-правовою документацією підприємства. В першу чергу авансовий звіт заповнює працівник, який здобув на руки готівку. Коли співробітник заповнив свою частину звіту, він повинен передати його спеціалісту відділу бухгалтерського обліку, щоб звіт пройшов перевірку і був прийнятий для подальшого оформлення.
Це швидко і безкоштовно!
Формою первинної документації може служити як загальноприйнята форма АТ-1, так і створена індивідуально для окремо взятої організації.
У будь-якому випадку форма авансового звіту повинна відповідати певним критерієм і містити в собі основні дані:
- Число і нумерацію авансового звіту;
- Назва організації - юридичної особи;
- Кількість грошей, виданих під звіт;
- Кількість витрачених грошей;
- Список документів, які виправдовують усі витрати з додатком самих документів. Це можуть бути чеки касових апаратів, квитанції про оплату, накладні, рахунки і акти про виконання роботи або надання послуг.
Існує два способи оформлення авансового звіту: заповнення в паперовому варіанті або в електронному.
У разі, якщо звіт оформляється в паперовому вигляді, існує два типи заповнення:
- На друкарському бланку від руки;
- Із застосуванням комп'ютерної програми і висновком документа на друк.
В обох випадках підписи відповідальних посадових осіб на документі ставляться синім чорнилом власноруч.
Другий спосіб складання авансового звіту є менш трудомістким, але припускає наявність спеціалізованої системи електронного документообігу, доступ до якої є у всіх осіб, що беруть участь в оформленні та підписання даного документа. Так як документ, створений таким способом, є електронним, в ньому обов'язково повинні бути присутніми цифрові підписи всіх відповідальних осіб.
Авансовий звіт заповнюється відповідальною посадовою особою в єдиному екземплярі, а потім здається в бухгалтерію для перевірки заповнення документа і достовірність відображення господарських операцій. Особливу увагу бухгалтерією при вивченні авансового звіту приділяється цільовому витрачанню підзвітної суми.
Найчастіше, видача готівки під звіт відбувається або в разі відрядження співробітника, або для здійснення різних виробничих витрат, що вимагають особистої участі співробітника. Для прикладу це можуть бути представницькі витрати або витрати, пов'язані з отриманням будь-яких матеріалів.
Авансовий звіт - складаємо покроково
Першочерговим кроком потрібно заповнити ту частину авансового звіту, де повинні бути вказані всі додаткові документи на отримані витрати за період, на який видавалася готівка гроші підзвітній особі.
В першу графу записується номер один по одному для кожного виправдувального документа. У другу графу заноситься дата складання документа, що підтверджує витрати. У третій графі проставляється номер документа. Якщо в документі номер відсутній, то в графі 3 слід вказати Б / Н, що означає - документ без номера.
У четвертій графі потрібно вказати назву документа, наприклад Чек ККМ, і розшифрувати в двох-трьох словах які саме витрати були зроблені. У п'яту графу заноситься підсумкова сума документа в рублях і копійках. Якщо розрахунки проводилися не в українських гривнях, а в іноземній валюті, то суму, зазначену в платіжному документі, слід віднести в шосту графу авансового звіту.
У підсумковому рядку виходить підсумкова сума всіх вироблених витрат, яка складається із сум всіх документів, перелічених в звіті.
На наступному етапі, після заповнення всього переліку документів, що додаються, підзвітна особа передає авансовий звіт до бухгалтерії, де повинні звірити всі дані в звіті з даними в доданих до неї звітних документах, і видати підзвітній особі відривний талон про прийняття документів до обліку.
Обов'язковою до заповнення є номер авансового звіту, а датою документа є дата видачі грошових коштів під звіт працівнику підприємства.
Суми за кожним документом повинні бути вказані в рублях і копійках з підбиттям підсумку. Згодом, бухгалтер проставляє відповідний кореспондуючий рахунок усіх перерахованих в цій частині документа витрат.
