6-ПДФО інструкція для бухгалтера на всі випадки життя
6-ПДФО - це нова щоквартальна форма звітності з податку на доходи фізичних осіб. Її всім роботодавцям потрібно здавати крім звичних щорічних довідок 2-ПДФО. Незважаючи на те, що форма складається всього з двох розділів, заповнювати її не так вже й просто.
Щоб ви змогли впоратися з нею швидко і без помилок, пропонуємо почитати наш матеріал. Ми розібрали найважливіші ситуації і на прикладах пояснили правила заповнення 6-ПДФО.
Рубрикатор по 6-ПДФО
Увага: через образливою помилки або друкарські помилки в 6-ПДФО податківці нараховують компаніям штрафи, блокують розрахункові рахунки, розсилають вимоги пояснити розбіжності і запрошення на комісії. Щоб уникнути цього, заповнюйте звіт, керуючись порадами журналу «Зарплата». Вибрати зручний формат і період підписки, а також подивитися список подарунків можна тут >>>
Представляти розрахунки за формою 6-ПДФО до податкової інспекції потрібно всім компаніям і підприємцям, які хоча один раз нараховували і виплачували доходи фізичним особам за трудовим або цивільно-правовими договорами (п. 2 ст. 230 НК РФ).
Майте на увазі, що багато інспекції чекають нульових розрахунків. Тому краще уточнити у своїй податковій інспекції про необхідність подання нульового розрахунку. Або можна підстрахуватися і написати в податкову інспекцію лист у довільній формі, де вказати причину, чому не здається 6-ПДФО (приблизний зразок дивіться нижче). Пояснення можуть бути наступними: немає працівників, не було виплат протягом звітного періоду, відсутній діяльність.
Думка експерта з приводу здачі нульового звіту дивіться нижче.
Термін здачі 6-ПДФО встановлено щоквартальний. Звітними періодами є I квартал, півріччя, 9 місяців та рік.
Якщо вчасно не надати розрахунок 6-ПДФО, податківці можуть оштрафувати мінімально на 1000 руб. За кожен наступний повний і неповний місяць прострочення штраф збільшать ще на 1000 рублів (п. 1.2 ст. 126 НК РФ).
Якщо звіт не зданий в протягом 10 днів після крайнього терміну, встановленого для її подання, податківці можуть заблокувати розрахунковий рахунок. І розморозять його податківці тільки після того, як отримають звітність з ПДФО.
Крім того, якщо порушити термін подання розрахунку, штраф буде накладено на директора. Його розмір становить від 300 до 500 руб. (Ст. 15.6 КоАП РФ).
Спосіб здачі залежить від чисельності працівників. Якщо виплати в компанії або у підприємця отримали 25 і більше осіб, то розрахунок слід здавати тільки в електронному вигляді.
На папері можна відзвітувати, тільки якщо за період виплати отримали не більше 24 співробітників (п. 2 ст. 230 НК РФ).
Паперовий звіт вважається зданим в той день, коли представник компанії здав його в інспекцію особисто або коли відправили лист поштою з описом вкладення. Електронний звіт - в день, коли від оператора прийшло підтвердження відправки 6-ПДФО.
Перш ніж розглянути порядок заповнення 6-ПДФО на конкретних прикладах, розповімо, які саме показники де записувати.
Як оформити титульний лист
Титульний аркуш 6-ПДФО схожий на титульні листи податкових декларацій. У верхній частині листа вказується ІПН та КПП (для підприємців - тільки ІПН). Заповнюючи ІПН організації, в двох останніх осередках ставляться прочерки, так як ІПН фірми складається з 10 цифр.
Подаючи первинний розрахунок, в рядку «Номер коригування» вказується код «000». Якщо представляється уточнений розрахунок, вписується код «001», «002» і т.д. - в залежності від номера коригування.
По рядку «Звітний період (код)» проставляється код звітного періоду згідно з додатком № 1 до Порядку. Для зручності ці коди ми представили в таблиці нижче.
Таблиця. Коди періодів уявлення 6-ПДФО
Нижче в рядку «Податковий агент» вписується коротку назву компанії відповідно до установчих документів, а якщо його немає, то повне. Підприємець зазначає свої прізвище, ім'я та по батькові, без скорочень.
Що стосується друку, то її на розрахунку можете не ставити. Так як відповідного поля «М.П.» на титульному аркуші немає.
