Визначення ключових полів в access

Вище неодноразово згадувалося поня- тя ключового поля. Ключове поле - це одне або кілька полів, комби- нація значень яких однозначно визначає кожний запис у таблиці. Якщо для таблиці визначені ключе- ші поля, то Microsoft Access запобігає дублюванню або введення порожніх значень в ключове поле. Ключові поля використовуються для швидкого пошуку і зв'язку даних з різних таблиць за допомогою запитів, форм і звітів.

У Microsoft Access можна виділити три типи ключових полів: лічильник, простий ключ і складовою ключ. Розглянемо кожен з цих типів.

Для створення ключового поля типу Лічильник необхідно в режимі Конструктора таблиць:

  1. Включити в таблицю поле лічильника.
  2. Задати для нього автоматичне збільшення на 1.
  3. Вказати це поле в якості ключового шляхом натискання на кнопку Ключове поле (Primary Key) на панелі інструментів Конструктор таблиць (Table Design).

Якщо до збереження створеної таблиці ключові поля були визначено, то при збереженні буде видано повідомлення про створення ключового поля. При натисканні кнопки Так (Yes) буде створено ключове поле лічильника з ім'ям Код (ID) і типом даних Лічильник (AutoNumber).

Для створення простого ключа досить мати поле, яке містить унікальні значення (наприклад, коди чи номери). Якщо вибране поле містить повторювані або порожні значення, його не можна визначити як ключове. Для визначення записів, що містять дані, що повторюються, маєте змогу надсилати запити на пошук повторюваних записів. Якщо усунути повтори шляхом зміни значень неможливо, слід або додати в таблицю поле лічильника і зробити його ключовим, або визначити складовою ключ.

Складовою ключ необхідний в разі, якщо неможливо гарантувати унікальність запису за допомогою одного поля. Він являє собою комбінацію декількох полів. Для визначення складеного ключа необхідно:

  1. Відкрити таблицю в режимі Конструктора.
  2. Виділити поля, які необхідно визначити як ключові.
  3. Натиснути кнопку Ключове поле (Primary Key) на панелі інструментів Конструктор таблиць (Table Design).

Зауваження Для складеного ключа істотним може виявитися порядок утворюють ключ полів. Сортування записів здійснюється відповідно до порядку ключових полів у вікні Конструктора таблиці. Якщо необхідно вказати інший порядок сортування без зміни порядку ключових полів, то спочатку потрібно визначити ключ, а потім натиснути кнопку Індекси (Indexes) на панелі інструментів Конструктор таблиць (Table Design). Потім у вікні Індекси (Indexes) потрібно вказати інший порядок полів для індексу з ім'ям Ключове поле (Primary Key).

Розглянемо як приклад застосування складного ключа таблицю "Замовлено" (OrderDetails) Бази даних (Northwind) (рис. 2.23).

В даному випадку в якості складового ключа використовуються поля "КодЗаказа" (OrderlD) і "КодТовара" (ProductID), т. К. Жодне з цих полів окремо не гарантує унікальність запису. При цьому в таблиці виводиться не код товару, а найменування товару, т. К. Поле "КодТовара" (ProductID) даної таблиці містить підстановку з таблиці "Товари" (Products), а значення полів "КодТовара" (ProductID) цих таблиць пов'язані ставленням "один-ко-многим" (одного запису таблиці "Товари" (Products) може відповідати кілька записів таблиці "Замовлено" (OrderDetails)). Обидва поля можуть містити повторювані значення. Так, одне замовлення може включати в себе кілька товарів, а в різні замовлення можуть включатися однакові товари. У той же час поєднання полів "КодЗаказа" (OrderlD) і "КодТовара" (ProductID) однозначно визначає кожний запис таблиці "Замовлення" (OrderDetails).

Щоб змінити ключ, необхідно:

  1. Відкрити таблицю в режимі Конструктора.
  2. Вибрати наявні ключові поля.
  3. Натиснути на кнопку Ключове поле (Primary Key), при цьому кнопка повинна прийняти положення Викл. а з області виділення повинні зникнути значки ключового поля.
  4. Вибрати поле, яке необхідно зробити ключовим.
  5. Натиснути на кнопку Ключове поле (Primary Key). При цьому в області виділення повинен з'явитися значок ключового поля.

Мал. 2.23. Приклад таблиці з використанням складеного ключа

Щоб видалити ключ, необхідно:

  1. Відкрити таблицю в режимі Конструктора.
  2. Вибрати наявне ключове поле (ключові поля).
  3. Натиснути на кнопку Ключове поле (Primary Key), при цьому кнопка повинна прийняти положення Викл. а з області виділення повинен зникнути значок (значки) ключового поля.