Ведемо журнал касира-операціоніста без помилок

При продажі товарів (робіт, послуг) за готівку організації та підприємці зобов'язані застосовувати контрольно-касову техніку <1>. Дані про що надійшла виручці фіксуються в журналі касира-операціоніста. При заповненні журналу виникає чимало запитань. Відповідаємо на найбільш актуальні з них.

Журнал потрібно зареєструвати в податковій інспекції

(?) Ми вперше завели журнал касира-операціоніста. Підкажіть, як правильно його оформити і чи потрібно його реєструвати в інспекції? М.А. Кремнева, м Сєвєродонецьк

Журнал касира-операціоніста (форма N КМ-4) <2> перед початком використання потрібно обов'язково зареєструвати в податковій інспекції, причому ще до того, як в нього буде внесена перша запис. Перед тим як нести його на реєстрацію, необхідно пронумерувати кожну сторінку журналу і прошнуруйте його. На останній сторінці зробіть запис: "Пронумеровано, прошнуровано і скріплено печаткою __ аркушів", запевнивши її підписами керівника та головного бухгалтера <3>. Крім самого журналу, з вас можуть зажадати і інші документи. Причому тут у кожної інспекції свої вимоги, тому краще заздалегідь уточніть у своїй інспекції, що їй буде потрібно. Найчастіше просять уявити:

- Заява, підписана керівником організації (або індивідуальним підприємцем), з проханням про реєстрацію нового журналу;

- довіреність, якщо документи в інспекцію будуть представлятися не керівником (або не самим підприємцем);

- картку реєстрації ККТ;

- старий журнал касира-операціоніста, замість якого ви реєструєте новий.

У більшості інспекцій процедура реєстрації проходить досить швидко, інспектори запевняють журнал в той же день.

Підприємцям безпечніше вести журнал касира-операціоніста

(?) Я - підприємець, найманих працівників у мене немає. Чи потрібно мені вести журнал касира-операціоніста? Адже якось дивно: я сам його заповнюю, сам запевняю, сам себе контролюю. Навіщо мені ця зайва робота? А.Ю. Кромкін, м Маріуполь

Журнал касира-операціоніста - це первинний обліковий документ з бухгалтерського обліку грошових коштів. І якщо подивитися, хто зобов'язаний його вести, то з'ясується, що це тільки юридичні особи <3>. Тобто на підприємців не поширюється обов'язок мати і заповнювати такий журнал. Це неодноразово підтверджували і суди в ситуації, коли податківці намагалися оштрафувати підприємця за відсутність журналу або його незаповнення <4>.

Разом з тим відомі випадки, коли суд дотримувався іншої точки зору, згідно з якою ніяких винятків для підприємців щодо ведення журналу немає <5>. Так що краще не дражнити податківців і журнал заповнювати.

Журнал ведеться до тих пір, поки він не закінчиться

Новий журнал касира-операціоніста потрібно оформляти тільки при повному заповненні колишнього <6>. І не потрібно заводити окремий журнал на кожен календарний рік. Однак іноді від цього правила можна і відступити. Але тільки, так би мовити, за показаннями. Наприклад, при сильній зношеності журналу або його пошкодженні.

На кілька ККТ можна мати один журнал

(?) У нас невеликий магазинчик, який має кілька відділів, в кожному з яких встановлений свій касовий апарат. Скажіть, чи можемо ми вести один журнал і реєструвати в ньому дані всіх машин? І.Ю. Сухоруков, м Чернігів

Відповідальності за неправильне ведення журналу немає

(?) Я недавно влаштувалася на роботу головним бухгалтером в нову організацію. Стала приймати справи і побачила, що журнал касира-операціоніста там ведеться абияк. Заповнювалися не всі графи, а іноді і зовсім дані за кілька днів не вносилися. Щоб привести його в нормальний стан, доведеться витратити багато часу. Скажіть, якщо все залишити як є, то які можуть бути наслідки? Л.С. Санкіна, Вологодська обл.

Відповідальності за саме по собі неправильне ведення журналу касира-операціоніста немає. Але тільки якщо це не вплинуло на оприбуткування виручки. Якщо в касовій книзі і в бухобліку виручка відображена своєчасно і в правильній сумі, то оштрафувати ні організацію, ні її посадових осіб не можна <8>. А ось якщо виручка не оприбуткована належним чином, то сума штрафу може скласти для організації від 40 000 до 50 000 руб. а для керівника - від 4000 до 5000 руб. <9> Але цей штраф зможуть стягнути, тільки якщо з моменту неоприбуткування виручки ще не пройшло 2 місяці <10>.

