Зберігання електронних документів як зберігати документи, підписані ЕЦП

Переходячи на електронний документообіг з контрагентами, організації потрібно подумати про те, як надалі вести архів. На яких носіях зберігати документи в електронному вигляді і як підтвердити їх юридичну значимість?

В якому форматі і на яких носіях зберігати документи

В чому проблема?

Різні бухгалтерські, господарські та кадрові документи організації повинні зберігати від кілька років до декількох десятиліть. Наприклад, бухгалтерські первинні документи доведеться зберігати п'ять років після року, в якому їх в останній раз використовували для бухгалтерської звітності.

Велика ймовірність, що документ, який створений кілька років тому, неможливо буде прочитати через відсутність потрібного пристрою або програми. Наприклад, сьогодні складно прочитати інформацію з 3,5 дюймової дискети, хоча 10 років тому це був поширений носій інформації.

Зберігати документ потрібно в форматі, в якому він був створений. Якщо поміняти формат, електронний підпис не буде відповідати документу. Відповідно, довести його справжність буде вже неможливо.

Як вирішити?

Вирішити цю проблему допоможе періодична перезапис інформації з застарілих носіїв на більш сучасні. Що стосується програмного забезпечення, всі великі розробники при розробці нових версій своїх продуктів підтримують формати попередніх версій.

Якщо обмін вівся через сервіс оператора ЕДО, то документи будуть доступні в будь-який момент. Великі оператори безстроково зберігають документи в «хмарі» і дозволяють переглядати їх, вивантажувати і отримувати дані про сертифікат електронного підпису, за допомогою якого вони були підписані. Потрібен тільки доступ в інтернет.

Як підтвердити юридичну значимість документів

В чому проблема?

Електронний підпис використовується для визначення особи, яка підписує документ, і захищає документа від змін після підписання. Але сертифікат електронного підпису має термін дії - максимум 15 місяців, а підтвердити дійсність електронного підпису може знадобитися через кілька років.

Як вирішити?

Цю проблему вирішує сервіс мітки часу, який пропонують засвідчують центри та деякі інформаційні системи. До електронного підпису в момент її створення додається додатковий атрибут - штамп, або мітка часу.

Також сервіс прикріплює до підписаного документу список відкликаних на цей момент сертифікатів. Підписуючи список електронної своїм підписом, сервіс підтверджує, що підпис є дійсною на момент підписання.

Справжність підпису в цьому випадку можна буде підтвердити і після закінчення терміну дії самого сертифіката. Електронний підпис з часовою позначкою називається вдосконаленою. Такий підпис не тільки спрощує архівне зберігання електронних документів, але і є умовою для електронного документообігу з інформаційними системами деяких державних служб (наприклад, ГІС ГМП, ФТС) і електронними торговими майданчиками (Фабрикант. ПЕК-Торг).