Адміністратор офісу - посадова інструкція адміністратора офісу

1.1.Настоящая посадова інструкція встановлює відповідальність, права і посадові обов'язки адміністратора офісу _____________________ (далі - «підприємство»).

1.2.На посаду адміністратора офісу приймається особа з професійною освітою (вищим; середнім), досвідом господарської та адміністративної роботи не менше (1 року; 2 років; 3 років; ін.).

1.3.Адміністратор офісу призначається на посаду і звільняється з неї за наказом керівника організації.

1.4.Адміністратор офісу знаходиться в підпорядкуванні у __________________________________.

1.5.В період тимчасової відсутності адміністратора офісу (відрядження, відпустка, хвороба, ін.) Його обов'язки покладаються в наявності, призначена у встановленому порядку, яка набуває відповідних прав і несе відповідальність за належне виконання покладених на нього обов'язків.

1.6.Адміністратор офісу повинен знати:

-етику взаємовідносин в робочій групі;

-розташування офісних приміщень;

-принципи планування та оформлення приміщень офісу;

-правила і методи організації роботи офісу;

-сферу діяльності працівників офісу;

-принципи організації постачання офісу;

-правила внутрішнього трудового розпорядку;

-основи трудового законодавства;

-вимоги законодавства до господарських договорів і порядок їх укладення;

-технічне оснащення офісу;

-правила користування оргтехнікою;

-правила і норми охорони праці;

-правила техніки безпеки, протипожежного захисту і виробничої санітарії.

2. Завдання та обов'язки

Адміністратор офісу зобов'язаний:

2.1.Оформлять необхідні документи для укладення договорів на: поставку канцтоварів, витратних матеріалів та інших товарно-матеріальних цінностей, необхідних для роботи офісу; технічне обслуговування та ремонт оргтехніки; інші послуги.

2.2.Обеспечівать підготовку офісу до робочого дня (деактивація системи охоронної сигналізації, підключення офісної оргтехніки та підготовку її до експлуатації).

2.3.Обеспечівать офіс канцтоварами та витратними матеріалами.

2.4.Составлять кошторису на матеріально-технічне забезпечення офісу.

2.5.Контроліровать правильність експлуатацією оргтехніки та раціональне використання витратних матеріалів та канцтоварів в офісі.

2.6.Устанавлівать контакти з експлуатаційними службами, комунальними організаціями для ресурсозабезпечення приміщень офісу, проведення ремонтних та інших робіт.

2.8.Організовать замовлення залізничних та авіаквитків для співробітників офісу, диспетчеризацію автотранспорту.

2.9.Контроліровать оформлення приміщень.

2.11.Обеспечівать порядок і чистоту в приміщеннях офісу.

2.12.Організовать діловодство офісу, прийом вхідних дзвінків та управління вихідними дзвінками.

2.13.Виполнять окремі службові доручення свого керівника.

2.14.Подготавлівать офіс до закриття (відключає освітлення та оргтехніку, активує системи охоронної сигналізації, пр.).

2.15.Організовать культурне і ефективне обслуговування відвідувачів, забезпечувати створення для них комфортних умов, консультувати їх з адміністративних питань, надавати інформаційні та інші матеріали (візитки, прайси, буклети, пр.).

2.17.Весті облік відвідувачів.

2.18.Прінімать заходів до запобігання і ліквідації конфліктних ситуацій.

Адміністратор офісу зобов'язаний:

3.1.Знакоміться з документами, що визначають його права та обов'язки за займаною посадою, а також критерії оцінки якості виконання посадових обов'язків.

3.2.Візіровать і підписувати документи лише в рамках своєї компетенції.

3.3.Самостоятельно і під свою відповідальність розпоряджатися грошовими коштами, які виділяються для забезпечення офісу необхідними товарно-матеріальними цінностями.

3.4.Вносіть на розгляд керівника підприємства свої пропозиції, спрямовані на поліпшення роботи офісу і підприємства в цілому.

3.5.Требовать від керівництва підприємства забезпечення організаційно-технічних умов і оформлення встановлених документів, необхідних для виконання посадових обов'язків.

Адміністратор офісу відповідальний за:

4.1.Недолжное виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією в встановлених чинним трудовим законодавством України рамках.

4.2.Правовие порушення, вчинені в процесі своєї діяльності в встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України рамках.

4.3.Прічіненіе матеріальної шкоди підприємству в встановлених чинним трудовим законодавством України рамках.

Керівник структурного підрозділу: _____________ __________________

(Підпис) (прізвище, ініціали)

З інструкцією ознайомлений,