Потім бухгалтер або сам співробітник заповнюють лицьову сторону документа, вказуючи всі необхідні реквізити та інформацію про характер і розмір майбутніх витрат. Якщо у співробітника є перехідний залишок від попереднього авансового звіту, він повинен бути обов'язково вказано в графі «Попередній аванс».
Важливо пам'ятати, що підзвітна особа не може взяти нову готівку під звіт, якщо за ним числиться заборгованість з попереднього авансового звіту. Якщо ситуація виникла зворотна ситуація і співробітникові довелося витратити особисті гроші для потреб підприємства, то заявлений зайвий витрата відшкодовується працівникові в повній мірі.
Коли всі основні поля заповнені і пройшли перевірку, то звіт підписується підзвітною особою, потім бухгалтером, відповідальною за дану ділянку роботи або головним бухгалтером. На кінцевому етапі керівник стверджує звіт власноручним підписом.
Важливо враховувати, що термін для складання авансового звіту обмежується трьома робочими днями з тієї дати, коли закінчується термін використання готівки, затверджений керівником, або з тієї дати, коли співробітник повернувся на своє робоче місце.
Служба бухгалтерського обліку та звітності повинна забезпечити зберігання авансових звітів разом з доданими оригіналами платіжних документів протягом п'яти років.
Тут ви знайдете все проводки по заробітній платі, що використовуються в бухгалтерії.
Авансовий звіт - особливості оформлення
Виходячи з визначення виду витрат, в рядку «Призначення авансу» слід вказати, на які саме цілі були отримані гроші під звіт. Дані про цільове направлення витрат повинні збігатися з формулюванням в наказі на видачу грошей під звіт.
У ситуації, коли причиною отримання авансу стали витрати на відрядження, такий авансовий звіт має деякі особливості оформлення і вимагає до себе особливої уваги при його складанні.
Термін складання такого звіту не може перевищувати трьох робочих днів, з моменту повернення підзвітної особи з відрядження.
Звітуючи за витратами на відрядження, співробітник, крім чеків і квитанцій про оплату, обов'язково повинен додати: посвідчення про відрядження з усіма відмітками, квитки до місця прибуття і на зворотну дорогу, а також документи, обов'язкового страхування пасажирів під час перевезення.
У посвідченні про відрядження повинна бути вказана кількість, місяць і рік прибуття та вибуття особи, яка перебуває у відрядженні. Записи завіряються підписом відповідальних осіб за місцем прибуття і скріплюються печаткою організації.
При направленні працівника у службове поїздку, бухгалтером підприємства розраховується сума передбачуваних добових витрат співробітника. Зазвичай добові виплачують окремо за видатковим касовим ордером або в безготівковій формі на пластикову карту співробітника, так як це особисті витрати співробітника, які не підлягають документального підтвердження. Однак, в деяких випадках виплата добових провадиться шляхом складання авансового звіту і заноситься до складу інших витрат.
Буває так, що співробітник виїжджає у відрядження за кордон, тоді в формі звіту зазначаються дані як в українських гривнях, так і в іноземній валюті. Після повернення із закордонного відрядження, всі підтверджуючі документи, складені іноземною мовою, повинні бути перекладені. Офіційний переклад складається на окремому листку і додається до звіту в складі інших виправдувальних документів.
В іншому, при складанні авансового звіту використовуються загальні правила і вимоги.
Залишилися питання? Дізнайтеся, як вирішити саме Вашу проблему - зателефонуйте прямо зараз:
Мінімальна зарплата і для чого потрібна ця величина? На жаль, дуже часто працівники отримують зарплату нижче її мінімального розміру. Наймач просто оформляє працівника не на повну ставку, а на 0,5.
Як відкрити магазин автозапчастин з нуля: покрокова інструкція Повністю погоджуся з Кареном, ми вибрали платформу Продавець-Автозапчастин (ZapScript). Зупинили свій вибір за численність позитивних відгуків.
1с зарплата і управління персоналом Плюси використання продуктів 1С на підприємство очевидний. Перше знайомство відбулося з конфігурацією 1С Зарплата і Кадри версія 7.5 намучилися, наш.
Безкоштовна консультація юриста
Москва і область
Санкт-Петербург і область