Управління проектами в вашому бізнесі

Чи існує такий ключ, за допомогою якого можна було б будь-який проект зробити успішним? Так, він існує. Потрібно лише завжди пам'ятати про ту мети, яку треба досягти, постійно стежити за виконанням термінів і видатками бюджету.

Але навіщо потрібні проекти?

Звичайно ж, кожен керівник будь-якої компанії хотів би, щоб вона була прибутковою. Причому не тільки зараз, але і в перспективі. Але, на жаль, досягти такої мети дуже складно. На шляху до розвитку може виникнути багато всіляких проблем. Іноді навіть успішний проект може зазнати фіаско або пройти зі скрипом просто тому, що це був «не ваш день», часом підлеглі втрачають ентузіазм і відмовляються працювати, часом навіть переходять до конкурентів. Або й зовсім на середині роботи з проектом раптом ви розумієте, що розроблений план роботи зовсім сюди не підходить - треба придумувати абсолютно інші стратегії роботи. І як же привести свою компанію до успіху, безпечно пройшовши всілякі небезпеки і неприємності?

ВО багатьох масштабних компаніях керівництву щодня доводиться вирішувати велику кількість подібних складних завдань. Деякі з них скоєно несподівані. Наприклад, ви займаєте посаду в одному холдингу, який працює відразу в декількох напрямках, періодично розширюючи свої сфери впливу. В один прекрасний день вам повідомляють, що ви повинні відкрити ресторанний бізнес, причому перший з ресторанів має запрацювати вже через шість місяців. Щоб впорається з такою нелегким завданням, треба вирішити чимало завдань. Сюди входять і оренда / придбання приміщення під ресторан, підбір кваліфікованого персоналу, навчання, створення корпоративної культури, організація покупок і партнерства, рішення логістичних проблем, налагодження відносин з різними державними органами і так далі.

Як можна вирішити всі ці питання? Не можна ж сподіватися на випадок і кинутися в цей вир з закритими очима. Тут треба чітко продумати весь план роботи і вміло втілити його в життя. А в цьому можете допомогти кваліфікація менеджера управління проектами.

Управління проектами - це найбільш сучасний і прогресивний підхід до ведення бізнесу. Його універсальність в тому, що метод може бути використаний для бізнесу будь-якої сфери. Що являє собою проект? Це важка, але вдячна робота по досягненню конкретної мети в рамках певного часу. Також як не існує двох однакових ресторанів, немає і двох абсолютно однакових проектів. До кожного з них потрібен індивідуальний підхід і багато уваги.

За кожним проектом стоїть всього одна людина - його керівник. Це аксіома. Вся робота повинна бути організована тільки одним менеджером, тільки тоді вдається домогтися злагодженості і точності.

Які переваги проектного підходу можна використовувати в бізнесі?

1. Перш за все, це систематизація. Результати вашої роботи буду чітко прораховані, етапи структуровані. Ви точно знаєте, що очікувати і як цього домогтися. На будь-якій стадії план може піддатися коригуванні. Всі ризики і складнощі будуть прораховані ще на етапі розробки - в подальшому їх буде набагато легше уникнути, вчасно розробивши стратегію їх запобігання.
2. Вся діяльність, яка стосується проекту, буде прозора і зрозуміла. Можна буде легко контролювати будь-який процес. Ви знаєте, в якій стадії знаходиться проект, хто з учасників групи виконує частини проекту, скільки коштів з бюджету вже витрачено, скільки належить витрачати і на що.
3. Помітно підвищується ефективність роботи всіх учасників проектної групи, адже кожен з них буде зацікавлений в успіху всієї команди.

По суті, управління проектами здійснюється так довго, як довго існують самі люди. Адже протягом всієї історії нашим предкам весь час доводилося вигадувати щось нове і намагатися впроваджувати це в життя. Але тільки в двадцятому столітті управління проектами перетворилося в окрему дисципліну. Ця робота стала дуже актуальна, що стало причиною поява такої окремої професії як менеджер проектів.

Двадцяте століття стало нелегким часом, коли стали розроблятися науково-практичні методи цієї сфер. Незалежно від того, до якої теми належить проект, він має певні загальні характеристики, які будуть однакові у всіх проектів. Кожен проект вимагає управління:

1. Предметною областю - реалізація мети проекту.
2. Термінами - постійний контроль календарного плану.
3. Вартістю - стежити за витратами виділеного бюджету.
4. Якістю - тільки якісний проект буде ефективним на ринку.
5. Ризиками - менеджеру необхідно вміння передбачити небезпеки і запобігти їх в ході роботи над проектом.
6. Персоналом - побудувати злагоджений колектив і надихнути його на роботу.
7. Комунікаціями - менеджер повинен бути вмілим посередником між усіма учасниками проекту.
8. Контрактами - укладати договори на найбільш вигідних для компанії умовах.
9. Змінами - через безліч непередбачених ситуацій проект може змінюватися. Необхідно вчасно прийняти потрібне рішення таким чином, щоб зміни не погіршили, а тільки поліпшили сам проект.