Як заповнити розділ 1
У розділі 1 форми 6-ПДФО наводяться загальні суми доходів і податку за звітний період. По кожній податковій ставці заповнюється новий розділ 1. Наприклад, якщо компанія виплатила співробітникам доходи, які оподатковуються ПДФО за ставкою 13,30 і 35%, то потрібно заповнити три розділи 1 на окремих аркушах. Сама ставка ПДФО вказується в рядку 010.
За рядку 020 відображається дохід працівників, оподатковуваний цією ставкою і розрахований наростаючим підсумком з початку року. Дохід показується в рублях і копійках.
Майте на увазі: в рядку 020 треба показувати також і частково оподатковувані ПДФО доходи, перераховані в статті 217 НК РФ. Наприклад, подарунки вартістю понад 4000 рублів, вихідну допомогу понад три середніх заробітків і т. П.
Коли заповнюється розділ 1 зі ставкою 13%, окремо по рядку 025 слід виділити виплачені дивіденди. А якщо їх немає - поставити прочерки.
У рядку 040 записується сума обчисленого податку наростаючим підсумком з початку року. Розраховується вона за формулою:
Сума обчисленого ПДФО з початку року (рядок 040)
Рядок 045 розшифровує рядок 040. Якщо компанія в звітному періоді виплачувала дивіденди фізичним особам, то в рядку 045 треба вписати суму обчисленого з них податку. Причому навіть у тому випадку, якщо компанія забула утримати його або помилково утримала в меншій сумі.
За рядку 050 вказується величина фіксованих авансів, зарахованих в рахунок ПДФО з доходів іноземців, що працюють за патентом.
Далі в розділі 1 йде блок рядків з номерами 060-090. Це загальні дані по всій компанії і по всьому податку незалежно від податкових ставок. Тому даний блок слід заповнити тільки на першому аркуші. На всіх інших в розділі 1 треба ставити 0, а за ним прочерки.
У рядку 060 вказується кількість осіб, яким виплачено доходи за період. За рядку 070 показується сума утриманого податку, в рядку 080 - величина ПДФО, яка обчислена, але не утримана. За рядку 090 - сума повернутого ПДФО, який раніше надмірно стягнуто. Якщо немає відповідних даних, ставляться прочерки.
Як заповнити розділ 2
У розділі 2 відображаються всі оподатковувані ПДФО доходи, які компанія виплачувала фізичним особам. Це зарплата, відпускні, лікарняні, винагороди підрядникам, подарунки в частині, що перевищує 4000 рублів, і т. Д. Але не загальними сумами, а з розшифровкою по датах, коли людина отримала дохід, коли компанія утримала податок і перерахувала його в бюджет
Розділ 2 поділений на п'ять однакових блоків. У кожному блоці - по п'ять рядків з однаковими номерами: 100, 110, 120, 130 і 140.
Податок, розрахований з доходів у натуральній формі і матеріальної вигоди за позиками, треба утримати з найближчої грошової виплати. Дату цієї виплати та треба вказати в рядку 110 в якості моменту утримання податку.
Про те, які дати ставити в рядках 100, 110 і 120 розділу 2, дивіться в таблиці нижче.
За рядку 130 записується сума доходу фізичних осіб в рублях і копійках. Так як з авансу із зарплати ПДФО не утримують, на дату отримання доходу у вигляді зарплати в розрахунку 6-ПДФО слід записати її загальну суму за місяць.
За рядку 140 вказується сума утриманого податку.
Зарплату за відпрацьований місяць, яка видається в наступному місяці, в формі 6-ПДФО слід відображати по-особливому.
Думка експерта щодо відображення в 6-ПДФО переходить зарплати дивіться нижче.
У рядку 080 бухгалтер поставить прочерк. Приклад заповнення 6-ПДФО показаний далі.
Думка експерта щодо відображення в звіті дострокової зарплати дивіться нижче.
Зазвичай донарахування зарплати пов'язано з виявленням помилки. Наприклад, бухгалтер невірно розрахував надбавку. Занизив зарплату. У місяці, коли виявив помилку, бухгалтер нарахував відсутню частину.
Зарплату, донараховану за минулі роки, в рядку 020 не потрібно показувати. Так як дата отримання доходу не входить в звітний період (п. 2 ст. 223 НК РФ).
У рядку 070 відбивається ПДФО з донарахованої зарплати, якщо вона включена в рядок 020.
