02-25 Інвентаризація в магазині, як правильно провести інвентаризацію
- Як правильно провести інвентаризацію?
Всупереч поширеній думці, з введенням автоматизованого обліку, кількість інвентаризацій на підприємстві не зменшується. Результати інвентаризації, не менш важливі для торгового підприємства, ніж результати продажів, і свідчать про «здоров'я» компанії.
Проведення інвентаризації на торговому підприємстві оформляється документом «Інвентаризація», який використовується для синхронізації оперативних залишків при наявності розбіжностей реального і документального наявності товарів і для формування і друку порівнювальної відомості й інвентаризаційного опису.
Система «Айтідо Retail» підтримує два способи проведення інвентаризації - Часткова інвентаризація і Повна інвентаризація.
Періодичність проведення інвентаризацій для різних груп товарів, може бути однаковою, а може і відрізнятися, якщо розрізняються ризики появи нестач в різних групах товарів. Наприклад: ризик недостач шоколадних цукерок у великих коробках набагато нижче, ніж ризик недостач шоколаду. Відповідно, товари можна розділити на групи за ступенем ризику, і для кожної групи встановити свою періодичність - щодня, один раз на місяць, в квартал, півріччя, рік
1.1 Часткова інвентаризація
У режимі часткової інвентаризації в специфікацію інвентаризаційного опису вводяться облікові залишки по окремих обраних позиціях товарів на складі.Часткова інвентаризація виконується в тих випадках, коли потрібно провести інвентаризацію по окремому ділянці магазину або складу в разі, наприклад, цілодобової роботи магазину, коли виникає необхідність проведення інвентаризації в робочий час.
А також усунути розбіжності між реальними залишками товарів і залишками, що значаться в інформаційній базі в міжінвентаризаційний період, які можуть виникнути з наступних причин:
- Розкрадання товару покупцями.
- Розкрадання товару персоналом магазина.
- Адміністративні помилки (пересортиця і перевищення).
- Природні причини (для продуктів харчування - усушка, утруска).
- Режим часткової інвентаризації дозволяє проводити інвентаризацію, не припиняючи процесу торгівлі.
- Об'єднати результати часткових інвентаризацій можна за допомогою звіту «Звірка інвентаризацій».
Рекомендовані правила проведення часткової інвентаризації
керівник:- Вибирає час і день з найменшою реалізацією.
- Визначає місцезнаходження інвентарізуемое товару в залі і на складі підсобного приміщення.
- Визначає затримку за часом, необхідну для обслуговування покупців, у яких інвентарізуемое товар може знаходитися в кошиках покупців.
- Дає вказівку на зняття кас (зняти Z-звіт і завантажити інформацію в ПЗ товарного систему).
- Перевіряє повноту надходжень і витрат товарів даної групи (товар, що надійшов під час інвентаризації, потрібно розмістити окремо і підписати: «Надійшло під час інвентаризації». Товар не брати до уваги!).
- У накладній на товар, що надійшов під час інвентаризації, вказати олівцем «Оприбуткувати після інвентаризації».
- Заносить результати підрахунку фактичної наявності товару в документ «Інвентаризація», використовуючи термінал збору даних або вручну.
- Роздруковує звірку наявності залишків і перевіряє правильність введення інформації (можна вибірково перевірити інформацію про товари, сума недостачі за якими викликає сумнів).
- Вносить виправлення і повторно проводить документ.
- Надає результати інвентаризації для затвердження керівнику підприємства.
- Підписану інвентаризаційний опис передає в бухгалтерію для підведення підсумків інвентаризації
Товар можна продавати відразу після підрахунку. Несосчітанний товар забороняється продавати під час інвентаризації. Весь інший товар продається в звичайному порядку
1.2 Повна інвентаризація
В режимі повної інвентаризації в специфікацію інвентаризаційного опису відразу будуть автоматично введені облікові залишки товару по складу.
Повна інвентаризація застосовується в разі припинення торгівлі. В цьому випадку в описі фіксуються поточні залишки, а далі виконується підрахунок реальних залишків і занесення їх у відомість.
Рекомендовані правила проведення повної інвентаризації
керівник:- Вибирає час і день з найменшим товарообігом.
- Дає вказівку про закриття магазину для проведення повної інвентаризації.
- Визначає групи товарів, що підлягають інвентаризації.
- Групує товар в одній зоні торгового залу.
- Дає вказівку на зняття кас (зняти Z-звіт і завантажити інформацію в ПЗ товарного систему).
- Перевіряє повноту надходжень і витрат товарів даної групи (товар, що надійшов під час інвентаризації, потрібно розмістити окремо і підписати: "Надійшло під час інвентаризації". Товар не брати до уваги!).
- У накладній на товар, що надійшов під час інвентаризації, вказати олівцем «Оприбуткувати після інвентаризації».
- Заносить результати підрахунку фактичної наявності товару в документ «Інвентаризація», використовуючи термінал збору даних або вручну.
- Роздруковує звірку наявності залишків і перевіряє правильність введення інформації (можна вибірково перевірити інформацію про товари, сума недостачі за якими викликає сумнів).
