Система управління базами даних access

Вивчивши цю тему, ви дізнаєтеся і повторіть:

- в чому полягає призначення СУБД;
- інструменти СУБД Access для створення таблиць;
- інструменти СУБД Access для управління видом представлення даних;
- інструменти СУБД Access для обробки даних;
- інструменти СУБД Access для виведення даних.

Інструменти СУБД для обробки даних

Основними інструментами обробки даних є сортування, фільтр і запит.

Якщо поле містить повторювані значення, то при сортуванні записи розбиваються на групи з однаковими значеннями. Так, наприклад, якщо провести сортування по полю Пол, то всі записи розділяться на дві великі групи - чоловіків і жінок. Такий вид сортування називається угрупованням записів.

У СУБД Access сортування здійснюється тільки по одному полю. Кожна нова сортування скасовує результати попередньої.

Іноді виникає необхідність впорядкувати записи одночасно по декількох полях. Це можна зробити в тому випадку, якщо в деяких полях зустрічаються однакові значення. Наприклад, в таблиці Виконавці (див. Табл. 4.3) згрупувати виконавців по країнах і потім кожну групу відсортувати за алфавітом. В цьому випадку треба використовувати інструмент розширеного фільтра або запиту, про які буде сказано нижче.

Іншим способом обробки даних є фільтрація, яка пов'язана з розробкою різних критеріїв пошуку і відбору даних. Функція пошуку і відбору є найбільш важливою при формуванні інформаційних моделей даних для конкретних користувачів. Вибір з бази даних тих записів, які задовольняють вимогам користувача, здійснюється за допомогою фільтрів. Фільтр - це умова, за яким здійснюється пошук і відбір записів. Фільтрація дозволяє поглянути на об'єкти з різних сторін, відкинувши зайву, що не представляє інтересу для даного випадку інформацію. Фільтр, відповідно до своєї назви, «пропускає» записи, що відповідають вимогам, і «затримує» (ховає) інші.

Для завдання фільтра використовується команда Записи ► Фільтр, яка пропонує кілька видів фільтрів:

♦ фільтр «по виділеному»,
♦ фільтр «виключити виділене»,
♦ розширений фільтр.

Фільтр «по виділеному» дозволяє відібрати з бази даних записи, що містять виділений фрагмент. Фільтр «виключити виділене» виконує протилежну дію, тобто виключає такі записи. Розширений фільтр дозволяє задати більш складні умови відбору інформації, а також сортування за кількома параметрами. Всі види фільтрів можна застосовувати як до всієї бази даних, так і до вже відібраним за деяким критерієм записів.

Слід зазначити, що зазначені види фільтрації можна застосовувати тільки в межах однієї таблиці бази даних. Кожен новий фільтр застосовується або до вже відібраним записів, або до всіх даних таблиці. Щоб застосувати новий фільтр до всієї таблиці, треба скасувати попередній.

Запит поєднує в собі можливості, що надаються сортуванням і фільтрацією. Він особливо зручний тим, що дозволяє зберегти критерії відбору і сортування з деяким ім'ям, щоб не ставити їх щоразу заново. Це потужний засіб обробки даних. Воно дозволяє відбирати дані не тільки з однієї таблиці, але і з декількох таблиць відразу. Крім того, запит дозволяє створити так звані обчислювані поля, в яких виробляється перетворення даних в інший вигляд за допомогою формул. Наприклад, в запиті можна створити нове поле вік в якому за датою народження обчислюється вік людини.

Запит - це об'єкт бази даних, який дозволяє виробляти основні операції по обробці даних: сортування, фільтрацію, об'єднання даних з різних джерел, перетворення даних - і зберігати результати з деяким ім'ям, щоб в подальшому використовувати їх у міру необхідності.

Для створення запиту передбачено два способи: за допомогою майстра або за допомогою конструктора. Запит, як і таблиця, має поля, які або збігаються з полями наявних таблиць, або обчислюються за формулами. Крім цього, для кожного поля може бути призначена сортування і умова відбору.

Всі критерії запиту описуються на спеціальному бланку запиту (рис. 4.17). У верхню частину бланка вставляються таблиці, з яких відбираються дані, а в нижній частині задається опис операцій обробки.

Інструменти для виведення даних

Одним з переваг комп'ютерних інформаційних моделей є можливість створення різних форм представлення вихідної інформації, званих звітами. У них включаються поля з таблиць і запитів, а також поля, що обчислюються. Зручність комп'ютерних звітів полягає в тому, що вони дозволяють згрупувати інформацію за заданими ознаками, ввести підсумкові поля підрахунку записів по групах і по всій базі.

Звіт є зручною формою подання інформації для виведення на друк.

Найбільш зручно створювати звіт за допомогою майстра, а коригувати в режимі конструктора.

Контрольні питання і завдання

1. У чому полягає призначення системи управління базою даних?

2. Які вимоги пред'являються до бази даних?

3. Для якої моделі даних використовується СУБД Access?

4. Які можна виділити етапи при роботі в СУБД Access?

6. Як задається характеристика типів даних?

7. Що таке редагування таблиці?

9. Для чого використовується форма?

10. У чому призначення конструктора форм?

12. Як реалізується сортування даних?

13. Що таке фільтр? Які види фільтрів використовуються?

14. Що таке запит?

15. Які застосовуються методи створення запитів?

17. У чому полягає призначення звіту?