Списання та ліквідація трудових книжок покрокова інструкція
Загальна інформація
Наші трудові книжки як зіницю ока бережуть у відділі кадрів кожної організації, в якій ми здійснюємо трудову діяльність. Подивіться свою трудову книжку - бачите, як акуратно в ній зроблені записи, різні підписи і позначки.
Багато законодавчих актів вимагають обережного поводження співробітником кадровиків до трудових книжок. По суті, це своєрідне обличчя організації, яке звільнився працівник понесе показувати в нове місце.
Але іноді від кадровиків не залежить правильність і акуратність ведення і зберігання трудових книжок.
Різні природні явища, старість і інші чинники нещадні до клаптиках паперу і іноді, деякі трудові, які навіть не підлягають відновленню відправляються в сміттєвий бак.
Чому так відбувається, а навіть якщо і відбувається, то в якому порядку, ми розглянемо в нашому матеріалі.
Ця інформація буде корисна і кадровикам, працівника, і роботодавцям.
У яких випадках можна списати?
Різні природні явища можуть внести свою лепту.
Повені, землетруси, пожежі ...
Все це не найкращим чином впливає на папір, а значить, можливе списання документів, які постраждали в результаті природних катастроф.
Але крім природних катастроф існують також катастрофи техногенні. В результаті зіткнення з ними людина ризикує залишитися і зовсім без згадки про те, де працював. Техногенні катастрофи включають в себе ядерні вибухи і інші аварійні ситуації.
Крім старості підставою для списання є і інша псування документів - вогкість в приміщенні, неакуратне поводження - все це свідчить про те, що доля трудової книжки вирішена - вона підлягає тільки списанню.
Неакуратне заповнення трудової книжки співробітником відділу кадрів також є підставою для списання.
Як бачите, безліч випадків можуть вплинути на долю вашого трудового документа.
Як списати зіпсований бланк?
Всі вони вимагають участі відразу декількох співробітників відділу кадрів, а також самого безпосередньо роботодавця.
Кожна дія потрібно здійснювати в точний час, слідуючи викладеному планом, тільки тоді грамотність проведеної вами роботи буде на вищому рівні.
Для того, щоб списати зіпсований бланк, по організації повинен бути виданий відповідний наказ. який би дозволяв створення комісій та проведення списання.
Тільки після цього можна починати діяти.
Насамперед вам необхідно провести переоблік трудових книжок. Огляньте всі зберігаються у вас документи. Примірники, які мають презентабельний зовнішній вигляд чіпати не потрібно, відкладіть їх в сторону.
А ось застарілі трудові книжки, пошарпані, забруднені або перекреслені всередині повинні бути відправлені на огляд.
Глава відділу кадрів зі своїх підлеглих повинен створити спеціалізовану комісію. Законодавець диктує нам наступну назву - інвентаризаційна комісія. Даною комісією переглядаються залишені для списання екземпляри і ще раз затверджуються на списання.
Тепер необхідно скласти відповідний акт про списання. Про те, як правильно скласти цей документ поговоримо в наступному пункті.
Пізніше формується зовсім інша комісія. Законодавець називає її ліквідаційної.
Складається дана комісія з тих же членів, що і попередня, але оформляється факт її створення окремим наказом.
До складеного акту комісія прикріплює все бланки трудових, які не були по якійсь причині використані.
Далі документи знищуються. Зробити це потрібно так, щоб жодна трудова книга не вціліла і у кого-то не з'явилося два документа про працю.
Акт списання
Всі складають даний акт від руки і довільно.
Ми вивели лише ряд правил, які повинні бути притаманні цим документом:
- в ньому має міститися повна назва організації;
- в центрі має великими буквами бути написано назву самого акту;
- також не забуваємо вписати саму дату, коли акт був написаний;
- в акті повинен бути коротко викладено весь процес, що стосується списання трудових;
- позначається кількість списаних документів, а також причини списання кожного;
- не забудьте перерахувати склад комісій з інвентаризації та ліквідації;
- закінчуватися документ повинен постановкою друку і підписами всіх учасників списання трудових книжок.
Варто зауважити що даний акт складається на аркушах А4, в подвійному екземплярі. Пишеться чорною або синьою ручкою при відсутності бланка.
Як відбувається знищення?
Робиться це не безкоштовно, але швидко і якісно.
Якщо у вас немає бажання платити за роботу, яку без зусиль можна зробити самим - то дерзайте.
Позбутися від трудових можна двома способами. По-перше, такі документи без праці можна порвати на шматочки і підпалити.
Як правило, роблять подібне дійство на території підприємства. щоб кожен бажаючий міг переконатися в тому, що документи знищені.
Другий спосіб - це шредіровнаіе. Спеціальна машина подрібнює папір до стану, коли просто неможливо прочитати вміст в ній.
Що робити, якщо працівник не з'явився за трудовою?
Якщо зв'язок втрачено, не поспішайте розлучатися з документом. За положенням трудових нормативних актів, книжка повинна залишатися на підприємстві до моменту, поки за нею не з'явиться або сам колишній працівник, або хтось із його родичів або представників.
висновок
Позбутися від трудових книжок правильно - теж мистецтво. Проводити подібні заходи потрібно якомога частіше. Час не шкодує папір, головне, щоб залишилися набагато цінніші речі - турбота про співробітників організації в особі кадровиків і ретельне виконання своїх трудових обов'язків.
Чи не знайшли відповіді на своє питання? Дізнайтеся, як вирішити саме Вашу проблему - зверніться в форму онлайн-консультанта справа! Це швидко і безкоштовно!