Умовне форматування в excel

Умовне форматування в Excel

Умовне форматування - це дуже корисна функція в Excel, яка дозволяє відформатувати числові дані або текст в таблиці, відповідно заданим умовам або правилами. Завдяки йому, поглянувши на потрібні клітинки, Ви відразу зможете оцінити значення, так як всі дані будуть представлені в зручному наочному вигляді.

Кнопка «Умовне форматування» знаходиться на вкладці «Головна» в групі «Стилі».

Клікнувши по ній, відкриється меню з видами умовного форматування.

Перший пункт - «Правила виділення осередків». Тут ми можемо порівняти числові значення виділеного діапазону комірок з певним заданим числом, або з іншим діапазоном значень. Порівнювати можна не тільки числа, а й текст, і дати.

Порівняємо значення в обраному діапазоні із заданим числом. Виділимо всі числа в стовпці, які дорівнюють 8. Натискаємо «Умовне форматування» - «Правила виділення осередків» - «Що повторюються значення». У списку вибираємо «повторювані» і тип заливки. Тепер все повтори в стовпці виділені кольором.

Порівняємо значення в першому діапазоні з другим, і якщо значення в першому буде менше, виділимо осередок кольором. Вибираємо зі списку «Менше». Тепер робимо відносне посилання на другий стовпець: натискаємо мишкою по першому числу. Долар перед F означає, що порівнювати будемо значення з цим стовпцем, але в різних осередках. В результаті, все значення в першому стовпці, які менше, ніж у другому, виділені кольором.

Застосуємо форматування до осередків, що містить текст. Вибираємо зі списку «Текст містить». Наприклад, виділимо всі імена, які починаються з «В» - такі осередки фарбуються в обраний колір.

Другий пункт - «Правила відбору перших і останніх значень». Виділяє осередки, які відносяться до перших або останніх елементів, відповідно заданому значенню або відсотку.

Задамо форматування для тих осередків, значення в яких вище середнього в виділеному діапазоні. Вибираємо зі списку «Вище середнього». Відповідні осередки будуть виділені.

Третій пункт - «Гістограми». Відображають значення в осередках у вигляді гістограми. Осередок приймається за 100%, якому відповідав би максимальне значення в обраному діапазоні. Якщо значення в клітинці буде негативне - гістограма ділиться на половину, має іншу спрямованість і колір.

Відобразимо виділений діапазон значень у вигляді гістограми. Вибираємо будь-який із запропонованих способів заливки.

Тепер давайте уявимо, що мінімальне значення для побудови гістограми має бути 5. Виділяємо потрібний діапазон комірок, натискаємо по кнопочки «Умовне форматування» і вибираємо зі списку «Управління правилами».

Відкриється наступне вікно. У ньому можна створити нове правило для виділених осередків, змінити або видалити потрібне правило зі списку. Вибираємо «Змінити правило».

Внизу вікна «Зміна правила форматування» можна змінити опис для правила. Ставимо «Мінімальне значення» - «Число». і в поле «Значення» пишемо «5». Якщо Ви не хочете, щоб в осередках відображалися числа, поставте галочку в пункті «Показувати тільки стовпець». Тут же можна змінити колір і тип заливки.

В результаті мінімальне значення для виділених осередків «5». а максимальне вибирається автоматично.

Четвертий пункт - «Кольорові шкали». Осередок заливається кольором, який залежить від значення, яке в ній записано.

Якщо відкрити вікно «Зміна правила форматування». як описано в попередньому пункті, можна вибрати «Стиль формату». «Колір» заливки, максимальне і мінімальне значення для обраного діапазону комірок.

Наприклад, в поле «Мінімальне значення» я поставила «3». Обраний діапазон буде виглядати наступним чином - осередки, значення в яких нижче 4-ох будуть просто не зафарбовані.

П'ятий пункт - «Набори значків». У осередок, відповідно до її значенням, буде вставлений певний значок.

Відкривши вікно «Зміна правила форматування». можна вибрати «Значення» і «Тип» для чисел, яким буде відповідати кожен значок.

Якщо Вам потрібно видалити умовне форматування для певного діапазону комірок (і не тільки), клікніть по кнопочки «Видалити правила» і виберіть потрібний пункт з меню.

Кнопка «Створити правило» дозволить створити необхідні правила для обраного діапазону комірок.

Припустимо, є діапазон комірок, який представлений на малюнку вище. Створимо для нього різні правила. Якщо значення числа в діапазоні вище «0» - закрасимо осередки в жовтий колір, вище «10» - в зелений, вище «18» - в червоний.

Для початку, потрібно вибрати тип правила - «Форматувати тільки осередки, які містять». Тепер в полі «Змініть опис правила» задаємо значення, вибираємо колір осередки і натискаємо «ОК». Створюємо, таким чином, три правила для виділеного діапазону.

Осередки відформатовані в такий спосіб.

Тепер давайте розглянемо, як управляти створеними правилами. Для цього виділяємо цей же діапазон комірок і натискаємо по кнопочки «Управління правилами».

Відкриється вікно «Диспетчер правил умовного форматування». У ньому можна створити нове правило для виділеного діапазону комірок, змінити або видалити будь-яке правило зі списку.

Правила до виділеного діапазону, застосуються в певному порядку. Якщо значення в клітинці «12». вона може бути зафарбована в жовтий і зелений колір, відповідно до поставлених умов. Але так як правило «Значення комірки> 10» має більший пріоритет, в порівнянні з «Значення комірки> 0». то осередок закраситься в зелений колір. Змінити порядок правил, можна за допомогою стрілок.

Сподіваюся, Ви зрозуміли, як використовувати умовне форматування в документі Excel. Воно дозволить відформатувати осередки потрібним чином. Причому, якщо значення в осередках зміняться, то відповідним чином зміниться і форматування для цих осередків.

Поділіться статтею з друзями: