Журнал обліку трудових книжок завантажити бланк і зразок

Трудові книжки на підприємстві, а також вкладиші до них, відносять до бланків суворої звітності. Їх слід правильно заповнювати, а також вести їх облік. Враховують цей різновид документації на підприємстві в спеціальному журналі. Ведеться він по особливій формі, і відступати від неї не можна.

Є організації, де роботодавці цю законну обов'язок ігнорують, бо вважають це марною тратою часу.

Що являє собою журнал обліку трудових книжок, хто його повинен вести і заповнювати

Цей журнал - свого роду реєстр, що накопичує інформацію про отримання в відділ кадрів трудових книжок з подальшим їх поверненням. Він може бути придбаний вже в готовому вигляді, прошитий, пронумерований, а потім відданий на підпис керівника, підтвердити яку слід гербовою печаткою підприємства.

Це швидко і безкоштовно!

Також можна завести такий журнал самостійно, але він повинен строго відповідати уніфікованою формою, затвердженою Постановою українського Міністерства Праці.

Журнал, згідно з відповідним Постанови українського Уряду, повинен знаходитися в бухгалтерії підприємства, так як він відображає не роботу кадрової служби, а тільки рух самих трудових книжок.

Веде і заповнює цей вид облікової документації будь-який співробітник бухгалтерії, в функціональні обов'язки якого прописана ця його обов'язок і який несе матеріальну відповідальність за даний вид документації в цій організації.

Зберігається обліковий журнал так само, як і вся документація суворої звітності:

для нього відводять шафа або сейф, де він не може зіпсуватися, загубитися, і де він захищений від викрадачів;

доступ до нього повинен бути обмежений, перебувати він повинен в бухгалтерії.

Трудові книжки можуть бути видані тільки в відділі кадрів:

• видають її лише тим співробітникам, які несуть відповідальність за їх ведення;
• підставою для отримання співробітником кадрового відділу трудових книжок має бути його заява в письмовому вигляді;
• видана документація обов'язково щомісяця повинна піддаватися інвентаризації.

Співробітника бухгалтерії, відповідального за трудові книжки та їх первинний облік, повідомляють наказом про свою відповідальність за даний вид документації, вказують перелік осіб, яким вони можуть бути видані і з якою метою. В останні дні кожного місяця працівник відділу кадрів, який отримав трудові книжки, повинен відзвітувати про їх збереження.

У такому звіті відповідального співробітника слід вказувати наступне:

• скільки книжок знаходиться у нього;
• які суми отримані за трудові книжки;
• слід додати ксерокопії прибуткових касових чеків, які підтверджують, що працівник розрахувався за трудову книжку.

Правила та порядок заповнення

Всі дії щодо трудових книжок працівників підприємства повинні фіксуватися в журналі в день виробленої операції, підставою для яких повинні бути такі первинні документи:

• підтверджувати надходження трудової книжки може накладна, товарні чек або будь-яка інша документація;
• підтвердити вибуття трудової книжки можуть такі документи: заяву співробітника кадрової служби в письмовій формі про те, що вони будуть видані, акт про знищення зіпсованих книг.

У журналі слід зазначати одразу кілька показників (важливо враховувати ціну документа, окремо вартість вкладишів і самих трудових книжок):

• номер та серію документа;
• за датою, коли книга надійшла і коли вибула з обліку;
• по особам, які отримали документ або з якими вони надійшли в підпорядкування організації.

Ціна документа враховується в журналі з ПДВ або без нього. Це залежить від того, який режим податкових питань у підприємства. Варто враховувати ще один важливий момент: журнал повинен вестися і в електронному, і в паперовому вигляді.

Вимоги до оформлення

Основними вимогами до оформлення цього журналу є нумерація і прошивка його сторінок, а також скріплення сургучною печаткою і підписом начальника підприємства.

Що ж робити, якщо в організації немає сургучною друку? Можна використовувати звичайну печатку установи. Варто врахувати, що потрібна гербова печатка організації, а не бухгалтерський штамп.

Журнал зазвичай ведеться не менше трьох років, а потім передається в архів для ще більш тривалого зберігання, тому він повинен мати тверду обкладинку, яка не псується і зберігає вміст, що знаходиться всередині, від псування.

Як прошити журнал обліку трудових книжок

Прошити журнал обліку трудових книжок можна за допомогою шнура або товстої нитки, яку слід протягнути в отвори, заздалегідь пророблені степлером або звичайним шилом.

Всі сторінки журналу номеруют, а потім скріплюють шнурком, кінці якого виводяться на останній його сторінці, зв'язуються, зверху приклеюється шматок звичайного паперу, на якому вказується, скільки листів даному документі, ставиться підпис керівника та печатку установи.

Як виправляти можливі помилки

Як же бути, якщо при заповненні форми були допущені помилки?

На цю тему не існує ніяких нормативних актів, але якщо помилка все ж сталася, необхідно:

• в звичайній рядку повинна бути зроблено запис такого змісту: «Запис № такий-то вважати недійсною», поруч повинна бути підпис корректировщика, дата цих дій;
• далі (на наступному рядку) повинна слідувати правильний запис, а поруч твердження, що вона - дійсна, підкріпити підписом виправив, вказати дату виправлення.

Всі виправлення в даний вид документації повинні вносити тільки ті особи, які несуть за нього відповідальність, підтверджену наказом керівника підприємства.

Якщо в журнал, який ведеться в паперовому вигляді, внесені зміни, їх також слід внести і в той, який ведеться в електронному вигляді.

Зразок правильного заповнення трудової книжки можна подивитися на нашому сайті.

Правила заповнення дубліката трудової книжки в статті. Також наведені правила заповнення трудових книжок.

Дізнатися, як пишеться доповідна записка, можна тут.

Що буде, якщо не вести журнал обліку руху / видачі трудових книжок

Якщо керівник або звичайні співробітники, відповідальні за трудові книжки, ставляться до питання ведення цього виду документації несерйозно або взагалі його не ведуть, вважаючи, що він не є важливою обліковою документацією, а лише регістром, їм варто знати, що за це передбачено покарання:

• для підприємців та посадових осіб - це штраф, який складає від однієї до п'яти тисяч рублів;
• організацію можуть оштрафувати на суму від тридцяти до п'ятдесяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Якщо після наступної перевірки таке порушення повторюється, то покарання буде суворішим:

• посадових осіб можуть оштрафувати на суму від десяти до двадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, а також дискваліфікувати на строк від одного до трьох років;
• приватні підприємці понесуть штраф від десяти до двадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян;
• організації виплатять п'ятдесят-сімдесят тисяч рублів штрафу.

Потрібно сказати, що відповідальний керівник без погроз і штрафів розуміє, наскільки важлива така документація.

Але якщо він не усвідомлює цієї важливості, то розмір штрафів, швидше за все, його напоумить.

Залишилися питання? Дізнайтеся, як вирішити саме Вашу проблему - зателефонуйте прямо зараз:

Безкоштовна консультація юриста

Москва і область

Санкт-Петербург і область