Сьогодні, можна сказати, існує велика кількість інформації про те, як управляти проектами. Вся вона зібрана в міжнародних і національних документах. Є кілька, які визнані у всьому світі стандартами. Можна назвати найбільш популярні.

• Звід знань з управління проектами - PMBoK, який був виданий вперше в Американському інституті управління проектами.
• Міжнародні вимоги до компетентності фахівців - ICB IPMA, які видаються Міжнародною асоціацією управління проектами.

Ці дві праці є фундаментальними. Кожна з них повинна бути настільною книгою будь-якого поважаючого себе керівника проектів.

Можна відзначити, що будь-який проект проходить чотири фази свого розвитку.

1. Початкова фаза. Під час цього етапу ініціатору проекту необхідно довести своєму інвестору, що даний проект є привабливим для ринку. Тобто потрібно розробити концепцію і бізнес-план проекту. У статуті проекту повинні бути чітко зафіксовані всі основні домовленості, пов'язані з майбутнім проектом. Сюди входять:
   1. Обгрунтування створення проекту;
   2. Основну і другорядні цілі проекту;
   3. Створення структури продукту проекту;
   4. Перелік основних зацікавлених сторін;
   5. Обмеження, яким буде схильний до проект.

Коли буде підписаний наказ про запуск, підписується контракт і проект може бути запущений.

Після того, як було отримано дозвіл на запуск проекту, він вступає в другу фазу.

1. Створення плану реалізації проекту. Вся команда працює над розробкою цього плану. Під час планування обговорюються багато моментів. Наприклад, такі як:
   1. Вироблення місії проекту. Обговорення винагороди кожного учасника проекту;
   2. Створення структури робіт, яка допоможе систематизувати розробку проекту;
   3. Складання календарного плану, який буде враховувати терміни, ресурси, і так далі. Потім план оптимізується і скорочується через застосування такого методу як МКП - метод критичного шляху. Також під час розробки плану треба врахувати залежність виконання одного виду робіт від іншого. Адже деякі етапи можна виконати тільки після завершення попередніх. Для побудови таких планів зазвичай використовується диаграма Ганта.
   4. Потім розробляються графіки потреб ресурсів.
   5. Формується бюджет даного проекту, який може бути розписаний по місяцях або навіть тижнів.
   6. Далі розробляється організаційна структура проекту і розвивається проектна команда;
   7. Пишеться детальний план управління ризиками. Сюди включається супереч передбачуваних ризиків, їх оцінка та план дій, який покликаний запобігти дані ризики.
   8. Для великих проектів також актуальний етап прописування базисних принципів проекту, які стосуються якості роботи, виконання персоналом своїх обов'язків, роботи з постачальниками і так далі.
   9. Аналізуються способи комунікації в проекті, розглядаються можливості доробок плану під час розвитку проекту.
   10. І так далі.

В результаті планування розробляється зведений план, який затверджується замовником. Цей план стає керівним документом, який буде діяти протягом усього терміну реалізації проекту.

1. Третя фаза - це фаза реалізації проекту, найскладніша і витратна з усіх інших. Вона має на увазі проведення основних робіт. Найважливіше для керівника - це контролювати всі процеси роботи, відстежувати зміни, враховувати передбачувані ризики і запобігати їм. Під час цієї фази необхідно дотримуватися двох основних правил:
   1. Кожна дія має бути спрямоване на досягнення конкретної мети;
   2. Управлінню піддається тільки частина, що залишилася проекту.

1. Навіщо робота переходить в четверту фазу. Вона має на увазі завершення наступних етапів:
   1. Вирішення конфліктів, підписання контрактів;
   2. Повернення персоналу на постійні місця роботи;
   3. Внесення підсумків проекту в так звану «скарбницю досвіду» компанії, причому не тільки позитивних, але і негативних. Надалі вони допоможуть уникнути подібних помилок.

Слід зазначити, що ті організації, які вважають за краще працювати за принципом проектів, мають особливу структуру. Є кілька варіантів такої структури:

1. Традиційна, яка представляє собою ієрархію організаційної структури, де кожен підрозділ виконує строго відведену для нього функцію. Така традиційна форма добре показує себе в стабільних компаніях, але малоефективна при реалізації проектів, оскільки кожне розгалуження структури - це ще одна сходинка бюрократії, яка гальмує роботу над проектом.
2. Проектна структура. Цей стиль роботи має на увазі, що співробітники працюють в будь-якому з проектів компанії і підкоряються керівникам проектів.
3. Матрична структура. В цьому випадку всі співробітники виконують роботу в пов'язаних функціональних підрозділах, але при цьому беруть участь в різних проектах. Така форма роботи має на увазі подвійне підпорядкування, що може привести до деяких проблем і конфліктів.

Часто в рамках однієї компанії можна знайти елементи кожної з цих структур. Потрібно відповідально ставитися до вибору структури. Правильний вибір може помітно підвищити ефективність роботи.

Де ще може застосовуватися проектний підхід? У будь-якому прояві бізнесу. Скрізь, де необхідно розумне управління.