Загальні вимоги до структури, стилю викладу і оформлення ділових
Розгляд вимог до підготовки ділових листів за доцільне почати з особливостей їх структури. Втім, правильніше буде говорити про структуру основного тексту ділового листа, який в свою чергу можна-досить умовно - розділити на інформаційну та службову частини.
Безумовно, з інформаційної точки зору службова частина ділового листа видається менш значною, другорядною. Проте вона покликана виконати ряд виключно важливих для розуміння ділового листа функцій.
Уточнимо в зв'язку з цим, що службова частина змісту ділового листа, як правило, включає:
г) заключну формулу ввічливості;
д) підпис відправника;
е) постскриптум (пост-постскриптум).
Перші три елементи передують інформаційної частини (тексту) ділового листа, наступні три - підсумовують її. Коротко охарактеризуємо кожен з елементів.
Привітання - це обов'язковий елемент приватного ділового листа, який, втім, зазвичай відсутня в офіційних ділових листах. Являє собою початкову (вступну) формулу ввічливості, призначену насамперед для скорочення психологічної дистанції між учасниками ділового листування і в кінцевому рахунку для створення необхідних передумов до конструктивного невербальному діалогу.
Найбільш часто в якості привітання в ділових листах використовуються такі стандартні формулювання: 1)
Лід-абзац - початковий абзац ділового листа, що складається, як правило, всього з одного речення. Функціональне призначення лід-абзацу може бути різним.
У найбільш поширених випадках лід-абзац призначений для:
б) пояснення мотивів і теми ділового листа;
в) забезпечення смислової та стилістичної підводки до тексту ділового листа.
Підкреслимо, що формулювання лід-абзацу значною мірою зумовлюється функціональним призначенням ділового листа.
Наведемо також кілька найбільш показових прикладів лід-абзацу: 1)
Звертаюся до Вас у зв'язку з. (Далі йде коротко вказати причину письмового звернення); 2)
Текст ділового листа в загальному випадку складається з пропозицій, згрупованих в абзаци. У найбільш загальному випадку текст ділового листа включає вступну, основну і заключну частини.
Вступна частина тексту ділового листа призначена для конкретизації суті питання, що послужив приводом для ділового листа, основна частина тексту - для послідовного і детального опису різних аспектів питання, а заключна частина - для викладу висновків і прохань.
Заключна формула ввічливості-це обов'язковий елемент приватного ділового листа, який, як правило, відсутня в офіційних ділових листах. Використання заключній формули ввічливості сприяє приглушення офіційного тону в кінці листа - втім, рівно настільки, наскільки це дозволяють зробити взаємини учасників листування.
Як заключній формули ввічливості рекомендується використовувати такі стандартні формулювання: 1)
З незмінною повагою. 3)
З глибокою повагою.
Підпис відправника є обов'язковим - і, як правило, заключним елементом структури ділового листа. Підпис, по-перше, надає офіційним ділового листування юридичну силу і, по-друге, засвідчує особу відправника.
Розрізняють скорочену, повну і розгорнуту форму підпису. При скороченій формі, використовуваної в ділових листах на бланку посадової особи організації, вказуються власне підпис і його розшифрування (ініціали та прізвище відправника). Повна форма підпису, яка використовується в ділових листах на бланках для листів організації, включає найменування посади, а також сигнатури і її розшифровки.
Нарешті, розгорнута форма передбачає доповнення повної форми підписи відомостями про відправника ділового листа - наприклад, зазначенням на його спадковий або почесний титул, звання або на інші особливі заслуги відправника.
Постскриптум (пост-постскриптум) являє собою коротку - не більше 3-4 рядків - приписку до тексту ділового листа, вміщену після підпису. Це - необов'язковий, але тим не менш, досить постійний елемент структури ділового листа, який складається з скорочення-заголовка - "р.8.", "Ро $ 15спр1: ит" або "Постскриптум", доповнення (приписки) до основного тексту ділового листи і підписи (сигнатури відправника без вказівки його посади і розшифровки підпису).
