Записка-розрахунок при звільненні (форма т-61) правила та рекомендації

У момент звільнення фірма-роботодавець зобов'язана передати співробітнику ряд документів: трудову книжку, довідки 2-ПДФО, документ для розрахунку лікарняного листа, а також скласти документ для розрахунку. Записка-розрахунок при звільненні (форма Т-61) викликає найбільше запитань. Давайте з нею розберемося, обов'язковий чи це документ, як його заповнювати і де зберігати.

Що таке записка-розрахунок?

Це документ, який дозволяє бухгалтеру зробити розрахунок всіх необхідних сум, які залишаються несплаченими працівникові при звільненні (за власною ініціативою або за ініціативою роботодавця).

Форма Т-61 - це універсальна уніфікована форма, яка використовується для подібної мети.

Хто повинен оформляти записку-розрахунок?

Заповнення форми т-61 покладається на співробітників двох служб підприємства:

В обов'язки співробітника кадрової служби входить заповнення граф, розташованих на лицьовій частині бланка. Це дата укладення трудового контракту та його номер, П.І.Б. співробітника, найменування посади, на якій він перебував, підрозділи. Потім вноситься інформація про звільнення: дата складання наказу про припинення контракту і номер, підстава, на якому трудові відносини були перервані.

Потім фахівець кадрової служби розраховує, скільки днів заслуженої відпустки виявилися невикористаними для нарахування компенсації, або суму днів відпустки, взятих співробітником авансом для розрахунку утримання.

Після того як всі кадрові дані занесені, фахівець кадрової служби запевняє записку своїм підписом і передає її для подальшого оформлення в бухгалтерію.

Заповнення форми Т-61 бухгалтером

Бухгалтер заповнює зворотний бік документа, яка містить таблицю. Графи таблиці з номерами від 1 до 9 заповнюються для того, щоб виконати розрахунок компенсації за дні невикористаної співробітником відпустки.

Графи з 10 по 19 заповнюються для того, щоб розрахувати суму заробітної плати, яка належить звільняється співробітнику за відпрацьований ним період. Також в таблицю потрібно внести номер і дату документа, на підставі якого був зроблений остаточний розрахунок з працівником.

Після того як вся затребувана інформація в документ внесена, бухгалтер запевняє записку своїм підписом.

Записка-розрахунок при звільненні (форма Т-61) може бути заповнена вручну, але сучасні комп'ютерні програми дозволяють цього уникнути. Якщо всі дані внесені в програму правильно, то вони автоматично переносяться в записку-розрахунок. Співробітникові бухгалтерської та кадрової служби залишається тільки провести перевірку, роздрукувати документ і завірити особистим підписом.

Чи обов'язково оформлення записки?

Т-61 відноситься до кадрових документів, термін перебування в архіві яких становить 75 років. Однак допускається зберігання документації в електронному вигляді.

Якщо ж правила зберігання або оформлення документа порушені, то це вважається адміністративним правопорушенням, яке спричинить штрафні санкції. Сума невелика, до 500 рублів на посадову особу, але теж неприємно.

Форма Т-61: зразок заповнення

Давайте послідовно розглянемо процедуру заповнення. У шапці документа потрібно написати назву організації в відповідно до реєстраційних документів. Праворуч від назви потрібно заповнити колонки з датою і номером трудового договору. Далі записці присвоюється порядковий номер і ставиться дата її заповнення.

Проставляється табельний номер співробітника, вписується його ПІБ, найменування посади та відділу, в якому він працював. Потім потрібно вписати дату припинення відносин зі співробітником, внести номер і дату наказу про припинення трудових відносин.

У кадрових програмах це все проставляється автоматично після того, як буде оформлений і проведено наказ про звільнення співробітника, тому і записка-розрахунок при звільненні (форма Т-61) теж формується майже автоматично.

Потім заповнюється загальний період роботи з дати початку трудових відносин до дати їх розірвання включно. Тепер потрібно зробити підрахунок днів відпустки, що опинилися за цей період не використаними або, навпаки, перевитрачених. Ставиться дата заповнення і підпис кадрового співробітника.

Заповнюємо розрахункову частину

Для розрахунку компенсації за рештою днях відпустки потрібно заповнити графи 1,2 і 3 в таблиці на зворотному боці документа. У першій колонці вказується рік, у другій - найменування місяця, в третій вказують суми виплат, які використовують при розрахунку середньої оплати за працю.

Тепер потрібно розрахувати загальну суму виплат до видачі. Компенсація вже розрахована, залишилося розрахувати заробітну плату, утримати ПДФО, і ви отримаєте суму до видачі. Для розрахунку цієї суми уніфікована форма Т-61 має окрему таблицю.

Тепер потрібно записати в підсумковому рядку цю суму прописом і цифрами, внести номер документа, за яким співробітник отримав розрахунок. Потім запевнити документ підписом. Все, робота закінчена.

Записка-розрахунок при звільненні (форма Т-61) передається на зберігання в бухгалтерію, так як саме цей документ є підставою для виплат звільняється співробітнику. Зазвичай їх зберігають разом з документами по заробітній платі.