Терміни зберігання документів в організації - актуальна бухгалтерія

З матеріалу, підготовленого експертами служби Правового консалтингу ГАРАНТ, ви дізнаєтеся які терміни зберігання документів бухгалтерського та податкового обліку, а також особливості порядку їх зберігання.

Документи бухгалтерського обліку

Відзначимо, що для більшості документів бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності встановлено термін зберігання - 5 років. Однак для деяких документів встановлені і менші терміни зберігання, для інших - великі терміни зберігання. Крім того, існують документи, що підлягають постійному зберіганню.

бухгалтерська (фінансова) звітність (бухгалтерські баланси, звіти про прибутки і збитки, звіти про цільове використання коштів, додатки до них та ін.) зберігається (п. 351 Переліку):
а) зведена річна (консолідована) - постійно;
б) річна - постійно;
в) квартальна - 5 років (при відсутності річних - постійно);
г) місячна - 1 рік (при відсутності квартальних - постійно);
податкові декларації (розрахунки) юридичних осіб за всіма видами податків, декларації та розрахунки авансових платежів по страхових внесках на обов'язкове пенсійне страхування зберігаються 5 років (п. 392 Переліку);
декларації та розрахунки авансових платежів по страхових внесках на обов'язкове пенсійне страхування зберігаються 5 років, а при відсутності особових рахунків або відомостей нарахування заробітної плати - 75 років (п. 395 Переліку);
податкові картки з обліку доходів та податку на доходи фізичних осіб (форма № 1-ПДФО), відомості про доходи фізичних осіб зберігаються 5 років, а при відсутності особових рахунків або відомостей нарахування заробітної плати - 75 років (п. 394, п. 396 Переліку );
первинні облікові документи і додатки до них, що зафіксували факт здійснення господарської операції і які були підставою для бухгалтерських записів (касові документи і книги, банківські документи, корінці банківських чекових книжок, ордера, табелі, сповіщення банків і переказні вимоги, акти про прийом, здачу, списання майна і матеріалів, квитанції, накладні і авансові звіти, листування та ін.), зберігаються 5 років за умови проведення перевірки (ревізії) (ст. 362 Переліку);
листування про придбання господарського майна, канцелярського приладдя, залізничних і авіаквитків, оплату послуг засобів зв'язку та інших адміністративно-господарських витратах, про надання місць в готелях зберігається 1 рік (п. 367 Переліку);
реєстрів відомостей про доходи фізичних осіб зберігаються 75 років, як і лицьові картки, рахунки працівників (п. 397, п. 413 Переліку);
документи (протоколи, акти, розрахунки, відомості, висновки) про переоцінку основних фондів, визначення амортизації основних засобів, оцінці вартості майна організації зберігаються постійно (ст. 429 Переліку);
документи (заявки, акти оцінки, листування та ін.) з продажу рухомого майна зберігаються 10 років (п. 430 Переліку);
акти про передачу прав на нерухоме майно та угод з ним від колишнього до нового правовласнику (з балансу на баланс) зберігаються постійно (ст. 432 Переліку).

Документи податкового обліку

Підпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК Україна встановлено чотирирічний термін зберігання даних бухгалтерського та податкового обліку та інших документів, необхідних для обчислення і сплати податків, в тому числі документів, що підтверджують отримання доходів, здійснення видатків (для організацій та індивідуальних підприємців), а також сплату (утримання) податків.

При цьому п. 4 ст. 283 і п. 7 ст. 346.18 НК РФ, є по відношенню до пп. 8 п. 1 ст. 23 спеціальними нормами, зобов'язують платників відповідно податку на прибуток організацій і податку, що сплачується у зв'язку із застосуванням ССО з об'єктом оподаткування "доходи, зменшені на величину витрат", зберігати документи, що підтверджують обсяг понесеного збитку, протягом всього періоду його погашення. Нагадаємо, що переносити збиток на майбутні періоди платники податків можуть протягом 10 років після його отримання (п. 2 ст. 283. п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Звертаємо увагу також на те, що деякі витрати для цілей оподаткування прибутку враховуються протягом тривалого періоду, наприклад амортизація основних засобів (ОЗ) і нематеріальних активів (НМА), або мають відкладений характер (враховуються не в періоді їх несення, а на момент реалізації активів (ст. 268 НК РФ)).