У розділі 2 відобразити відомості треба, якщо в трьох місцях звітного кварталу виплачена зарплата. Податківців буде цікавити, не пропущений строк сплати ПДФО.
Бухгалтер показав доплату в звіті за 9 місяців:
в розділі 1 - включив доплату в рядки 020, 040 і 070.
Заповнення форми 6-ПДФО за 9 місяців показано нижче.
Якщо зарплата всім працівникам виплачувалася в один і той же день, наприклад, 5-го і 20-го числа, в розділі 2 форми 6-ПДФО треба заповнити по одному блоку на зарплату за кожен місяць. Справа в тому, що в самостійний блок в розділі 2 включаються дані про доходи, щодо яких однакові дати, якщо:
- дохід отриманий фіз. особою відповідно до статті 223 НК РФ;
- гроші людині фактично виплачені і ПДФО утриманий;
- ПДФО перераховано до бюджету.
У рядку 100 вказується останнє число місяця, за який нараховано зарплату. Вважається, що саме в цей день співробітниками отриманий дохід по заробітній платі (п. 2 ст. 223 НК РФ).
У рядку 110 записується дата, коли фактично видали співробітникам другу частину зарплати за цей місяць і утримали ПДФО.
У рядку 120 нам потрібно прописати крайній термін сплати податку за час такої виплати, встановлений законодавством. Це наступний день після видачі другої частини зарплати (п. 6 ст. 226 НК РФ). А в рядки 130 і 140 заносяться загальні суми зарплати за місяць і утриманий з неї ПДФО.
Зверніть увагу, що в рядках 130 записуються нараховані суми без зменшення їх на ПДФО (п. 4.2 Порядку заповнення).
А окремо виплату авансу показувати в розділі 2 не потрібно, адже на дату видачі авансу дохід ще не вважається отриманим. І ПДФО з авансу не утримано.
Якщо остаточна частина зарплати виплачується працівникам в різні дні, наприклад, одним 5-го числа, а іншим 7-го, доведеться заповнювати кілька блоків в розділі 2 формі 6-ПДФО. Дата фактичного отримання доходу у цих виплат одна і та ж - останній день місяця, за який нараховано зарплату. А дати утримання податку та крайні терміни перерахування ПДФО різні.
Якщо ж друга частина зарплати видана всім в один і той же день, а аванс перерахований в різні, тоді треба заповнити один блок в розділі 2 звіту. Адже ПДФО з цієї зарплати утримано з усіх співробітників в один і той же день.
А ось відомості про відпускних та лікарняних посібниках співробітників, виданих в різні дні, занести в розділ 2 слід окремими блоками.
Думка експерта щодо відображення в 6-ПДФО зарплати, яка виплачується в різні дні, дивіться нижче.
Перш за все зазначимо, що з усіх видів державних допомог, в 6-ПДФО треба показувати тільки допомога по тимчасовій непрацездатності. Допомога по вагітності та пологах, одноразова допомога жінкам, які стали на облік в медичних установах у ранній термін вагітності, одноразова допомога при народженні дитини, а також щомісячну допомогу по догляду за дитиною в розрахунку не відбивається.
Думка експерта щодо відображення в звіті допомоги по тимчасовій непрацездатності дивіться нижче.
Якщо компанія нарахувала зарплату, але співробітники її не отримали, тоді можливі два варіанти заповнення форми 6-ПДФО.
У розрахунку по ПДФО треба відбивати всі доходи, з яких нараховано податок. А також ті виплати, які могли б обкладатися ПДФО, якщо б їх сума перевищувала встановлений ліміт. Наприклад, подарунки, вартість яких менше 4000 руб. У розділі 1 форми 6-ПДФО за рядку відображається вся нарахована співробітникові сума. А в рядку 030 вказується неоподатковувана частина виплати. У рядках 130 і 140 розділу 2 записується вся сума доходу і утриманий з неї ПДФО.
Якщо ж виплата не обкладається ПДФО незалежно від суми, її в формі записувати не потрібно. Наприклад, державні допомоги, крім лікарняних, в звіті не треба відбивати.
Думка експерта щодо відображення в звіті неоподатковуваних виплат дивіться нижче.