У журналі фіксується тільки виручка

(?) В зв'язку з нестачею коштів на оплату поточних витрат засновник надав позику. Гроші вносяться готівкою в касу. Чи потрібно цю суму відображати в журналі касира-операціоніста? Е.А. Бриксін, м.Прилуки

У журналі касира-операціоніста відображаються тільки ті надходження грошей, які пройшли через касовий апарат. При отриманні позик контрольно-касова техніка не застосовується, чек не пробиває <11>. На такі суми оформляється прибутковий касовий ордер (форма N КО-1) <12>. А раз касовий апарат не застосовується, то і в журналі касира-операціоніста такі надходження не відображаються.

При цілодобової торгівлі журнал заповнюють після закінчення зміни

(?) Наш магазин працює цілодобово. Зміни тривають по 12 годин (з 9 ранку до 9 вечора та з 9 вечора до 9 ранку). Скажіть, яким днем потрібно оприбутковувати виручку за нічну зміну, фактично припадає на 2 дня? І.Ю. Сухоруков, м Чернігів

Z-звіт касир знімає після закінчення робочої зміни <13>. При цьому робоча зміна роботи на ККТ може не збігатися з календарними цілодобово (як у вашому випадку). Тоді, незважаючи на те що частина виручки по нічній зміні фактично надійшла в операційну касу вчора, все записи, пов'язані з надходженням грошей (відображення в журналі касира-операціоніста, в касовій книзі і на рахунках бухгалтерського обліку), потрібно робити сьогодні - датою закінчення зміни <14>.

Чи не знятий вчасно Z-звіт - не привід враховувати виручку пізніше

(?) В кінці робочого дня касир нашої організації забув зняти Z-звіт. Що робити в такій ситуації і як краще все виправити? І.В. Клеменцова, м Новгород

Той факт, що Z-звіт не був знятий після закінчення робочої зміни, звичайно, є порушенням <13>, проте відповідальності за це немає. А ось за несвоєчасне оприбуткування виручки компанію можуть оштрафувати на суму від 40 000 до 50 000 руб. <9> Щоб уникнути цього, вам необхідно відобразити виручку в обліку правильною датою. Для цього перше, що вам потрібно зробити, - зняти Z-звіт. Якщо нова зміна ще не відкрита (виручка поточного дня ще не надходила в касу), то все просто. На підставі цього звіту ви відобразіть виручку в журналі касира-операціоніста та в обліку, але зробити це потрібно не датою "запізнілого" Z-звіту, а вдень, коли вона отримана.

Якщо ж відсутність Z-звіту ви виявили вже після відкриття нової зміни, то тут дещо складніше. Доведеться обчислювати виручку минулої доби за контрольною стрічкою.

Якщо каса не відчинялися, то в журналі нічого не пишуть

(?) В нашій компанії, що займається оптовою торгівлею, розрахунки за товар, як правило, проводяться по безналу. Але іноді ми приймаємо і готівку. Скажіть, чи потрібно робити запис в журналі касира-операціоніста, якщо готівкова виручка в касу за день не надходила? Г.А. Туркін, м Ханти-Мансійськ

З одного боку, записи в журналі касира-операціоніста ведуться щодня <15>. Це начебто зобов'язує заповнювати журнал навіть у вихідні та у святкові дні. З іншого боку, підставою для внесення запису в цей журнал є Z-звіт, знімати який потрібно після закінчення робочого дня (зміни) <16>. Відповідно, за ті дні, коли зміна по касі не відкривалася, Z-звіт буде відсутній, а раз так, то і журнал касира-операціоніста заповнюватися не буде. Висновок: запис в журнал повинна заноситися кожен раз, коли відкривалася зміна по касі (навіть якщо готівкові гроші в касу за день і не надійшли).

Відзначимо, що на одних моделях ККТ зміна відкривається автоматично при включенні харчування, на інших для цього потрібно виконати певні процедури (наприклад, пробити перший, "нульовий", чек).

У вашому випадку, коли надходження готівкової виручки до каси відбувається не постійно, а лише час від часу, можна поступити наступним чином. Наказом встановіть, що в зв'язку з мінімальним обсягом продажів за готівковий розрахунок зміна на касовому апараті відкривається при отриманні першої готівкової виручки за день. Тоді вам не доведеться щодня вносити в журнал "нульову" інформацію.

У журналі відображаються тільки повернення готівки в день покупки

(?) Покупець розплатився кредитною карткою, але в той же день повернув товар. Скажіть, чи потрібно відображати таке повернення в журналі? І якщо потрібно, то як? І.В. Клеменцова, м Новгород

Відразу нагадаємо, що повернути гроші в такій ситуації готівкою ви не можете - суму необхідно перерахувати покупцеві в безготівковому порядку на його карту <17>. У журналі касира-операціоніста такі повернення не відображаються. У графу 15 "Сума грошей, повернена покупцям (клієнтам) по невикористаних касових чеків" заносяться тільки ті повернення, які, по-перше, зроблені в день покупки, а по-друге - в готівковій формі, тобто коли гроші повертаються покупцеві з ящика касового апарату <18>.

Секційні продажу можна відображати по-різному

(?) Скажіть, як правильно заносити в журнал продажу, пробиті по касі за різними секціям, - єдиної сумою або по кожній секції окремо? М.А. Кремнева, м Сєвєродонецьк

Тут все залежить від того, з якої причини ви ділили продажу по секціях. Якщо це пов'язано з якимись організаційними моментами (наприклад, у вас одна каса, але в магазині кілька відділів), тоді в журналі касира-операціоніста ви можете робити запис на загальну суму виручки одним рядком. Якщо розподіл продажів по секціям пов'язано з необхідністю відповідного поділу виручки в обліку (наприклад, при продажах, які оподатковуються за різними ставками ПДВ, або при застосуванні різних режимів оподаткування), обороти по кожній секції краще відображати окремо. Тоді в подальшому у вас не виникне труднощів з веденням роздільного обліку.

Журнал виправляють так само, як первинку

(?) При заповненні журналу касира-операціоніста ми допустили помилку. У нас дві секції, але, роблячи рознесення по відділах, ми двічі занесли в журнал дані по секції N 1. Підкажіть, як нам виправити ситуацію? Є.Г. Гилязова, г. Подольск

Досить просто. Але, як і при виправленні будь-якого іншого первинного документа, тут необхідно дотримати певні правила. При коригуванні не можна користуватися коректує рідиною, так само як вказувати правильні дані поверх старих. Виправлення вносяться так: неправильна напис закреслюється однією рисою, причому таким чином, щоб виправлене можна було прочитати. Поруч робиться відмітка "виправлено" із зазначенням правильних сум. Внесені правки завіряються підписами касира-операціоніста, керівника і головного (старшого) бухгалтера <19>.

<2> затв. Постановою ГоскомстатаУкаіни від 25.12.98 N 132

<3> Вказівки щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації з обліку грошових розрахунків з населенням при здійсненні торгових операцій із застосуванням контрольно-касових машин, затв. Постановою ГоскомстатаУкаіни від 25.12.98 N 132 (далі - Вказівки щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації)

<7> п. 3.6 Типових правил експлуатації контрольно-касових машин при здійсненні грошових розрахунків з населенням, затв. МінфіномУкаіни 30.08.93 N 104 (далі - Типові правила)

<9> ст. 15.1 КоАП РФ

<10> ст. 4.5 КоАП РФ

<12> затв. Постановою ГоскомстатаУкаіни від 18.08.98 N 88

<13> п. 6.1 Типових правил

<15> Вказівки щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації

<16> п. 6.1 Типових правил

<18> п. 4.2 Типових правил

<19> Вказівки щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації; п. 4.2 Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку, затв. Мінфіном СРСР від 29.07.83 N 105; п. 3.6 Типових правил

Цитата:
"Журнал виправляють так само, як первинку

Вітаю! Дайте відповідь, будь ласка, якщо касова машина була справна і запис про виручку не була зроблена в ЖКО і замість чеків видавалися прибуткові касс.ордера а касир звітував по ним в бухгалтерію. Наскільки це правильно? Мене цікавить, чи потрібно було все одно прі не справності ккм робити запис в ЖКО про виручку. Дякуємо!

Цитата:
"Мене цікавить, чи потрібно було все одно прі не справності ккм робити запис в ЖКО про виручку."

немає. У ЖКО записують зет-звіти. А у вас їх не було в той період.

Цитата:
"Якщо касова машина була справна і запис про виручку не була зроблена в ЖКО і замість чеків видавалися прибуткові касс.ордера а касир звітував по ним в бухгалтерію. Наскільки це правильно?"

Ні наскільки. Якщо ККМ не працювала, ви не мали права взагалі приймати готівку. Треба було припиняти роботу до того моменту, як ККМ знову буде справна. За прийом готівки без КММ штраф 40 тис. Рублів

Доброго дня. Підкажіть будь ласка в яку графу ЖКО вносяться показники Z-звіту, а то я зовсім заплуталася, особливо з Виплатою. Z-звіт виглядає так: