Технічні функції секретаря, Новомосковскть онлайн, без реєстрації

Технічні функції секретаря

Секретар виконує технічні функції із забезпечення і обслуговування роботи керівника організації (або її підрозділу):

- передає і приймає інформацію по приймально-переговорних пристроїв, друкує за вказівкою керівника різні матеріали;

- отримує необхідні керівнику відомості від підрозділів або виконавців, викликає за його дорученням працівників;

- здійснює роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час, місце та порядок денний засідання або наради, їх реєстрація), веде і оформляє протоколи;

- забезпечує робоче місце керівника канцелярським приладдям, засобами організаційної техніки, створює умови, що сприяють його ефективній роботі;

- веде документаційного роботу, приймає що надходить на ім'я керівника, здійснює її систематизацію відповідно до прийнятого на підприємстві порядку і передає після її розгляду керівникам підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі їх роботи або підготовки відповіді, стежить за термінами виконання доручень керівника з особистих заявами громадян;

- організовує прийом відвідувачів, виявляючи при цьому тактовність і увагу до них, сприяє оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників, формує справи відповідно до затвердженої номенклатури справ, забезпечує їх збереження і у визначені терміни здає в архів.

Передумовою успішної координаційної діяльності секретаря є уміння співпрацювати з іншими секретарями всередині своєї установи або в установах-партнерах. Організація такого співробітництва - складова частина наукової організації праці. Така співпраця необхідна при складанні та виконанні календарного і робочого планів, для узгодження термінів нарад, поділу праці при підготовці спільних заходів, взаємної заміни в разі потреби, обміну інформацією.

Дуже часто секретарі за вказівкою директора обдзвонюють керівників відділів (секторів), сповіщаючи їх про терміни майбутньої наради. Абсолютно недостатньо просто сповістити кого-небудь про день і час наради. Секретар зобов'язаний проінформувати запрошеного про тему, мету, термін, приблизною тривалості, колі учасників, порядку роботи та ролі запрошеного на цій нараді. Треба з'ясувати, чи зможе запрошений взяти участь в нараді, а якщо немає, то з якої причини, і доповісти про це керівнику. Далі слід завчасно роздати учасникам наради необхідні матеріали.

Секретар не може виконувати свою роботу ефективно, якщо не має повного уявлення про роль і завдання свого керівника та їх значення в діяльності всієї організації.