Див. Також статтю електронного журналу «Неоподатковувані виплати в 6-ПДФО»
У розділі 1 бухгалтер запише 5000 руб. в рядку 020, а неоподатковувану суму 4000 руб. внесе в рядок 030. ПДФО з вартості подарунка дорівнює 130 руб. [(5000 руб. - 4000 руб.) Х 13%]. Податок утриманий, тому 130 руб. бухгалтер покаже в рядках 040 і 070.
Відпускні обкладаються ПДФО, тому ці виплати треба відобразити в звіті 6-ПДФО. У розділі 1 по рядку 020 вказується нарахована сума відпускних. У рядку 030 - відрахування, якщо він надавався працівникам. У рядку 040 вписується нарахований податок. У рядку 070 буде утриманий податок з відпускних.
У розділі 2 за відпускними треба заповнити стільки блоків, скільки днів в кварталі видавалися ці суми. Якщо в один і той же день відпускні були перераховані кільком працівникам, слід об'єднати виплати і записати їх в одному блоці рядків 100 - 140.
У рядках 100 і 110 записується дата видачі грошей співробітникові. У рядку 120 - останній день місяця, в якому виплачувалися відпускні. А в рядках 130 і 140 - нарахована сума і утриманий податок з відпускних.
Думка експерта щодо відображення в 6-ПДФО відпускних дивіться нижче.
Якщо співробітникам виплачуються премії, то ці виплати теж слід показувати в 6-ПДФО. Але правила заповнення різні в залежності від виду премії. Так, наприклад, якщо це разова виплата до свята, то її в розділі 2 треба відобразити окремо від зарплати. Адже дохід визнаєте в різні дні. За премії - в день її видачі, із зарплати - в останній день місяця, за який її нарахували.
Якщо щомісяця співробітникам виплачуються бонуси за результати роботи і ці гроші - частина оплати праці, то дохід у розділі 2 треба показати разом із зарплатою. Адже дата доходу для цих виплат єдина - останній день місяця, за який їх нарахували. Але це правило не стосується квартальних і річних премій. Їх в розділі 2 вказують окремо, оскільки до місячній зарплаті вони відношення не мають.
Думка експерта щодо відображення в 6-ПДФО виплачених працівникам премій дивіться нижче.
Виплати за цивільно-правовими та трудовими договорами оподатковуються ПДФО по-різному. Зарплата за трудовим договором вважається отриманою тільки в останній день місяця, за який вона нарахована (п. 2 ст. 223 НК РФ). Тому з авансу за трудовим договором утримувати податок не треба. І окремо його записувати у формі 6-ПДФО також не потрібно.
А дохід за цивільно-правовим договором визнається в день, коли виплачені гроші фізичній особі. Так що з авансу за таким договором необхідно утримувати ПДФО. Відповідно в розрахунку слід записати і аванс, і остаточну суму за договором.
У розділі 1 суми авансів і остаточних виплат за цивільно-правовими договорами включаються в показник по рядку 020. Податок з них відбивається по рядках 040 і 070.
У розділі 2 аванс і остаточна оплата за цивільно-правовим договором записується в окремих блоках з рядків 100 - 140. Якщо одночасно були перераховані гроші за кількома подібними договорами, потрібно об'єднати виплати в одному блоці.
У рядках 100 і 110 поставити дату видачі. У рядку 120 вказати наступний робочий день. А в рядках 130 і 140 вписати суму нарахованого авансу і утриманий з нього ПДФО.
Думка експерта щодо відображення в 6-ПДФО виплат за договором підряду дивіться нижче.
У розділі 1 бухгалтер включить нарахований аванс 12 000 руб. в показник по рядку 020. А розрахований і утриманий податок з авансу, рівний 1560 руб. додасть до показників по рядках 040 і 070.
Штрафи за помилки у звітності з ПДФО діють з початку року. Але податківцям знадобилося більше півроку, щоб вирішити, як вони будуть штрафувати компанії за помилки і запізнення зі звітністю по ПДФО.
За які саме помилки оштрафують, а також у скільки обійдеться запізнення з розрахунком? ФНС детально відповіла на ці питання в листі від 09.08.16 № ГД-4-11 / 14515. Роз'яснення податкова служба довела до відомостей інспекцій на місцях, тому вони будуть керуватися ними в роботі.
Компаніям важливо знати, як і за що податківці будуть вважати штраф, якщо вона помилилася при здачі звітності з ПДФО. Є кілька порушень, за які можливий штраф або блокування рахунку. Детальніше - в статті «Від штрафу до блокування рахунку: як покарають за 6-ПДФО».