Дану правову позицію ВАС України необхідно враховувати і при включенні до складу витрат:

На момент реалізації також враховуються витрати у вигляді:

ціни придбання (створення) іншого майна, такого, наприклад, як земельні ділянки, матеріальні цінності (пп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ);
вартості матеріально-виробничих запасів, іншого майна у вигляді надлишків, виявлених в ході інвентаризації, і (або) майна, отриманого безоплатно, і (або) майна, отриманого при демонтажі або розбиранні виведених з експлуатації ОС, ремонті, модернізації, реконструкції, технічному переозброєнні або часткової ліквідації ОС (пп. 2 п. 1 ст. 268, абзац другий п. 2 ст. 254 НК РФ);
ціни придбання майнових прав та витрат, пов'язаних з їх придбанням (пп. 2.1 п. 1 ст. 268 НК РФ);
вартості придбання покупних товарів.

Отже, при визначенні строків зберігання документів, що підтверджують витрати на придбання (створення) ОС і НМА, іншого майна, майнових прав, покупних товарів, необхідно враховувати положення ст. 268 НК РФ.

Документи, пов'язані зі сплатою страхових внесків до позабюджетних фондів

На практиці далеко не завжди можливо відокремити один від одного бухгалтерські, податкові документи, а також документи, пов'язані з урахуванням страхових внесків. Тому в бухгалтерії варто застосовувати щодо всіх документів мінімальний термін зберігання, що дорівнює шести років (якщо більш тривалі терміни не встановлені Переліком або НК РФ).

Порядок зберігання документів в діловодстві

Економічні суб'єкти повинні забезпечувати збереження документів протягом термінів їх зберігання (ч. 1 ст. 17 Закону № 125-ФЗ). При цьому слід забезпечити безпечні умови зберігання документів бухгалтерського обліку та їх захист від змін (ч. 3 ст. 29 Закону № 402-ФЗ).

Ні законодавство з бухгалтерського обліку, ні законодавство по податках і зборах не регламентують місце зберігання документів бухгалтерського, податкового обліку і звітності (за винятком деяких, окремих випадків).

Тому такі документи можуть зберігатися в різних структурних підрозділах організації (в бухгалтерії, в кабінеті директора, в спеціально створеному для зберігання документів приміщенні і т.д.) або в іншому, відокремленому від офісу місці (спеціальне приміщення, "віддане" під архів).

Якщо говорити про знаходження документів саме в офісі організації (у вільному доступі для бухгалтера), то, як було сказано, ніяких термінів для такого зберігання не встановлено. Ці терміни (3 роки, 5 років, 10 років і т.д.) компанія також може затвердити самостійно.

Згідно п. 2 ст. 13 Закону № 125-ФЗ юридичні особи мають право створювати архіви з метою зберігання утворилися в процесі їх діяльності архівних документів, в тому числі з метою збереження і використання архівних документів, що не відносяться до державної або муніципальної власності. Це означає, що створення архіву є правом, але не обов'язком економічних суб'єктів (п. 1.4 Правил).

Відзначимо також, що економічні суб'єкти можуть, але не зобов'язані передавати документи на зберігання державним і муніципальним архівів, уклавши з ними відповідні оплатне договори (ч. 3 ст. 15. ч. 3 ст. 21 Закону № 125-ФЗ).

Згідно п. 2.3 Правил в архіві організації повинні зберігатися документи Архівного фонду України (ст. 5 Закону № 125-ФЗ), документи з особового складу та документи тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання. Зазначена частина документального фонду становить архівний фонд організації.

Документи тимчасових (до 10 років включно) термінів зберігання зберігаються в структурних підрозділах організації і після закінчення термінів їх зберігання підлягають знищенню, після обов'язкового проведення експертизи цінностей документів (п.п. 4.6-4.13 Правил). До проведення експертизи цінності знищення документів забороняється (п. 4.5 Правил).

У виняткових випадках за рішенням керівника організації справи тимчасових (до 10 років включно) термінів зберігання передаються в архів організації за описами справ, документів або за номенклатурою справ (п. 4.2 Правил).

Матеріал підготовлений експертами служби Правового консалтингу компанії ГАРАНТ