Звернемося тепер до розгляду особливостей стилю викладу ділового листа - так звана офіційно-ділового стилю, що представляє собою функціональну різновид української мови і призначеного для використання в процесі управління організацією, в тому числі і за допомогою ділової переписки.
Специфічними рисами офіційно-ділового стилю є наступні:
а) підкреслена офіційність і діловитість, що знаходить своє вираження у своєрідних формах повсякденного (в тому числі письмового) спілкування між посадовими особами - так званої службової субординації - і дотриманні стандартних правил оформлення ділових листів;
в) стійка повторюваність словникових величин в поєднанні з обмеженістю їх використання в процесі підготовки ділових листів;
г) тематична обмеженість ділових листів, в яких, як правило, не освітлюється більш одного-двох питань одночасно;
д) лексичне і композиційне однаковість змісту ділового листа;
е) виключно нейтральний тон викладу ділового листа;
ж) точність і виразність викладу, що виключають різночитання або двояке тлумачення змісту ділового листа;
з) лаконічність викладу, що передбачає стислість і ясність використовуваних в діловому листі формулювань.
Виходячи зі специфіки офіційно-ділового стилю при підготовці змісту ділового листа доцільно: 1.
Викладати суть справи переважно простими, короткими реченнями. 2.
Застосовувати стійкі словосполучення і звороти писемного мовлення. 3.
Вживати терміни в їх загальноприйнятому, одноманітному для розуміння тлумаченні. 4.
Віддавати перевагу прямому порядку слів у реченні, відповідно до якого підлягає передує присудок, визначення стоїть перед визначеним словом, а вступне слово знаходяться на початку пропозиції. 5.
Не застосовувати застарілі слова і вирази (так звані архаїзми), віджилі канцелярські обороти, запозичення з місцевих діалектів. 6.
Відмовлятися від зайвих слів, які не вносять нічого нового в істота викладу. 7.
Уникати невиправданого вживання іноземних слів. 8.
Використовувати присудки або в розповідному ( "встановлюється"), або в наказовому ( "узгодити") способі.
Підкреслимо, що свої особливості має стилістичне оформлення вступної, основної та заключної частин тексту ділового листа.
Так, в залежності від функціонального призначення ділового листа в його початку переважно використання наступних стандартних формулювань: 1)
Перш за все ми висловлюємо Вам свою вдячність за увагу, проявлену до нашої пропозиції щодо ..; 2)
Ваш лист від. за №. нами отримано і ретельно вивчено ..; 3)
Звертаємо Вашу увагу на те, що нами досі не отримано відповіді на лист від. за № ..; 4)
Просимо вважати цей лист невід'ємною частиною угоди від. за №. про ..; 5)
Приносимо свої вибачення за затримку з відповіддю на Ваш лист від. за №. у зв'язку з..; 6)
Ми звертаємося до Вас у зв'язку з дорученням нашого спільного ділового партнера пана.
Для продовження початкового абзацу ділового листа і забезпечення його логічного продовження рекомендуються такі стандартні формулювання: 1)
Цим листом ми підтверджуємо рішучість до продовження взаємовигідного співробітництва з Вашою організацією в області ..; 2)
Ваше попереднє послання створює хороші передумови для розвитку взаємовигідних відносин наших організацій в питаннях ..; 3)
Проте ми вважаємо своїм обов'язком знову звернутися до Вас з пропозицією про.
Загальні рекомендації секретарю по стилістичному оформленню змісту ділового листа: 1.
Ділові листи слід викладати в спокійному, рівному тоні. Пам'ятайте, що прояв в змісті послання надмірної люб'язності, так само як і нехтування, що межує з грубістю, не допускається. 2.
У процесі викладу будьте помірні в проханнях, стримані в оцінках подій, об'єктивні при викладі фактів, гуманні при визначенні заходів дисциплінарного впливу, щедрі на турботу і заохочення гідних, дбайливі при витрачанні грошових коштів.
Будьте також плідні на слушні пропозиції, а в висновках - гранично конкретні. 4.
Не слід натякати одержувачу листи на його уявну неуважність, вводячи в заключний текст листа наступне формулювання: "Пропоную уважно вивчити": сумлінну підлеглий може затаїти образу, а не занадто розумний начальник - впасти в лють, сприймаючи мимовільний натяк надто вже буквально. 6.
У тому випадку, якщо ви сповіщаєте кого-небудь про те, що виконання його доручення або прохання не представляється можливим, не починайте послання з констатації відмови - викладіть спочатку мотивацію свого рішення і дайте зрозуміти, що при певних обставинах до розгляду нещасливого питання можна повернутися. 7.
Проявляйте відому дипломатію і в тих випадках, коли ви повідомляєте про щось позитивному: дайте зрозуміти, що виконання будь-чиєї прохання коштувало вам відомого праці, бо в іншому випадку ви ризикуєте зіткнутися з новими наполегливими зверненнями по ще менш нагальним проблемам. 8.
Діловий лист має бути абсолютно чистим в юридичному сенсі (в першу чергу це стосується грошових і кадрових документів), бездоганним за змістом і виконанню. Словам в ньому має бути тісно, а думкам - просторо. 10.
Пишіть рідше і по можливості коротше. Велика кількість ділових листів і слів в них не прискорює, а уповільнює вирішення справи. Якщо вже вирішили написати, то робіть це доступним розумінню мовою, чому в чималому ступені сприяє і неухильне дотримання офіційно-ділового стилю викладу.
У зв'язку з викладеним ми маємо честь звернутися до керівництва Вашої компанії з наступним діловою пропозицією. 2)
Суть нашої пропозиції полягає в наступному.
Для стилістичного оформлення основної частини тексту з урахуванням функціонального призначення ділового листа рекомендуються такі стандартні формулювання: 1)
Як відомо шановному пану директору, планом генерального розвитку компанії на рік передбачено виконання. 2)
Метою передбачуваної угоди є спільне здійснення. 3)
Згідно з планом поставок продукції на. квартал. року наша організація взяла на себе зобов'язання. 4)
Для організації робочої зустрічі представників наших компаній пропонується наступний варіант її проведення: дата зустрічі -. місце зустрічі -. основні питання порядку денного. 5)
В даний час наша організація має можливість надати свої діловим партнерам комплексні послуги з. 6)
По-перше, кваліфікація фахівців Вашого підприємства оцінюється виключно високо. По-друге.
Для завершення основної частини тексту і забезпечення плавного логічного і стилістичного переходу до заключної його частини рекомендується використання наступних стандартних формулювань: 1)
Така основна ідея нашого ділового пропозиції. 2)
Ви можете отримати від нашого представника всю необхідну Вам додаткову і довідкову інформацію про. 3)
Ми щиро сподіваємося, що представлене в цьому листі пропозицію про співпрацю викличе у Вас інтерес.
І, нарешті, для стилістичного оформлення заключній частині тексту ділового листа пропонуються наступні стандартні формулювання: 1)
Ми будемо раді дізнатися Вашу думку з приводу викладених вище пропозицій про ділове співробітництво і сподіваємося на отримання від Вас відповіді по суті даного питання. 2)
Користуючись нагодою, ми хотіли б ще раз звернути Вашу увагу на фінансовий аспект висловленої пропозиції. 3)
Керівництво організації висловлює свою готовність розглянути Ваш відповідь негайно після його отримання.
Коротко зупинимося на особливостях оформлення ділових листів. Відзначимо насамперед, що для оформлення ділових листів використовуються або бланки організації встановленого зразка, або листи паперу.
а) загальний бланк організації;
б) кутовий бланк листа організації;
в) поздовжній бланк листа організації;
г) поздовжній бланк посадової особи організації;
д) поздовжній бланк структурного підрозділу організації.
Для оформлення ділових листів, обсяг тексту яких перевищує розміри бланка (листа) формату А4, можуть застосовуватися листи для продовження ділового листа, що містять, як правило, у верхньому колонтитулі назва організації і короткий пояснювальний текст, наприклад:
"Лист для продовження листа №". При використанні
Вимоги до письмової папері, використовуваної для підготовки і оформлення ділових листів, ґрунтуються на положеннях ОСТ 29.115-88, відповідним чином адаптованих з урахуванням специфіки цього посібника. Крім того, зазначений документ містить конкретні вказівки по оформленню тексту ділового листа на писальної папері.
Згідно з цими вимогами текст ділового листа друкується чорним кольором на одній стороні паперу білого кольору формату А4 або близького до нього з розміром шрифту висотою не менше 2 мм для малих літер, через півтора інтервали, малими літерами (крім великих і абревіатур відповідно до правил граматики ).
Відбитки всіх знаків повинні мати рівномірну насиченість і візуально різкі краю. Виявлені помилки, описки і інші неточності допускається виправляти рукописним способом, але без пошкодження аркушів, помарок і слідів неповного видалення колишнього тексту.
Помилки, виявлені в остаточно оформленому варіанті ділового листа, допускається зафарбовувати за допомогою "штриха", проведені задля дальшого остаточного варіанту фрагмента тексту друкованими літерами ручкою відповідного кольору.
При оформленні ділових листів, крім того, допускається використання прийомів комп'ютерної верстки, що поліпшують сприйняття змісту, в тому числі:
а) виділення найбільш важливих в смисловому плані фрагментів тексту підкресленням;
б) виділення найменувань керівних документів, що згадуються в тексті, напівжирним шрифтом;
в) виділення вставних слів розділів тексту, прізвищ згадуваних по тексту осіб прописними буквами (іноді - в поєднанні з розрядкою);
г) виділення ключових слів, термінів, формулювань висновків і пропозицій курсивом.
Обов'язковими реквізитами ділового листа є: 1.
Емблема (логотип) організації. 2.
Свідоцтво про Державну організації. 4.
ІПН / КПП організації. 5.
Найменування відправника (організації і, в залежності від виду бланка, відповідного структурного підрозділу 'або посадової особи організації). 6.
Довідкові дані про організацію. 7.
Реєстраційний номер. 9.
Місце складання. 11.
Заголовок до тексту. 13.
Відмітка про наявність додатка. 15.
Гриф узгодження. 17.
Відбиток печатки. 18.
Відмітка про виконавця.
При підготовці ділових листів необхідно належним чином враховувати фактор часу.
Зокрема, для ініціативного ділового листа термін підготовки зазвичай встановлюється на підставі вказівки відповідної посадової особи.
Термін, відведений для підготовки ініціативного ділового листа, повинен бути розумним і з цією метою враховувати час,
Крім того, рекомендується зарезервувати деяку частину часу, необхідного для підготовки ініціативного ділового листа, на випадок виникнення різного роду непередбачених обставин.
У свою чергу терміном виконання відповідного ділового листа є:
а) для звичайного листа - термін, що не перевищує одного місяця (30 діб в календарному обчисленні) з моменту реєстрації листи на підприємстві;
б) для листів, в яких зазначено термін подання відповіді, - термін, що враховує час, необхідний для підготовки і доставки відповіді;
в) для листів, забезпечених резолюцією посадової особи і переданих на виконання іншого співробітника, - термін, зазначений в резолюції;
г) для термінових письмових звернень (телеграм і ін.) - 2
діб з моменту отримання останніх.
Доречно нагадати в цьому зв'язку, що відповідно до вимог ОСТ 29.115-88 водної повної рядку тексту повинно бути 60 ± 4 знака (при цьому кожен пробіл між словами вважається за один знак), абзацний відступ повинен бути рівним 3-5 знаків по всьому тексту , а на одній сторінці формату А4 має бути 29 ± 1 рядків.