- Вносить виправлення і повторно проводить документ.
- Надає результати інвентаризації для затвердження керівнику підприємства.
- Підписану інвентаризаційний опис передає в бухгалтерію для підведення підсумків інвентаризації.
Повну інвентаризацію найкраще проводити в неробочий час (вранці або вночі). Це дозволить без збоїв і без економічного шкоди для торгового процесу провести необхідну перевірку.
Ранкова інвентаризація повинна бути закінчена до відкриття магазину.
Якщо магазин має великий асортимент товарів (як правило, це супермаркети чи гіпермаркети) і неможливо провести інвентаризацію всього асортименту в нічний час, має сенс розділити магазин на відділи і вести облік по кожному відділу окремо. Тоді і інвентаризацію можна буде проводити по кожному відділу окремо, об'єднуючи результати інвентаризацій по відділах в загальний результат по магазину, якщо звичайно в цьому є необхідність.
1.3 Інвентаризація із застосуванням терміналів збору даних
Перевага проведення інвентаризації за допомогою терміналів збору даних полягає в тому, що отримані дані про реальні залишки можуть бути миттєво внесені в систему обліку, отриманий список розбіжностей (звірка наявності товарів), який може бути негайно оброблений - заново перерахований товар, виявлена помилка або отримано підтвердження розбіжності.
Таким чином, стає можливим отримати підпис матеріально - відповідальних осіб під результатами інвентаризації ще до відкриття магазину. «Не згодні (з розміром недостачі)? - Магазин ще не відкритий, шукайте! »
Ручне введення даних в інвентаризацію займає зазвичай кілька днів, і в такому режимі здійснити перевірки неможливо, а підпис матеріально - відповідальних осіб стає формальністю. Автоматизуючи магазин, слід вміти пояснити його власнику (краще, ніж директору) що термінал збору даних - це не просто дорога іграшка, а незамінний елемент системи обліку, інструмент реального контролю над співробітниками.
1.3.1 Підготовка до інвентаризації
Пропонована нами технологія проведення інвентаризації дозволяє враховувати товар, не скорочуючи асортимент, тим самим не завдавати економічної шкоди торговому процесу підприємства в дні проведення інвентаризації.
Ділимо співробітників на групи, кожна з яких буде відповідати за підрахунок певної групи товарів. Зміна бригади магазину при проведенні інвентаризації не рекомендується, щоб виключити помилки підрахунку товару.
При підрахунку товару для заповнення фактичних залишків використовуємо друковану форму «Акт інвентаризації».
На питання про необхідну кількість терміналів збору даних при проведенні інвентаризації відповідь «чим більше, тим краще» є (на жаль) невірним. Пропонована нами технологія підрахунку товарів передбачає одночасне використання одного терміналу трьома співробітниками (Наприклад: бухгалтер, ст. Продавець, продавець).
Можна закривати магазин для проведення інвентаризації.
1.3.2 Методика підрахунку товарів в торговому залі.
Отже, двері торгового об'єкта закриті, колектив готовий почати підрахунок товарів.
Група з трьох співробітників починає підрахунок товару в торговому залі.
Перший співробітник в групі перераховує товар, на маленькій папірці пише кількість і кладе її на один з товарів написом вниз, розгортаючи при цьому товар штрих-кодом вперед, для подальшого сканування терміналом збору даних.
Друк штрихового коду на ціннику, і зчитування його замість штрихового коду з товару, є вкрай невдалою технологією, хоча її і пропагують деякі постачальники систем автоматизації, так як у того ж товару може бути різний штрих-код і цінники можуть не відповідати виставленому товару (на жаль ).
Другий співробітник в групі повторно перераховує товар, перевертає «записку» від першого співробітника, переконується в збіжності результату і записує отримане значення в інвентаризаційний опис. Третій співробітник (з терміналом збору даних) сканує штриховий код товару і вводить кількість товару (з записки).
Таким чином, співробітник, який працює з терміналом збору даних, може обслуговувати відразу кілька груп співробітників-лічильників. За рахунок цього, для проведення інвентаризації застосовується менша кількість терміналів, ніж зазвичай
У процесі інвентаризації відбувається регулярний скидання інформації з терміналу збору даних в комп'ютер. Це, з одного боку дозволяє додатково зберегти дані, з іншого - оперативно отримати інформацію про розбіжності між фактичним і обліковим залишком.
Підраховані залишки товару, які розташовані в прикасовій зоні можна занести в документ «Інвентаризація» налаштований в касовій програмі, а потім типовий обробкою завантажити в систему «Айтідо Retail».
В системі «Айтідо Retail» кілька створених документів «Інвентаризація» можна об'єднати в один загальний. Це зручно тоді, коли є можливість заводити документи «Інвентаризація» декількома операторами на різних комп'ютерах.
Нарешті, інвентаризаційний опис перевірена і підписана персоналом.
Інвентаризація вважається закінченою.
Режим роботи:
ПН-ЧТ з 10.00 до 18.00
ПТ з 10.00 до 17.00