Архіваріус і діловод - архіваріус і діловод - моє місто

Розглянемо окремо діяльність архіваріуса, діловода та інспектора з кадрів. У цих професій є багато спільного (робота з паперами), але і свої характерні особливості.

Що повинен робити архіваріус?

Архіваріус веде архівні справи на підприємстві. Організовує зберігання і забезпечує збереження документів, що надійшли до архіву.

Бере участь в розробці номенклатур справ, перевіряє правильність формування та оформлення при їх передачі в архів. Відповідно до діючих правил шифрує одиниці зберігання, систематизує і розміщує справи, веде їх облік. Забезпечує зручний і швидкий їх пошук. Готує зведені описи одиниць постійного і тимчасового термінів зберігання, а також акти для передачі документів на державне зберігання, на списання та знищення матеріалів, строки зберігання яких закінчилися. Стежить за станом документів, своєчасністю їх відновлення, дотриманням у приміщеннях архіву умов, необхідних для забезпечення їх охорони.

Контролює дотримання правил протипожежної захисту в приміщенні архіву. Видає відповідно до надходять запитами архівні копії і документи, складає необхідні довідки на основі відомостей, наявних в документах архіву, готує дані для складання звітності про роботу архіву.

Що повинен знати архіваріус:

- нормативні правові акти, положення, інструкції, інші керівні матеріали і документи по веденню архівної справи на підприємстві;

- порядок прийому та здачі документів в архів, їх зберігання та користування ними;

- єдину державну систему діловодства;

- порядок складання описів документів постійного і тимчасового зберігання та актів про знищення документів;

- порядок оформлення справ і їх підготовки до зберігання та використання;

- порядок ведення обліку та складання звітності;

- основи організації праці;

- правила експлуатації технічних засобів;

- основи трудового законодавства;

- правила внутрішнього трудового розпорядку, правила і норми охорони праці.

Що повинен робити діловод?

Можливі два варіанти організації роботи діловода:

а) в невеликому установі діловод поодинці виконує функціональні обов'язки;

б) у великому установі - обробляє документацію по обмеженому колу питань і в разі потреби взаємодіє з іншими делопроизводителями.

Що повинен знати діловод.

- Нормативно-правові акти, положення, інструкції, інші керівні матеріали і документи по веденню діловодства на підприємстві;

- Структуру підприємства і його підрозділів;

- Порядок контролю за проходженням службових документів і матеріалів;

- Основи організації праці;

- Законодавство про працю;

- Правила внутрішнього трудового розпорядку;

- Правила, норми та інструкції з охорони праці;

- Правила експлуатації обчислювальної техніки

Що повинен робити інспектор з кадрів?

Інспектор з кадрів контролює своєчасне виконання наказів керівника (директора) підприємства, а також виконує доручення начальника відділу кадрів.

Веде облік особового складу підприємства, його підрозділів. Оформляє документацію з прийому, перекладу і звільнення працівників відповідно до трудового законодавства. При прийомі на роботу знайомить з правилами внутрішнього трудового розпорядку на підприємстві, веде облік і видачу службових посвідчень. Формує і веде особисті справи працівників, своєчасно вносить в них зміни, пов'язані з трудовою діяльністю працівників. Заповнює, враховує і зберігає трудові книжки, вносить в них відомості про прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу і припинення трудового договора.проізводіт підрахунок трудового стажу.

Готує матеріали для кваліфікаційних, атестаційних, конкурсних комісій та подання на працівників до заохочень та винагород.

Видає довідки про теперішню і минулу трудову діяльність працівників для подання в інші установи.

Веде облік надання відпусток працівникам, здійснює контроль за складанням і дотриманням графіків чергових відпусток.

Що повинен знати інспектор з кадрів?

- Нормативно-правові акти, методичні матеріали та інструкції, що стосуються обліку та руху персоналу;

- Форми і методи контролю виконання документів;

- Структуру і штати підприємства.

- Правила оформлення, ведення і зберігання трудових книжок та особових справ працівників підприємства.

- Порядок встановлення найменування професій (посад) робітників і службовців, визначення загального стажу роботи, пільг і компенсацій, оформлення пенсій працівникам.

- Порядок обліку руху кадрів і складання звітності.

- Порядок ведення банку даних про персонал підприємства.

- Засоби обчислювальної техніки, комунікацій і зв'язку.

- Правила внутрішнього трудового розпорядку.

- Правила, норми та інструкції з охорони праці.

Професійно важливі якості архіваріуса, діловода та інспектора з кадрів:

- уважність, здатність до тривалої концентрації уваги;

- хороша довготривала і оперативна пам'ять;

- емоційна стійкість, висока стійкість, а також толерантність до численних контактів;

- навички ділового спілкування.